Broj elektronskih dokumenata sa kojima se preduzeće sreće svakog meseca je sve veći i veći što postavlja određene izazove u domenu produktivnosti rada i čuvanju tih dokumenata.
Situacija postaje još teža ako se radi sa podacima više firmi (kao u slučaju knjigovođa).
Prosečan knjigovođa koji radi sa samo 10-tak klijenata, samo za obračun plata u jednom mesecu se susreće sa desetinama elektronskih dokumenata koji šalje i prima od PU.
Ovo je realan problem u Srbiji danas, ne neka ezoterična fantazija programera i kao što sam obećao u prethodnom članku, evo jednog rešenja tih problema na primeru mog programa – Papiri.
(Sve u ovom članku je odrađeno korišćenjem besplatnog probnog korisničkog naloga tako da ako želite stvari iz članka da sami isprobate idite na https://oblak.papiri.rs, napravite sopstveni besplatni probni nalog i probajte sami)
Kreiranje elektronskih dokumenta
Ekran obračuna zarade u Papirima je jednostavni ekran koji sadrži samo dugme snimi.
Kada korisnik klikne na Snimi dugme obračun se snima odmah i zasebno se tad u Oblaku pokreće proces za kreiranje dva zasebna dokumenta:
- XML datoteka obračuna koja se šalje Poreskoj upravi (dokument iz ovog članka dostupan ovde)
- Nekoliko obraza za štampu (OZ obrazac, specifikacija obračuna i sl.) –
Kada nakon par sekundi oblak kreira ta dva dokumenta, korisnik se obaveštava da su dokumenta kreirana i spremna (uokvireni ekran u dojem desnom uglu)
Sva dokumenta obračuna se nalaze u arhivi obračuna, tako da bi smo preuzeli XML dokument za slanje Poreskoj Upravi moramo da otvorimo obračun i uđemo u njegovu arhivu dokumenata prateći gore prikazane instrukcije koraka 4 probnog iskustva.
Preuzimanje dokumenata
U Papirima je princip upravljanja arhivom elektronskih dokumenata isti u celoj aplikaciji i svodi se na to da, gde god se korisnik nalazio u aplikaciji, ako postoje elektronska dokumenta vezana za taj ekran uvek se u gornjem desnom uglu nalazi dugme sa ikonom dokumenta koje prikazuje broj pratećih elektronskih dokumenata.
U slučaju tek obračunate zarade, kao što je gore navedeno postoje pomenuta dva dokumenta tako da ikona arhive prikazuje broj (2).
Širom Papira, kada se klikne na dugme arhive dokumenta, pojavi se sam ekran arhive dokumenata gde se vidi lista dokumenata u arhivi i gde dokument mogu da se preuzmu, dodaju itd.
U arhivi obračuna možete:
- preuzeti celokupnu arhivu (klikom na Preuzmi sve se dobija zip fajl sa svim dokumentima u njemu) ili
- preuzeti samo pojedniačni dokument koji vam treba.
Na primer, ako želimo da preuzmemo XML fajl da ga pošaljemo Poreskoj upravi, potrebno je samo kliknuti na link sa xml dokumentom i odabrati gde se snima.
Otpremanje dokumenta
Kada se XMl fajl otpremi putem portala Poreske uprave, ona ga obradi i izda dokument koji u sebi sadrži tzv. BOP broj koji se onda koristi kao poziv na broj kod uplata obaveza i zarada.
U većini programa,se onda taj broj ukuca negde na nekom ekranu i nalozi za prenos se naprave, ali je problem sa time što se gubi uvid u dokumentaciju obračuna i nastaju napomeni problemi sa čuvanjem elektronskih dokumenata.
U Papirima se zato od korisnika očekuje da otpremi (eng. upload) dokumenta koje PU izdaje u arhivu obračuna dokumenta.
Jedan od načina da se to uradi je da se klikne na dugme Otpremi dokument… na ekranu arhive obračuna i onda da se sa računara odabere dokument sa BOP-om.
Papiri će onda preuzeti BOP dokument, opremiti ga u arhivu obračuna u oblaku i tek onda napraviti naloge za prenos.
Na primeru arhivu obračuna u ovom momentu možemo videti osobenosti Papira u domenu elektronske arhive:
- na jednom mestu nalaze sva dokumenta obračuna broj 2015-1.
- nema pamćenja gde su dokumenta kog klijenta snimana, koji folder itd.
- Dokumenta se mogu koristiti i preuzeti sa bilo kog računara – nema više problema tipa to je snimljeno na Perinom računaru u kancelariji.
- Za svaki dokument se vidi ko i kad ga je otpremio u oblak
Profesionalno otpremanje dokumenata
Opisan proces preuzimanja dokumenata sa portala PU i njihovo ručno otpremanje u arhivu Papira je zadovoljavajuće rešenje, ali ne i optimalno jer zahteva da se urade sledeći koraci:
- na portalu PU klikne na link dokumenta,
- da se dokument preuzme u neki folder na računaru,
- korisnik otvara Papire i nalazi obračun
- korisnik u obračunu otvara arhiva dokumenta,
- klik na dugme „Otpremi dokument…“
- korisnik traga za folderom gde je prethodno snimio dokument sa PU
- korisnik otprema dokument u arhivu.
Ako ovo radite samo za svoje preduzeće, nije neki problem. Ako ste knjigovođa i ovo radite 50x mesečno za svakog od svojih klijenata, onda je problem za koji na sreću mi imamo savršeno rešenje koje ću opisati u poslednjem delu priče o problemima i izayovima elektronskim dokumenata u poslovanju.
Do tad 🙂