Papiri koji prate ulaz robe

Nakon što sam sam u prethodnom članku podelio svoja iskustva iz prošlosti u vezi proizvodnje računara, da pređemo na sledeću temu: “ulaz robe”. Uobičajene ograde su kao i uvek na snazi: sve što ovde opisujem je na bazi mog ličnog iskustva za koje ne tvrdim da je sveobuhvatno i tačno, već samo da je iskreno podeljeno sa vama. I danas se koristim primerom malog servisa računara u kome sam radio nekada davno, ali je tematika verujem univerzalno primenljiva i na druge slične primere neovisno čime se firma bavi i trguje.

Kritike i sugestije kao i uvek jako cenjene i dobrodošle.

Nabavna lista

Kontrolisanjem stanja na lageru (biće članak samo o tome) ustanovi se da određeni broj artikala nedostaje ili ga ima u količini koja ne garantuje nesmetani rad prodavnice računara te se isti moraju nadomestiti nabavkom od distributera. Sa stanovišta lagera ta lista za nabavku je jedinstvena, ali s obzirom da se kod jednog distributera ima dobra valuta za Samsung monitore, kod drugog cena je dobra za “Asus ploče”, onda se  ta lagerska nabavna lista razbije na više zasebnih nabavnih lista gde svaka od njih sadrži listu artikala za nabavku od određenog prodavca/distributera.

Nabavna lista sadrži količine i okvirne nabavne cene. Nabavne cene se upisuju ili na bazi informacija sa B2B portala prodavaca ili se uzima zadnja nabavna cena od datog dobavljača. Suštinski je nabavna lista u mom svetu forma izveštaja magacinskog stanja uz dodatne ad hoc modifikacije koje reflektuju trenutne tržišne okolnosti.

Prijemnica

Što bi rekao Ujak Albert iz Mućki “negde s kraja 90-tih” robu distributeri nisu razvozili nego se išlo po nju. Obično po robu ujutru kreće vlasnik servisa računara,  provede ceo dan po Beogradu obilazeći 73 različita distributera da prikupi sve sto je na listi za nabavku i “10 minuta pre kraja radnog vremena” se vrati nazad u servis. Usled tog limitiranog vremena roba se samo istovaruje iz vozila i popisuje količinski da se proveri da je sve naručeno po planu, a cene – “ujutru”. Znači roba se iznosi i slaže u prijemnom odeljenju (u mom slučaju to je bilo “desno iza vrata da se ne vidi sa ulice”) i samo se brzinski štikliraju stavke sa nabavnih lista.

Danas se naravno ne ide po robu nego je dovoze, ali je problem isti jer po Marfijevom zakonu “broj mušterija u servisu doživljava maksimum u momenat kada roba stigne” pa je potrebno brzo prekontrolisati okvirno i količinski robu koju distributer isporučuje.

Prijemnica robe ne iskazuje nikakve informacije o ceni iz dva razloga: a) nema potrebe za komplikovanjem života onog koji prima robu količinski, b) nema potrebe da svako zna nabavne cene po kojima se roba nabavlja.

Drugim rečima, na ekranu stoji ime artikla, bar kod i količina koja se očekuje – to je sve.

Sasvim je očigledno da je ovo što ja zovem prijemnica robe u stvari otpremnica dobavljača, ali se ja ipak držim termina prijemnice u opisanom kontekstu iz sledećih razloga:

• otpremnica dobavljača je samo analogni papirni dokument koji opisuje primljenu robu
• otpremnica je često otpremnica/račun u kom slučaju može da sadrži podatke koji su poverljivi u poslovnom smislu
• U mom internom svetu prijemnica se kreira na bazi nabavnih lista koje već imam u elektronskom formatu te njihova izrada ne oduzima dragoceno vreme.

Sve u svemu, prijemnica u kontekstu koji je ja koristim je više interni dokument preduzeća, koji možda može da se tretira i kao “polovično formirana kalkulacija” dok je otpremnica posebni dokument.

Kalkulacija

Ujutru vlasnik radnje dolazi na posao, uključuje računar i kreće sa drugom fazom prijema robe – formiranjem maloprodajnih cena.

Kod kreiranja kalkulacije odabira opciju da se učita prijemnica koju su prethodno verifikovali kod prijema magacioneri. Pošto on ima pristup celokupnom setu informacija, ažurira nabavne cene sa nabavne liste sa onima koje su mu iskazane na fakturi. U slučaju mog programa za servise računara gde postoji snažna integracija sa B2B portalima, količina rada potrebnog za ažuriranje nabavnih cena je minimalna.

Kada su tako sređene nabavne cene i količine na kalkulaciji, pristupa se određivanju prodajne cene. Program ponudi razumne opcije da uštedi vreme, a ipak je na kraju sve na korisniku da odluči tačno šta želi.

Osnovni princip kod unosa kalkulacije je da se za svaku stavku kalkulacije automatski ponudi “razumna maloprodajna cena” te da se konceptualno govoreći “unos cena” zameni “dorađivanjem ponuđenih cena”. To dorađivanje se naravno može odraditi ukucavanjem same cene ili procenta “marže” za svaku od stavki.

Prvi ulaz artikla

Ako je ovo prvi ulaz artikla u radnju, program uzima definisanu podrazumevanu maržu i dodaje je je na “nabavnu cenu” (detalji računice su nebitni za ovaj članak) i tako se dolazi do podrazumevane prodajne cene koju program upisuje u kolonu prodajna cena. Ova se cena boji nekom drečavom bojom da privuče pažnju korisnika jer se prvi put definiše i korisnik mora da je promeni i/ili potvrdi pritiskom “na enter”. Postavlja se pitanje ako već mora da se ukuca i/ili potvrdi, čemu onda nuditi cenu sa podrazumevanom maržom? Odgovor je prost: lakše je meni kao korisniku da zaokružim cenu koja uglavnom ide na “x%”  nego da sam ručno računam za svaku novu stavku to isto digitronom.

prodajna cena = nabavna cena + podrazumevana marža 

Ponovljeni ulaz – pristup sa fiksnom prodajnom cenom

Ako ovo nije prvi ulaz artikla, program pronađe poslednju maloprodajnu cenu dati artikl ima u firmi i upiše tu cenu u polje maloprodajna cena, a onda izračuna maržu na bazi razlike te prodajne i ostvarene nabavne cene. U slučaju da je artikl nabavljen po istoj nabavnoj ceni, prodajna cena i procenat marže ostaju isti i nikakve dodatne dekoracije prikaza podataka se u tom redu ne vrše. U slučaju da je roba nabavljena skuplje, marža će biti niža te se boji crvenom bojom da privuče korisniku pažnju da ako zadrži prodajnu cenu profit će biti manji za taj artikl. U slučaju da je artikl nabavljen jeftinije, procenat marže će biti viši, te se boji zelenom bojom. Ideja je da se takođe privuče pažnja korisnika, ali pošto je korisnik na dobitku, to informacija nije toliko bitna da zaslužuje drečavu boju.

podrazumevana marža = istorijska prodajna cena – nabavna cena

Ponovljeni ulaz – pristup sa fiksnom maržom

Druga moguća varijanta rezonovanja u slučaju ulaza robe za koju postoje prethodni prodajni podaci je da se iz zadnje kalkulacije očita profitna stopa i izračuna na bazi toga podrazumevana prodajna cena. Logika ovog pristupa se sastoji u tome da je korisnik već jednom odlučivao o marži koju želi da ostvari za zadati artikl pa ne treba mnogo filozofirati nego mu tu njegovu prethodnu odluku treba ponuditi kao podrazumevanu vrednost.

Cena koja se nudi ovako se obično zakružuje “na dole” ili “na gore” na 10^x dinara,

podrazumevana prodajna cena = nabavna cena + istorijska marža

Ponovljeni ulaz – hibridno rešenje

Treća metoda određivanja podrazumevane prodajne cene sa kojom sam se ja sretao u prošlosti je pristup koji je kombinacija prethodna dva. Naime, programu se kaže da se drži prvog pristupa (fiksirane prodajne cene) sve dok usled porasta nabavne cene marža ne opadne relativno za x% u kom slučaju se prelazi na drugi obračun (fiksirana marža) i prodajna cena obračunava na bazi te marže bez obzira koliko je viša u odnosu na zadnju prodajnu cenu. Zahtev za ovako nečim korisnik formuliše na sledeći način

“Želim da zadržim staru cenu sve dok mi zarada
ne opadne za više od 10% po tom artiklu” 

Primer hibridne logike

Evo primera kako bi to moglo da izgleda u stvarnosti – sledeća situacija

Juče sam prodao zadnji primerak procesora E8400 koji smo nabavio po ceni od 100 evra a prodao ga po ceni od 120 evra što (vulgarizovano za potrebe ovog posta)  vodi ka procentu marže od 20% i recimo da se ja držim gore navedene logike o zadržavanju stare cene maksimalno do 10% umanjenja marže.

Sumirano:

• nabavna cena       100 evra     (NC)
• prodajna cena:      120 evra    (MPC)
• zarada:                  20 evra
• % marže                20%        ((MPC / NC) – 1)*100

Ako ukrstim ove podatke sa gore navedenu formulacijom moje poslovne logike dobijam ovo:

”Cena procesora ostaje 120 evra bez obzira na nabavnu cenu
sve dok je marža bar 18% sa tom prodajnom cenom”

Recimo prvo da prvo kupim novi E8400 procesor po ceni od 101.5 evra.

((120 /101.5) – 1)*100 = 18.2%

Marža od 18.2% je smanjena za 1.8% sa novom nabavnom cenom što je u okviru dozvoljenog smanjenja (10% od 20% je 2%) te podrazumevana cena ostaje 120

Recimo da onda kupim još jedan E8400 procesor, ali ovaj put po po ceni od 105 evra.

((120 /105) – 1) * 100 = 14.3%

Marža od 14.3% je smanjena za 5,6% sa novom nabavnom cenom što je u van okvira tolerancije od 2% tako da program mora da preračuna novu prodajnu cenu na bazi nove nabavne cene i minimalne tolerisane marže (18%) pa je tako nova podrazumevana prodajna cena 124 evra (105 * 1,18)

Naravno da ova logika može da se implementira na različite načine, ali je koncept nadam se jasan šta podrazumevam kad kažem “hibridno rešenje”.

Pauza

Pre nego što priča o papirima u preduzeću produži dalje i dublje želim da zastanem ovde i čujem koji su još dodatni atributi koji savršena kalkulacija u programu treba da ima jer je kalkulacija jedna od najvažnijih dokumenata u poslovanju preduzeća pa zaslužuje da se malo bolje zagleda.

Vaš red…