“Korisnici se dele na dve grupe: oni koji su izgubili podatke i oni koji će ih tek izgubiti”

Poslovanje svakog preduzeća će u narednih par godina zavisiti u velikoj meri od elektronskih dokumenata koji se šalju i primaju od poslovnih partnera, državnih organa itd.

Razloge zašto mislim da će do toga doći sam već izneo u prethodnom članku, tako da se u ovom postu fokusiram na suštinu problema upravljanja elektronskim dokumentima i koja su rešenja za te probleme.

Da bi shvatili u čemu je problem sa obračunim zarada i elektronskim dokumentima hajde da pogledamo kako izgleda jedan obračun zarade…

Obračun zarade i elektronska dokumenta

Da bi se zarada obračunala prvo moraju da se oformi kadrovska evidencija unošenjem podataka zaposlenih.

Za svakog zaposlenog postoji jedan određeni broj dokumenata koji se obično kreira u elektronskom formatu ili čuva kao skenirani dokument: ugovor o radu, radna knjižica, diploma i sl.

Kada se zarada obračuna, kao rezultatog tog obračuna se kreiraju nekoliko dokumenata: OZ obrazac (1 po radniku), specifikacija obračuna, dokumenta za trudnice itd.

Takođe se kreira i PPP PD obrazac u XML formatu koji opisuje obračunatu zaradu i koji se šalje poreskoj upravi koja ga validira i knjiži.

Način na koji se slanje obavlja je sledeći: isplatilac kriera fajl, snimi ga u određeni folder na svom računaru, zatim odlazi na PU portal, prijavljuje se, ide kroz menije i ekrane, klikne na dugme upload, nađe folder gde je xml fajl snimljen i klikne ok.

Kada poreska uprava proknjiži potvrdu, nakon nekog vremena na osnovu predate prijave kreira dva dokumenta:

• potvrdu o prijemu
• uputstvo o plaćanju koje sadrži u sebi poziv na broj (BOP) sa kojim se uplata obaveza mora obaviti.

Ta dva dokumenta su fajlovi koji se nalaze takođe na PU portalu i koji se preuzimaju sa različitih mesta na PU portalu u PDF ili u XML formatu.

Za oba dokumenta korisnik mora da ponovi istu proceduru:

• pronađe na PU portalu gde se nalazi link za skidanje dokumenta
• desni klik, Save as meni u browseru
• 10 klika – traži po kompjuteru gde da se fajl snimi.

Kada isplatioc ta dva dokumenta napokon dobavi onda prelazi na sledeći korak:

• popuni nalog za prenos kojim se isplaćuju zbirne obaveze za doprinose i poreze
• za svakog radnika koji prima zaradu preko računa popuni nalog za prenos neto zarade sa BOP pozivom na broj
• za radnike koji primaju novac u gotovini kriera zbirni nalog za podizanje gotovine i spisak za isplatu sa blagajne

Isplatioc tada dobijene naloge nosi u banku ili učitava u svoj eBanking klijent i “pušta platu”

Na kraju, kada stigne izvod banke koji potvrđuje da su sredstva isplaćena, kreira se specifikacija obračuna na osnovu koje se formira knjižni nalog i isplaćena zarada iskazuje u glavnoj knjizi.

Šta je problem?

Kao što vidite postoji hrpa dokumenata koji se javljaju u ovom procesu čije je skladištenje:

• kompleksno – neke dokumente mi kreiramo, neke dobijamo od PU, neke šaljemo banci, neke koristimo u knjigovodstvu. Dokumenti su u raznoraznim formatima: pdf, xml, jpg . Neki su namenjeni ljudima neki mašinama.
• komplikovano – svaki dokument treba skinuti sa raznih mesta, pronaći odgovarajuće mesto na računaru gde da se snimi i odakle da se učita. Proces nije težak, ali oduzima vreme i živce. Ovo vodi ka tome da se dokumenta snimaju na desktop, jedna preko drugih itd i posle par dana niko više ne zna gde se šta nalazi.
• odgovorno – u situaciji kada se razmenjuju SAMO elektronska dokumenta i kada su ona osnova za knjiženje, ta se dokumenta morau uskladištiti i čuvati. Šta ako se računar pokvari? Šta ako se dokumenta obrišu jer su bila na desktopu i reinstalacija windowsa ih je obrisala.
  Važnost ovoga sam osetio na svojojoj koži pre par meseci kad mi je PU tražila da im dostavim potvrdu o prijemu poreske prijave jer NE MOGU DA NAĐU U RAČUNARU moju prijavu.
• neproduktivno – gore opisana procedura opisuje proces predaje obračuna jedne zarade. Ista procedura i isti broj dokumenata se kreira i za druge vidove zarade kao što su: zakup lokala, isplata stipendije, isplata putnih troškova, ugovora o delu itd. Za svaki od njih, se cela priča ponavlja.
• nekolaborativno – sva dokumenta koje ja snimim na svoj računar su dostupna samo meni, a moj knjigovođa i moj ekolege im ne mogu pristupiti. Možda izgleda nebitno na primeru obračuna zarada, ali je obračun zarada samo jedna pojavna manifestactacija – za par godina većina dokumenata sa kojim preduzeće dolazi u dodir će biti elektronski
  .

Da razumemo u potpunosti koliki je problem skladištenje i procesiranje dokumenata, moramo uzeti u obzir da se u Srbiji u glavnom vrše od strane knjigovođa  tako da jedan knjigovođa recimo koji ima 50-tak klijenata, mesečno prolazi kroz gore opisnai proces stotinama puta.

Koje je rešenje?

Po mom skromnom mišljenju postoje tri osnovna rešenja:

• Čamac sa veslima rešenje
• Tanker rešenje
• Gliser rešenje

Svako od ovih tri rešenja rešava problem na pdređeni način, ima svoje mane i prednosti u zavisnosti od preduzeća koje se susreće sa problemom. Ne postoji jedno jedino pravo rešenje, tako da ću ja pokušati da objansim koje su prednosit i mane ova tri pristupa pa vi presudite sami.

Čamac

je rešenje prisutno u bar 92.73% preduzeća kod nas i izgleda otprilike ovako:

• kupi za računar poseban hard disk ili usb stick ili se odvoji zasebna particija gde će sva elektronska dokumenta biti snimljena
• krieraj na njemu folder i u tom folderu podfoldere po godinama, pa onda po klijentima, pa onda po mesecima, pa onda po tipovima dokumenata itd itd
• svaki dokument sa kojim radiš pažljivo i strpljivo snimi u pravi folder gde pripada
• periodično radi backup na CD ili na neki memory stick.

Prvi problem sa ovim rešenjem je to što se u praksi nakon nekog vremena taj backup ne radi redovno.

Ovaj je problem na sreću lako rešiv tako što se koristi program koji besplatno i automatski kopiju datog folder snima nepsrestano putem interneta na neko udaljeno mesto. Pošto je proces automatski i kopije fajlova se ne nalaze na računaru, sigurnost arhive je time rešena.

Moja preporuka za ovo je da koristite progam Microsoft OneDrive koji Vam potpuno besplatno obezbeđuje 7 Gb arhivu u oblaku sa automatskom sinhronizacijom itd.

Drugi mnogo ozbiljniji problem sa ovim rešenjem je u tome što polazi od toga da ćemo osoba koja radi sa elektronskim dokumentima imati uvek znanja, vremena i živaca da pronađe i odloži fajlove u foldere gde treba da pripadaju. Ovo možda zvuči kao minorni problem, ali kada to radite 100x na dan verujte da počinje da smeta i disciplinu zamenjuje “snimiću na desktop jer sam u gužvi a posle…”. S povećanjem broja ljudi koji to rade (npr. u knjigovodstvenim agencijama) povećava se i veličina ovog problema i za njega po mom iskustvu nema dugoročnog rešenja.

Čamac sa veslima ima smisla ako je reka mirna, mali broj putnika i ne smeta vam da veslate

Tanker

Rešenja ovog tipa se odlikuju time da se kupi specijalizovani softer za upravljanje dokumentacijom (Document Managment System) koji je obično zadovoljava neke ISO standarde, ima 1000 opcija za definisanje ko šta, kad i kako može da radi sa dokumentima, kako se dokumenti klasifikuju itd itd.

Primer ovakvog specijalizovanog rešenja kod nas je NetDokumenti koji pokriva većinu potreba ozbiljnih preduzeća za upravljanjem dokumentima i koji je dostupan kao open source tako da ga možete prilagoditi sopstvenim potrebama.

Prvi problem sa rešenjima ovog tipa je što su preglomazna.

Malim preduzećima sa par zaposlenih veliki deo funkcija koje nude DMS rešenja je nepotreban, korišćenje je prekomplikovano za njihove jednostavne poslovne procese.

Drugi problem sa rešenjima ovog tipa je štp su tangentna.

Naime, radi se o “još jednom programu” koji mora da se  nauči kako da se koristi i koji je potpuno odvojen od ostalih programa koje preduzeće koristi. Knjigovođa koji ceo dan provodi u knjigovodstvenom programu da bi radio sa elektronskim dokumentima mora da prelazi u zaseban program da bi učitao ili sačuvao dokument.

Tanker ima smisla ako želite da prevezete milione barela nafte preko okeana
do dovoljno velike luke gde može da se ukotvi.

Gliser

Pre par godina je pokojni Steve Jobs pozvao osnivača Dropbox-a (cloud skladište dokumenata) na večeru tokom koje je pokušao da ga ubedi da proda Apple-u svoju firmu te bi tako Apple dobio cloud skladište fajlova.

Dru je ponudu za prodaju od nekoliko milijardi odbio, na šta je Steve Jobs navodno odgovorio da je “cloud skladište datoteka funkcija proizvoda, a ne sam proizvod” (feature and not a product).

Gliser rešenje problema skladištenja dokumenata su manifestacija ovog stava, gde se u postojeće poslovne aplikacije dograđuju delovi za skladištenje podataka.

Tako na primer ako pogledamo kako izgleda ekran za otvaranje dokumenta u Microsof Word 2013 aplikaciji videćemo da u sam Word je ugrađena mogučnost učitavanja fajla direktno sa mog OneDrive foldera u oblaku tako da ne moram da izlazim iz programa da radim sa elektronskom arhivom.

U slučaju knjigovodstvenih programa, ovakav pristup možete videti u slučaju SAOP aplikacije gde se u samom unosu fakture klikom na dugme može pridodati skenirani dokument itd.

Prednost ovog rešenja je očigledna jer rešava nedostatke koje tanker rešenje ima: korisnik ne napušt a primarni progrma u kome radi, ne mora da se posebno obučava ird.

Mana ovog rešenja je to što ako nema složene mogućnosti koje zasebno DMS rešenje ima o upravljanju i korišćenju okumenata.

Namena glisera je da brzo preveze nekolicinu putnika od tačke A do tačke B. Nije sposoban da nosi preveliki tovar i ne služi ničemu drugom. Uglavnom je okačen na palubi tankera i koristi se kada tanker ne može bliže da priđe obali zbog dubokog gaza za prevoz posade do obale.

Šta dalje?

U ovom postu smo priču o problematici i značaju upravljanja elektronskim dokumentima nastavili detaljnijim ilustrovanjem prirode problema sa kojim se preduzeće susreće u radu sa elektronskim dokumentima.

U sledećem članku, priču nastavljam opisivanjem kako moj knjigovodstveni program Papiri konkretno rešava pitanje elektronske arhive na način koji je verujem optimalan po korisnike.

Do tad…

Iako sam o knjigovodstvenim programima po meri korisnika pisao već, novo predavanje koje je Kathy Sierra održala na BoSS 2012 konferenciji na tu temu

me podstaklo na ponovo razmišljanje o tome kako to dobar knjigovodstveni program treba da izgleda i funkcioniše i kako da se postigne to da se korisnik oseća gospodarom situacije.

S obzirom da zadnjih par meseci radim na obračunu zarada, primere da ilustrujem svoj stav u vezi ove teme sam naravno našao u toj oblasti – ko o čemu, baba o pečenju.

Sudeći po frekvenciji pitanja koje dobijam:”A kako program radi bolovanja i porodilje?” to je izgleda najkomplikovaniji deo obračuna zarada pa se rešavanjem tog najtežeg problema najverovatnije najviše pomaže korisniku.

O samom obračunu zarada u slučaju bolovanja i porodilja

Da pogledamo kako izgleda u slučaju renomiranog ozbiljnog knjigovodstvenog programa scenario: “unesi bolovanje zaposlenog”.

Uobičajena napomena: nisam knjigovođa, nisam vlasnik firme, još uvek radim na svom proizvodu koji (ja bar volim to tako da gledam) jednog dana će biti konkurencija dole pomenutim programima, tako da moje stavove sagledajte kritički i prosudite sami o njima.

Minimax

Saop Minimax je nesumnjivo jedan od tržišnih lidera u oblasti web poslovnih aplikacija koji je već dve godine prisutan i na srpskom tržištu. Održavaju redovno webinare o svojoj aplikaciji, tako da ako već niste prisustvovali jednom od njih prijavite se ovde – biće to pametno utrošenih sat vremena vašeg života.

Elem, u MiniMax obračunu nove zarade dati zadatak “Zaposleni X je bio na bolovanju u mesecu Y” zahteva sledeće korake

Korak 1 – unos novog obračuna

Korak 2 – odabir zaposlenog

Korak 3 – odabir vrste isplate

Hm, šta je umanjeno, a šta neumanjeno?

Korak 4 – detalji isplate

Hm, broj jedinica? Ok to valjda dobijem kad podelim broj dana bolovanja sa 8

Šta je sad ovo – iznos nula dinara?

Sve u svemu, SAOP Minimax mene lično najblaže rečeno ne čini da se osećam kao da “držim stvari pod kontrolom” tokom definisanja obračuna zarada.

Papiri

U mom programu za obračun zarada ja se naravno trudim da ovaj proces ispravim i učinim korisnika mog programa gospodarom situacije.

U delu programa gde se unose bolovanja zaposlenih, korisnik klikne na “Novo odsustvo” dugme i vidi ovaj ekran

Jednostavno u jednoj liniji unese sve podatke, ako ih zna.

A, ako ih ne zna onda samo klikne na strelicu na levoj ivici reda i onda nastupa “Kathy Sierra moment”

Kao što vidite Papiri me uče kako da obračunam to bolovanje:

• Kažu da je bolovanje dugo 8 radnih dana na bazi ugrađenog kalendara radnih dana
• Onda me obaveste da će se koristi puni bruto iznos ostvarene zarade zaposlenog jer je  zarada na teret poslodavca. Ako me zanima da malo bolje razumem šta to znači samo kliknem na link
• Onda mi kaže da će se u obračunu koristiti koeficijent od 65% (sam koeficijent takođe objašnjen na gornjem linku)
• Onda mi pretraži i prikaže obračunate zarade zaposlenog i prikaže podatke zadnje tri zarade (u ovom slučaju zaposleni je radio samo dva meseca pa ima samo dve zarade)
• Onda mi izračuna prosečnu cenu radnog sata za ukupne ostvarenu zaradu i radne sate
• Nakon toga koriguje prosečnu zaradu koeficijentom
• Na kraju mi saopšti da pošto je dobijen rezultat manji od minimalne bruto cene rada od 157 dinara i da zato taj minimalna cena rada treba da se koristi.

.
Kompletna procedura obračuna bolovanja je detaljno obrazložena na licu mesta, potpuno automatski i bez ikakvog rada sa moje strane. Čak i da nikad u životu nisam obračunao zaradu, uz pomoć ovih instrukcija  ću znati da to odradim.

Slično se dešava i sa obračunom porodiljskog gde je takođe na zahtev korisnika dostupno automatsko jednostavno obrazloženje obračuna porodiljske naknade koje verujem samo pogledom na sledeći ekran i laiku objašnjava kako se obračunavaju zarade porodilja.

Na bazi veoma pozitivnih povratnih informacija korisnika programa koji su ovo videli, verujem da sam u dobroj postigao efekt o kome priča Kathy Sierra jer su se korisnici Papira izjasnili “po prvi put mi je ovo jednostavno i lako”

Zaključak

Knjigovodstveni programi se bave problematikom koja je jako kompleksna, specijalizovana i definisana kompleksnim i često zamršenom zakonskim regulativom.

Upravo usled svega toga, ja čvrsto verujem da je na autorima knjigovodstvenih programa da pokušaju sa svojim programima da naprave “korak dalje” i da pokušaju sve što je u njihovoj moći da svojim programima budu aktivni savetnik u službi korisnika.

Šta vi mislite?
Da li su Papiri stvarno drugačiji u odnosu na klasične programe? Da li su gore navedeni primeri nešto bitno drugačije i korisno za korisnike?

Koje su vaše ideje u vezi toga šta “korak dalje” znači za poslovne aplikacije koje vi koristite?

Zabavni knjigovodstveni programi

Jedan od razloga zašto uporno koristite knjigovodstveni program na koji se žalite svima godinama su percipirani migratorni rizici koji se svode u suštini na dve stvari:

• Menjanje programa za knjigovodstvo je poslovni i finansijski rizik
• Testiranje drugog novog programa za knjigovodstvo je zastrašujuće jer su svi kompleksni i potpuno drugačiji od toga što danas koristite.

Današnji post je posvećen jednom od načina na koji proizvođač knjigovodstvenih programa može da umanji frustraciju korisnika izazvanog testiranjem novog programa za knjigovodstvo – gejmifikaciji.

Šta je gejmifikacija?

Gejmifikacija se zasniva na tome da svi ljudi (barem u jednom delu života) vole da se igraju, da kroz igru uče određene stvari i da u svim igrama postoji određeni set zajedničkih principa koji taj proces učenja čini zabavnim i lakim.

S obzirom da dobar deo čitaoca ovog bloga, pamti vreme “pre interneta i kompjutera”, da pojasnim ukratko šta je to gejmifikacija konkretno na nekoliko različitih primera .

World of Warcaft.

WoW je jedna od najpoznatijih internet igrica koja se odvija u oooogromnom virtuelnom svetu. Prvi put kada se prijavite na server gde se igra stvori se vaš igrački lik na nekoj livadi gde desetine ljudi oko vas nešto trče, neke životinje idu gore dole i vi bukvalno nemate predstavu šta da radite.

Da nema gejmifikacije, posle jedno 5 minuta bi rekli “Ovo je glupost” i otišli, ali pošto su autori igrice svesni toga oni vam odmah pokažu nekog tamo čikicu koji ima iznad glave znak pitanja, vi odete do njega i on vam da zadatak da uradite to i to (npr. ubijte 5 vuka). Kada završite dati zadatak, on vas nagradi sa određenim brojem zlatnika i da vam sledeći zadatak. Zadaci su povezani i idu ka sve složenijim, tako da vi prateći te zadatke korak po korak prelazite celu ogromnu igricu. WoW igrica vas bukvalno uzme za ruku i vodi od početka do kraja.

Facebook

Ista priča sa fejsbukom. Zamislite da kreirate nalog i da vam se učita početna stranica, bez ikakvih prijatelja, slika, novosti itd. Šta bi ste radili? “Ovo je glupost” i otišli.

Naravno da su fb-ovci svesni toga, te je (po rečima Mark Zuckeberg-a) njihova procena da bi Fejsbuk imao smisla za novog korisnika, potrebno da ima bar 20 prijatelja, tako  da je njihov čikica sa znakom pitanja koji vas dočeka predstavljen početnim ekranom kojim vam pronalazi vaše prijatelje, vodi kroz proces popunjavanja formulara itd.

A ako kojim slučajem preskočite ove ekrane, čeka vas čikica broj 2 – sama Facebook stranica.

Desk.com

je jedan od poznatijih sajtova za objedinjeno pružanje korisničke podrške istovremeno putem nekoliko glavnih kanala (email, socijalne mreže itd). Njihova gejmifikacija se sastoji u tome da u levom delu ekrana prikazuju listu zadataka koje korisnik može da ispuni ako želi da dobije nagradu u vidu određenog broja sati korišćenja, dodatnih agenata itd.

Gejmifikacija i knjigovodstveni programi

Ok, sada kada smo definisali šta je gejmifikacija, da se vratimo na originalnu temu i pogledamo kako izgleda primitivan ali ilustrativan primer gejmifikacije u poslovnim aplikacijama, na primeru mog kadceplata.com sajta za obračun plata.

Dizajnerski cilj kome je podređena gejmifikacija je da učini prvo probnog korišćenja bezbolno i brzo u toj meri da svako ko proba od nule do obračunate zarade dođe u samo par minuta

Način na koji to postižem je naravno – gejmifikacija – koja je trenutno primitivna, ali je koncept koji definitivno kasnije u toku godine planiram da unapredim i proširim i na druge segmente knjigovodstvenog programa na kome radim.

Prvi utisak

Kada korisnik kreira prvi put nalog ovo je izgled stranice koji ga dočeka

U zaglavlju ekrana, na istaknutom delu odmah obavestim korisnika da sam mu poslao email koji sadrži podatke neophodne da se kasnije ponovo prijavi na sajt.

U donjem delu korisniku prikazujem tri koraka koja treba da pređe da bi obračunao platu gde je samo prvi jasno vidljiv i podebljan, a druga dva služe samo da bi imao predstavu o tome da nakon prvog ima još koraka pa su trenutno sivi i teško čitljivi da ne odvlače pažnju – korak po korak.
Takođe tu je i nagrada za uspešno završeni zadatak – jedan besplatni obračun zarade.

U navigacionom delu je i sam interfejs sajta je podređen takođe gejmifikaciji i pokazuje samo delove koji su dostupni korisniku na datom zadatku – da se smanji inicijalna složenost sa kojom je korisnik suočen inicijalno.

Poenta ovog prvog ekrana je dakle očigledna:

• minimalno uplašiti korisnika koji prvi put vidi sajt/program sakrivanjem kompleksnosti
• obavestiti ga šta je do sada ostvario
• obavestiti ga koji je prvi korak koji treba da preduzme i koja je nagrada za to.

Drugi korak

Jednom kada je korisnik podesio opcije za obračun zarade na nivou preduzeća i vrati se na početni ekran, on je prilagođen novom stanju i sledećem zadatku

Kao što vidite zadatak broj jedan je sada “precrtan” jer su opcije podešene. Sledeći zadatak “unos podataka zaposlenog” je podebljan i istaknut sa jasno označenim zadatkom “odaberite stavku menija Zaposleni” i sa jasno označenom nagradom za obavljeni zadatak – još jedan besplatni obračun zarada.

Korisnički interfejs je prilagođen novom zadatku tako da pored Opcija u meniju se pojavila i stavka “Zaposleni“ neophodna za ovaj zadatak.

I tako nakon koraka dva, korak tri sa novim zadatkom, korak četiri itd sve do obračunate minimalne zarade novog preduzeća u samo 2 minute

Zaključak

Knjigovodstveni programi su kompleksne poslovne aplikacije i zahtevaju znatnu mentalnu i emocionalnu “žrtvu” korisnika koji želi da ih proba u potrazi za savršenim knjigovodstvenim programom, a ovde prikazana tehnika gejmifikacije je po mom mišljenju smislena i primenljiva čak i u probnim verzijama poslovnih aplikacijama i vodi ka povećanju procenta  “konverzije” znatiželjnih prolaznika u korisnike knjigovodstvenog programa.