Politika privatnosti

Obaveštenje o obradi podataka o ličnosti za aplikaciju Papiri

Verzija: 1.0

Datum primene: 1.7.2026

Aplikacija: Papiri

Pružalac usluge / rukovalac: Vivani doo

Sedište: Kneza Miloša 22, Ćuprija

Matični broj: 21524565

PIB: 111698739

Internet stranica: https://vivani.rs

Kontakt za privatnost: support@vivani.rs

Kontakt za podršku: support@vivani.rs

Lice za zaštitu podataka o ličnosti, ako je određeno: Nikola Malović

Ova Politika privatnosti objašnjava kako Papiri prikuplja, koristi, čuva, deli i štiti podatke o ličnosti u vezi sa korišćenjem aplikacije Papiri, internet stranice, naloga, podrške, komunikacije i povezanih usluga.

Papiri je namenjen isključivo poslovnim korisnicima iz Republike Srbije: privrednim društvima, preduzetnicima i drugim pravnim licima koja aplikaciju koriste u poslovne svrhe. Iako su korisnici pravna lica ili preduzetnici, aplikaciju u njihovo ime koriste fizička lica, kao što su zaposleni, saradnici, zakonski zastupnici, administratori naloga i kontakt osobe. Zbog toga Papiri obrađuje određene podatke o ličnosti tih lica.

1. Kratak pregled

Papiri obrađuje podatke samo u meri koja je potrebna za pružanje, održavanje, naplatu, zaštitu i unapređenje usluge, kao i za ispunjavanje zakonskih obaveza. Sadržaj koji korisnik unese ili otpremi u Papiri ostaje sadržaj korisnika. Papiri ne prodaje podatke o korisnicima i ne koristi dokumente korisnika za oglašavanje, prodaju trećim licima ili treniranje modela veštačke inteligencije, osim ako je to izričito ugovoreno ili korisnik prethodno uključi takvu posebnu funkcionalnost.

Papiri primenjuje tehničke, organizacione i bezbednosne mere radi zaštite podataka. Korisnicima se omogućava izvoz podataka i, po prestanku korišćenja usluge, brisanje korisničkog sadržaja u skladu sa ovom Politikom, ugovorom i zakonom.

2. Uloge u obradi podataka

U zavisnosti od konkretne obrade, Papiri može imati različitu ulogu:

  1. Papiri kao rukovalac podacima – kada određuje svrhu i način obrade podataka, na primer prilikom otvaranja naloga, administracije korisničkog odnosa, naplate, komunikacije sa korisnikom, pružanja podrške, obezbeđivanja aplikacije, vođenja evidencija i slanja dozvoljenih poslovnih obaveštenja.
  2. Papiri kao obrađivač podataka – kada u ime korisnika obrađuje podatke sadržane u dokumentima, evidencijama, prilozima, komentarima, zadacima, metapodacima ili drugim materijalima koje korisnik unese u aplikaciju. U tom slučaju korisnik je rukovalac ili obrađivač, u zavisnosti od svoje pravne uloge prema licima čiji se podaci obrađuju, a Papiri postupa po dokumentovanim uputstvima korisnika.

Kada Papiri nastupa kao obrađivač, odnos obrade podataka dodatno se uređuje Ugovorom o obradi podataka o ličnosti, odnosno posebnim dodatkom uz Uslove korišćenja ili drugi ugovor zaključen sa korisnikom.

3. Koje podatke obrađujemo

Papiri može obrađivati sledeće kategorije podataka:

3.1. Podaci o poslovnom korisniku i nalogu

  • naziv firme, preduzetnika ili drugog pravnog lica;
  • sedište, poslovna adresa, PIB, matični broj i drugi registracioni podaci;
  • ime i prezime kontakt osobe, zakonskog zastupnika, administratora i ovlašćenih korisnika;
  • poslovna e-mail adresa, broj telefona, funkcija ili radno mesto;
  • podaci o korisničkom nalogu, ulozi, ovlašćenjima, statusu naloga i podešavanjima;
  • evidencije o prihvatanju Uslova korišćenja, saglasnosti i podešavanja privatnosti.

3.2. Podaci za prijavu i bezbednost

  • korisničko ime ili poslovna e-mail adresa;
  • lozinka u heširanom obliku, tokeni za prijavu i sesije;
  • evidencije o prijavama, pokušajima prijave, promenama lozinke i bezbednosnim događajima;
  • IP adresa, identifikator uređaja, tip uređaja, operativni sistem, pregledač i približna lokacija izvedena iz tehničkih podataka.

3.3. Podaci o korišćenju aplikacije

  • informacije o funkcionalnostima koje se koriste;
  • vreme pristupa, aktivnosti u aplikaciji, logovi i audit tragovi;
  • greške, performanse, dijagnostički podaci i podaci potrebni za sprečavanje zloupotreba;
  • podešavanja korisničkog interfejsa i preferencije.

3.4. Korisnički sadržaj

Korisnik može u aplikaciju unositi ili otpremati dokumente, datoteke, komentare, rokove, zadatke, beleške, poslovne evidencije i druge materijale. Ti materijali mogu sadržati podatke o ličnosti zaposlenih, klijenata, dobavljača, saradnika, zastupnika ili drugih lica.

Korisnik je odgovoran da pre unosa takvih podataka ima odgovarajući pravni osnov, da podatke unosi samo u meri u kojoj je potrebno i da posebne vrste podataka o ličnosti, kao što su zdravstveni podaci, podaci o sindikalnom članstvu, biometrijski podaci ili drugi osetljivi podaci, unosi samo kada je to zakonito, neophodno i ugovorom dozvoljeno.

3.5. Podaci za naplatu i administraciju

  • podaci potrebni za ponudu, narudžbenicu, ugovor, fakturu, e-fakturu i plaćanje;
  • istorija pretplate, plan korišćenja, broj korisnika, status plaćanja;
  • komunikacija sa računovodstvom, administracijom ili podrškom.

Papiri po pravilu ne obrađuje podatke o platnim karticama direktno. Ako se uvede plaćanje karticom, podatke o kartici obrađuje ovlašćeni pružalac platnih usluga u skladu sa svojim pravilima i bezbednosnim standardima.

3.6. Komunikacija i podrška

  • sadržaj upita, prijava problema, zahteva i reklamacija;
  • e-mail komunikacija, beleške o pozivima ili sastancima, ako ih ima;
  • prilozi koje korisnik dostavi podršci;
  • informacije potrebne za proveru identiteta i ovlašćenja podnosioca zahteva.

3.7. Marketing i obaveštenja

  • poslovni kontakt podaci;
  • preferencije za prijem obaveštenja;
  • evidencija prijave, odjave ili opoziva pristanka za komercijalne poruke, kada je pristanak potreban.

4. Svrhe obrade

Podatke obrađujemo za sledeće svrhe:

  1. otvaranje i administraciju korisničkog naloga;
  2. pružanje, održavanje i unapređenje aplikacije Papiri;
  3. omogućavanje čuvanja, pretrage, obrade, deljenja i izvoza korisničkog sadržaja u okviru funkcionalnosti aplikacije;
  4. upravljanje pretplatom, naplatom, fakturisanjem i poslovnom administracijom;
  5. pružanje tehničke i korisničke podrške;
  6. komunikaciju sa korisnikom u vezi sa uslugom, ugovorom, promenama, sigurnosnim obaveštenjima i podrškom;
  7. obezbeđivanje aplikacije, naloga, infrastrukture i korisničkih podataka;
  8. sprečavanje zloupotreba, neovlašćenog pristupa, prevara i povreda bezbednosti;
  9. vođenje evidencija, dokazivanje prihvatanja uslova, rešavanje sporova i zaštitu prava korisnika i Papira;
  10. ispunjavanje zakonskih, poreskih, računovodstvenih i regulatornih obaveza;
  11. slanje informacija o novim funkcionalnostima, edukativnom sadržaju i ponudama, u skladu sa zakonom i podešavanjima korisnika;
  12. analitiku korišćenja i unapređenje proizvoda, po mogućstvu u agregiranom ili pseudonimizovanom obliku.

5. Pravni osnov obrade

Kada Papiri nastupa kao rukovalac, obrada se zasniva na jednom ili više sledećih pravnih osnova:

  • izvršenje ugovora ili preduzimanje radnji pre zaključenja ugovora – za registraciju, pružanje usluge, podršku, administraciju naloga i izvršavanje obaveza prema korisniku;
  • zakonska obaveza – za računovodstvene, poreske, regulatorne, bezbednosne i druge obaveze propisane zakonom;
  • legitimni interes – za zaštitu aplikacije, sprečavanje zloupotreba, poboljšanje usluge, poslovnu komunikaciju sa B2B kontaktima, dokazivanje pravnih odnosa i zaštitu prava, pod uslovom da takav interes nije prevagnut pravima i slobodama lica čiji se podaci obrađuju;
  • pristanak – za opcione marketinške poruke, analitičke ili marketinške kolačiće i druge obrade za koje je potreban pristanak;
  • zaštita životno važnih interesa ili drugi zakonom dozvoljeni osnov – samo u izuzetnim situacijama kada je primenjivo.

Kada Papiri nastupa kao obrađivač, podatke obrađuje na osnovu dokumentovanih uputstava korisnika i ugovora o obradi podataka.

6. Kolačići i slične tehnologije

Papiri može koristiti kolačiće, lokalno skladište pregledača i slične tehnologije za rad aplikacije, bezbednost, čuvanje sesije, zapamćena podešavanja i analitiku.

Kolačići mogu biti:

  • neophodni kolačići – potrebni za prijavu, bezbednost, rad aplikacije i čuvanje osnovnih podešavanja;
  • analitički kolačići – pomažu da razumemo kako se aplikacija koristi i kako se može unaprediti;
  • marketinški kolačići – koriste se samo ako su omogućeni i ako postoji odgovarajući pravni osnov.

Neophodni kolačići koriste se jer su potrebni za rad aplikacije. Analitički i marketinški kolačići koriste se u skladu sa podešavanjima korisnika i važećim propisima. Korisnik može upravljati kolačićima kroz podešavanja pregledača i, kada je dostupno, kroz podešavanja u aplikaciji.

7. Sa kim delimo podatke

Papiri ne prodaje podatke o ličnosti. Podatke možemo deliti samo kada je to potrebno, dozvoljeno i srazmerno:

  1. ovlašćenim licima korisnika – u okviru naloga, podešavanja pristupa i uloga koje korisnik sam određuje;
  2. zaposlenima i angažovanim licima Papira – samo ako im je pristup potreban za rad, podršku, bezbednost ili administraciju i uz obavezu poverljivosti;
  3. pružaocima infrastrukture i podobrađivačima – kao što su hosting, cloud infrastruktura, slanje e-mailova, analitika, monitoring grešaka, podrška, računovodstvo, naplata i alati za bezbednost;
  4. profesionalnim savetnicima – advokatima, revizorima, računovođama i drugim savetnicima, kada je to potrebno;
  5. državnim organima i drugim ovlašćenim licima – ako je to zahtevano zakonom, nalogom nadležnog organa ili radi zaštite prava, bezbednosti i zakonitosti;
  6. u slučaju statusnih promena – ako dođe do spajanja, pripajanja, prodaje poslovanja, prenosa imovine ili reorganizacije, uz odgovarajuće mere zaštite i obaveštenje korisnicima kada je to primenjivo.

Aktuelna lista kategorija podobrađivača dostupna je na zahtev korisnika ili na adresi: [URL liste podobrađivača].

8. Prenos podataka van Republike Srbije

Papiri nastoji da podatke obrađuje u Republici Srbiji ili u državama koje obezbeđuju odgovarajući nivo zaštite podataka, kad god je to praktično i ugovorno moguće.

Ako se podaci prenose u drugu državu ili međunarodnu organizaciju, Papiri primenjuje odgovarajuće mehanizme zaštite u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, kao što su odluka o primerenom nivou zaštite, odgovarajuće ugovorne klauzule, ugovorne i tehničke mere zaštite ili drugi zakonom dozvoljeni osnov.

9. Bezbednost podataka

Papiri primenjuje razumne tehničke, organizacione i kadrovske mere zaštite, uzimajući u obzir prirodu podataka, rizike obrade, dostupne tehnologije i troškove primene. Mere mogu obuhvatati:

  • kontrolu pristupa zasnovanu na ulogama i principu najmanjih privilegija;
  • autentifikaciju korisnika i, kada je dostupno, višefaktorsku autentifikaciju;
  • šifrovanje komunikacije korišćenjem savremenih protokola;
  • šifrovanje ili drugu zaštitu podataka u skladištu kada je to dostupno i primereno;
  • evidencije pristupa i audit logove;
  • bezbednosne kopije i procedure oporavka;
  • zaštitu od zlonamernog softvera, ranjivosti, neovlašćenog pristupa i zloupotreba;
  • ograničen pristup produkcionim podacima;
  • obuku i obavezu poverljivosti za lica koja imaju pristup podacima;
  • procedure za postupanje u slučaju bezbednosnog incidenta.

Korisnik je odgovoran za zaštitu svojih naloga, uređaja, lozinki, ovlašćenja i internih pristupa. Korisnik treba da dodeljuje pristup samo licima kojima je pristup potreban i da bez odlaganja ukine pristup licima koja više nisu ovlašćena.

10. Povreda bezbednosti podataka

U slučaju povrede bezbednosti podataka o ličnosti, Papiri će preduzeti razumne mere da incident zaustavi, ublaži posledice, istraži uzrok i spreči ponavljanje.

Kada Papiri nastupa kao rukovalac, obavestiće Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti i/ili lica na koja se podaci odnose kada je to propisano zakonom.

Kada Papiri nastupa kao obrađivač, obavestiće korisnika bez nepotrebnog odlaganja nakon što utvrdi povredu bezbednosti koja se odnosi na podatke obrađene u ime korisnika, kako bi korisnik mogao da ispuni svoje obaveze kao rukovalac.

11. Rokovi čuvanja podataka

Podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe opisane u ovoj Politici, osim ako duže čuvanje nije potrebno ili dozvoljeno zakonom, ugovorom ili radi zaštite pravnih interesa.

Okvirni rokovi čuvanja su:

  • podaci o nalogu: dok nalog postoji i razuman period nakon prestanka korišćenja radi administracije, dokazivanja odnosa i rešavanja sporova;
  • ugovorna, fakturistička, poreska i računovodstvena dokumentacija: u rokovima propisanim važećim propisima;
  • logovi, audit tragovi i bezbednosne evidencije: onoliko dugo koliko je potrebno za bezbednost, dokazivanje i zakonito poslovanje, po pravilu do [12/24] meseca, osim ako je duže čuvanje potrebno zbog incidenta, spora ili zakonske obaveze;
  • komunikacija sa podrškom: po pravilu do [24] meseca od zatvaranja zahteva, osim ako je duže čuvanje potrebno;
  • marketinški podaci: do opoziva pristanka, odjave ili prestanka legitimne potrebe za komunikacijom;
  • korisnički sadržaj: dok korisnik koristi uslugu, a nakon prestanka u skladu sa Uslovima korišćenja, po pravilu uz mogućnost izvoza u roku od [30] dana i brisanje aktivnih kopija u roku od [60] dana, dok se rezervne kopije brišu ili prepisuju u redovnim ciklusima, po pravilu do [90] dana.

12. Prava lica na koja se podaci odnose

Lice na koje se podaci odnose, u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, može imati sledeća prava:

  • pravo na obaveštenje o obradi;
  • pravo pristupa podacima;
  • pravo na kopiju podataka;
  • pravo na ispravku i dopunu netačnih ili nepotpunih podataka;
  • pravo na brisanje podataka, kada su ispunjeni zakonski uslovi;
  • pravo na ograničenje obrade;
  • pravo na prenosivost podataka, kada je primenjivo;
  • pravo na prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu;
  • pravo da opozove pristanak, kada se obrada zasniva na pristanku;
  • pravo da ne bude predmet odluke zasnovane isključivo na automatizovanoj obradi, uključujući profilisanje, ako takva obrada proizvodi pravne posledice ili značajno utiče na lice, osim kada je to dozvoljeno zakonom;
  • pravo na pritužbu Povereniku i pravo na sudsku zaštitu.

Zahtev za ostvarivanje prava može se poslati na: [privacy@papiri.rs]. Papiri može tražiti dodatne informacije radi potvrde identiteta i ovlašćenja podnosioca zahteva. Na zahtev ćemo odgovoriti bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije u roku propisanom zakonom. Ako je zahtev složen ili postoji veći broj zahteva, rok može biti produžen u skladu sa zakonom, o čemu će podnosilac biti obavešten.

Ako se zahtev odnosi na podatke koje Papiri obrađuje kao obrađivač u ime korisnika, Papiri može proslediti zahtev tom korisniku ili uputiti podnosioca da se obrati korisniku kao rukovaocu, osim ako je drugačije ugovoreno ili propisano zakonom.

13. Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti

Ako smatrate da je obrada podataka o ličnosti izvršena suprotno važećim propisima, imate pravo da podnesete pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.

Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti
Bulevar kralja Aleksandra 15, 11120 Beograd, Republika Srbija
Internet stranica: https://www.poverenik.rs

Pre podnošenja pritužbe, možete nas kontaktirati na [privacy@papiri.rs] kako bismo pokušali da rešimo pitanje u najkraćem roku.

14. Automatizovano odlučivanje i profilisanje

Papiri ne donosi odluke zasnovane isključivo na automatizovanoj obradi koje proizvode pravne posledice po lice ili na sličan način značajno utiču na lice, osim ako je to izričito navedeno, zakonito i korisnik o tome bude posebno obavešten.

Papiri može koristiti tehničku automatizaciju radi zaštite naloga, otkrivanja zloupotreba, klasifikacije grešaka, pretrage, sortiranja dokumenata, obaveštenja o rokovima i sličnih funkcionalnosti. Takva obrada se koristi radi pružanja i zaštite usluge.

15. Deca i potrošači

Papiri nije namenjen deci, maloletnim licima, potrošačima niti fizičkim licima koja uslugu koriste za lične potrebe ili potrebe domaćinstva. Usluga je namenjena isključivo poslovnim korisnicima iz Republike Srbije.

Ako saznamo da je nalog otvorilo neovlašćeno lice ili da se usluga koristi suprotno ovoj nameni, možemo ograničiti ili ukinuti nalog u skladu sa Uslovima korišćenja.

16. Izmene ove Politike

Papiri može povremeno izmeniti ovu Politiku privatnosti radi usklađivanja sa promenama usluge, propisa, bezbednosnih praksi ili poslovanja.

O bitnim izmenama obavestićemo korisnike putem aplikacije, e-maila ili objavom na internet stranici pre nego što izmene počnu da se primenjuju, kada je to razumno i zakonom potrebno. Datum primene na vrhu dokumenta pokazuje od kada važi aktuelna verzija.

17. Kontakt

Za pitanja o ovoj Politici, obradi podataka, bezbednosti ili ostvarivanju prava, možete nas kontaktirati:

Papiri / Vivani doo
Adresa: Kneza Miloša 22
E-mail za privatnost: support@papiri.rs
E-mail za podršku: support@papiri.rs
Telefon: 035/8101-746
Internet stranica: https://vivani.rs