Kupovina gotovog programa za knjigovodstvo – za i protiv

Programi/Muzika na uvce

Pre nego što krenem na poslednji deo mog objašnjenja atributa savršenog programa za knjigovodstvo (segmentacija i personalizacija) želim da se kratko osvrnem na jedno veoma bitno pitanje do koga sva preduzeća dođu pre ili kasnije: kupiti ili praviti program za knjigovodstvo?

Za slogan ovog posta odabrao sam namerno naslov koji bi trebalo da vas asocira na kafanski termin “muzika na uvce” koji označava pojavu kada gost kafane (ili učesnik nekog drugog *opštenarodnog veselja*) poziva muziku za svoj sto da “sviraju samo njemu ono što on lično želi” što rezultuje besmislenim utroškom određene sume novca i kratkotrajnim egzibicionističkim  zadovoljavanjem sopstvenog ega. Na stranu (be)smislenost tog čina, razlog što sam odabrao da koristim ovaj fenomen za ovaj članak je paralela između ovog primera i kupovine kompjuterskog programa gde korisnik često zahteva “muziku na uvce”  jer se oseća posebnim u dovoljnoj meri da je spreman za to da plati ekstra novac (ponekad suludo velike cifre), i da takođe kao i u kafani za uzvrat dobije vrlo diskutabilni nivo usluge /pomislite samo na sve limene orkestre koje ste čuli/

Kupiti ili praviti?

Dakle, jedna od dilema do koje skoro svaka firma dođe je odluka o tome da li treba praviti program za knjigovodstvo po sopstvenoj meri i u sopstvenoj režiji ili kupiti neki od već postojećih. Ta dilema ima nekoliko svojih pojavnih oblika: kod velikih preduzeća se svodi na dilemu da li praviti program specijalizovan po sopstvenim potrebama korišćenjem sopstvenih (eng. inhouse) resursa ili pak investirati u kupovinu postojeće aplikacije. Kod malih preduzeća se svodi na izbor između kupovine gotovog knjigovodstvenog programa ili kontaktiranja nekog lokalnog Geek programera koji će “bez problema prepraviti kod koji trenutno ima da podrži sve željene funkcije”.

Iako na prvi pogled možda odluka o tome koji je pravi put za firmu izgleda lagana (u korist kupiti gotov proizvod), u stvarnom svetu na žalost ipak ima neke preduslove koje je veoma bitno ispoštovati.

Primer iz mog životnog iskustva kada je kupiti bila pogrešna odluka

Tokom 2007-e firma u kojoj sam radio je dobila novo rukovodstvo čija je jedna od glavnih odrednica bila favorizovanje kupovine gotovih paketa svetskih lidera nasuprot sopstvene izrade aplikacija. Čak i sama odluka o tome koje aplikacije treba da budu kupljene i korišćene je poverena svetskom lideru u toj oblasti, firmi Accenture koja je nakon 6 meseci izradila studiju čiji je zaključak bio da trebamo da koristimo Microsoft Commerce Server kao osnovu našeg budućeg sistema elektronske trgovine. Po njihovoj studiji, gradeći na ramenima diva kao što je Microsoft bi nam donelo stabilnost temelja i jeftino (eng. cost effective) implementaciju koda i korisničkog interfejsa. Sve što smo trebali da uradimo je da odbacimo sve što smo sami radili do tad, kupimo papren proizvod (1,7 miliona dinara po procesoru servera), nešto malo kao prilagodimo i to je to. Da ne davim detaljima (bilo ih je dosta), samo ću reći da nakon 1+ godine  rada više od sto ljudi (programera, poslovnih ljudi, menadyera, 200+ USD/sat konsultanata it ) je projekat propao u potpunosti, a mi ponovo započeli raditi stvari u sopstvenoj režiji.

Ako se pogleda razlog zašto je propao ceo projekat, ne radi se o:

• nedostatku novca (bilo ga je više nego dovoljno),
• nedostatku ljudstva (100+ ljudi),
• nedostatku vremena (1+ godina),
• nedostatku znanja – imali smo najbolje konsultante i sam Microsoft Commerce server tim na direktnoj liniji podrške – (ja sam sam proveo 6 nedelja u Redmond-u učeći CS)
• pogrešnoj tehnologiji (pored MS CS-a, gledali smo i Oracle Siebel itd)

Razlog zašto je projekat propao (i razlog zašto ga spominjem u ovom članku) je taj što je naš poslovni model prepun nekih specifičnih osobenosti koje nijedan program opšte namene nije mogao efikasno da se prilagodi. Pokušaji da prilagodimo gotov program našim potrebama su rezultovali takvim hack-ovanjem sistema, da nakon godinu dana sama kompleksnost te oblande povrh sistema je bila komplikovanija nego naš lični kod i još uvek nije mogla da radi sve što kod radi 100%. Pokušaji da prilagodimo sopstveni model poslovanja su isto propali jer je ocenjeno da bi morali da se lišimo previse stvari koje smatramo svojom komparativnom prednošću.

Troškovi ili profit?

Po mom mišljenju, odluka o kupovini gotovog programa ili o izradi programa u sopstvenoj režiji se suštinski svodi na odluku šta je bitnije: smanjivanje troškova poslovanja ili maksimizacija dobiti.

Korišćenjem kupljenog standardizovanog rešenja smanjuju se troškovi održavanja kroz viši kvalitet proizvoda koji je u praksi testirana od strane drugih poslovnih subjekata, nema potrebe za velikim IT ljudstvom, održavanje i popravljanje aplikacije je centralizovano i specijalizovano itd.. S druge strane opet, korišćenjem gotovog rešenja model poslovanja se limitira na osobine podržane programom efektivno smanjujući time potencijalne komparativne prednosti koje preduzeće možda ima u odnosu na svoju konkurenciju, te na taj način utičući na smanjenje prihoda koje preduzeće ostvaruje vršenjem svoje delatnosti.

Kako odlučiti?

Osnovna stvar koju morate imati na umu je da program kupujete/radite kao “nužno zlo”. Program ko program je totalno nebitan van konteksta delatnosti kojom se bavite. Autori programa znaju to dosta dobro da zamagle korišćenjem bombastičnih reči o standardizacijama, svetskim tokovima itd. ali na kraju dana radili vi papirom, kompjuterom ili nečim trećem vam ne donosi prihod. Ono što vam donosi prihod je vaš lični posao koji obavljate dan za danom na način koji mislite da je najbolji.

Imajući gore rečeno u vidu, evo dva kriterijuma koja po meni određuju da li korišćenje gotovog programa ima smisla ili ne:

• ako je delatnost kojim se bavite standardna delatnost koju obavljaju mnoge druge firme i ako je način na koji obavljate tu delatnost identičan ili sličan kao i drugi.
• ako ste voljni da prilagodite svoj biznis načinu na koji program radi u momentu kupovine (eng. “out-of-box”)

Ilustracija prvog preduslova su pitanja tipa “Da li imate neke specijalne načine numerisanja dokumenata?“, “Da li u postojećem programu koji koristite imate delove koji su morali da budu rađeni specijalno za vas?”, “Da li kad vidite tuđe programe, primećujete nedostatak dosta stvari koje bi vama *nedostajale* za vaš rad kad abi ste taj program koristili?”
(Pomoć prijatelja:“Što više “DA” odgovora => razmotrite opcije posebno pisanog programa”)

Ilustracija drugog preduslova su pitanja tipa:”Da li ste spremni da uvedete ISO standardizaciju X i Y u skladu sa najboljim svetskim praksama?” (sa raznoraznim varijacijama u oblastima analitike, kretanje dokumenta, upravljanjem informacija itd)
(Pomoć prijatelja:“NE” => razmotrite opcije posebno pisanog programa”)

Svetsko, a naše…

Dati definitivne odgovore na prethodna dva pitanja je samo po sebi već veoma teško, ali ne bi mi bili Srbija da nemamo okolnosti koje dodatno otežavaju dolaženje do tih odgovora.

Stvar je u tome da na našem tržištu stvarno velike svetske kompanije (Sage, Intuit, Peachtree, Salesforce itd.)nisu prisutne delom zbog osobenosti našeg knjigovodstva (drugačije od anglo-saksonskog modela), a delom zato što smo realno zanemarljivo malo tržište. Usled toga, programe prave lokalne firme manje ili srednje veličine te kupovina bilo gotovog programa nije  garantovano kupovina kvalitetnog programa jer ih ima raznih na tržištu.

Zakon o računovodstvu u članu 8 lepo definiše potrebu za standardizacijom

“Pravno lice i preduzetnik koji vrši obradu podataka na računaru dužan je da koristi standardni računovodstveni softver“

Problem je jedino u tome što jedini standard koji bi  definisao šta je to standardni računovodstveni softver (JRS 33) je nevažeći već decenijama, a nikakav certifikaciono telo koje bi izdavalo ateste programima za knjigovodstvo ne postoji te je u praksi time omogućeno da bilo ko bukvalno može da radi bilo kakvu aplikaciju.

Po meni jedan od boljih načina za detektovanje “dobrih” programa su korisnička svedočenja o njihovim iskustvima u radu sa programom. Skoro svi programi na našem tržištu imaju neku web stranicu sa taksativno navedenom listom korisnika koja u toj formi ne doprinosi sticanju poverenja. Kao retki pozitivni primer svetskog pristupa ovom problemu kod nas mogu samo da izdvojim slovenački DataLab koji počev od svoje liste korisnika, preko meni lično posebno bitnih svedočenja stvarnih korisnika na sajtu, pa do marketinškog sadržaja dostupnog van samog sajta i na YouTube-u se maksimalno trudi da stekne kredibilitet ozbiljne firme i time se diferencira od “ostalih firmi” na tržištu.

U slučaju da se odlučite da radite svoju aplikaciju, ako ste malo preduzeće u većini slučajeva ste primorani da tražite “malog Pericu genijalca iz bloka”, osuđeni da glumite zamorče testirajući u praksi taj program koji nikad ne radi kako treba i nikad nije gotov. Tokom vremena, pre ili kasnije, vaše testiranje i Peričino krpljenje dovedu do aplikacije skrojene po vašoj meri , ali pitanje je da sli ste spremni da platite tu cenu i čekate toliko dugo.

U slučaju da ste srednje ili veliko preduzeće možete da oformite svoj sopstveni IT tim čiji bi posao bio da rade na vašoj aplikaciji i da izbegnete zavisnost od malog Perice. Iako na prvi pogled to deluje sigurnije u smislu da imate punu kontrolu nad procesom izrade programa, po mom ličnom uverenju to skoro nikada neće da dovede do zadovoljavajućeg rezultata jer da dođete do programa po svojoj meri treba vam određena mešavina znanja, iskustva i maštovitosti što je po meni retkost u takvim timovima. Da budem maksimalno iskren, da članovi tog vašeg tima imaju te kvalitete ne bi radili kod vas na vašem malom programu nego bi radili ili za sebe ili u nekoj velikoj svetskoj firmi. Imaćete koga da budite u 8 ujutro da pogleda odmah što “faktura nije htela da se snimi” to je istina, ali nije to poenta – poenta je da vam i ne pada na pamet da faktura neće da se snimi isto kao kad kliknete na snimi u Word-u ne držite fige razmišljajući da li će da snimi dokument ili ne.

Da sumiram, koristili spoljašnje ili unutrašnje resurse, vaša poslovna odluka da zahtevate “program na uvce” vrlo lako može (kao i u kafani) da rezultuje gorkim kajanjem “sutradan ujutro” nad uludo utrošenom hrpom novca 🙂

Zaključak

Da privedem kraju ovaj neplanirani post (izmigoljio mi se iz tastature sam od sebe kad sam krenuo da pišem o segmentaciji i personalizaciji) preporukom u korist kupovine gotovog programa, jer zaista nema ekonomskog smisla da pravite sopstveni program z knjigovodstvo (sem ako vam to nije delatnost).

To naravno ne znači da srljate slepo i kupite najreklamiraniji i najskuplji knjigovodstveni program ili program koji znate da gigant DOO Mika koristi jer svako preduzeće ima svoj sopstveni model poslovanja tako da čak i ako program savršeno odgovara jednom preduzeću ne mora da znači da će da odgovara  u istoj meri i vama. Kupovina aplikacije koja može da radi 123 stvari koje ne trebate sad ali ćete možda koristi u budućnosti može podjednako da vas uspori u vršenju vaše delatnosti kao i kupovina programa za knjigovodstvo koji radi premalo stvari.

Dobro proučite koje stvari u vašem poslovanju nisu podržane potencijalnim knjigovodstvenim programom na način koji ste vi navikli da radite trenutni i razmislite malo da li je problem u programu ili vašem poslovanju. Ako ne vidite problem u vašem načinu poslovanja, preporučio bi razmatranje još nekog programa. Nije na vama da prilagođavate vaše poslovanje programu već sasvim obratno – program treba da se prilagodi vama.

Takođe, pažljivo proučite referentne liste korisnika i kontaktirajte ih bilo putem telefona ili možda najavljenom posetom. Ovo zadnje preporučujem pretpostavljajući da  je svaka firma na listi korisnika stavljena uz pristanak korisnika i da je razlog postojanja telefonskog broja kontaktiranje te reference.

Poslednje što želite je da  budete nečije zamorče-tester ili da limitirate vaš posao samo da bi ste koristili neku aplikaciju.

Čitamo se uskoro,

Nikola

P.S.

Ja sam inače krenuo da radim u paraleli sa blogovanjem na svom knjigovodstvenom “programu za prodavnice računarske opreme” i planiram da objavljujem nove verzije najmanje jednom mesečno s tim da planiram da do kraja novembra dođem do 1.0 verzije. Definitvno do kraja juna planiram da izbacim prvu verziju koja će da radi jednu malu ali veoma korisnu stvar za koju nisam čuo da postoji u bilo kom programu kod nas 🙂

U tom radu već sam naleteo na nekoliko meni vrlo interesantnih praktičnih tema vezanih za rad naših b2b portala, tako da jedva čekam da što pre očistim ova 3 preostala “teorijska” posta  i da krenem da objašnjavam konkretne stvari koje radim pritom vam omogućavajući da isprobate aplikaciju koja reflektuje u stvarnosti ove stvari o kojima pišem.