RSS

Čamac, tanker i gliser

“Korisnici se dele na dve grupe: oni koji su izgubili podatke i oni koji će ih tek izgubiti”

thIWGO0ZTK

Poslovanje svakog preduzeća će u narednih par godina zavisiti u velikoj meri od elektronskih dokumenata koji se šalju i primaju od poslovnih partnera, državnih organa itd.

Razloge zašto mislim da će do toga doći sam već izneo u prethodnom članku, tako da se u ovom postu fokusiram na suštinu problema upravljanja elektronskim dokumentima i koja su rešenja za te probleme.

Da bi shvatili u čemu je problem sa obračunim zarada i elektronskim dokumentima hajde da pogledamo kako izgleda jedan obračun zarade…

Obračun zarade i elektronska dokumenta

Da bi se zarada obračunala prvo moraju da se oformi kadrovska evidencija unošenjem podataka zaposlenih.

Za svakog zaposlenog postoji jedan određeni broj dokumenata koji se obično kreira u elektronskom formatu ili čuva kao skenirani dokument: ugovor o radu, radna knjižica, diploma i sl.

Kada se zarada obračuna, kao rezultatog tog obračuna se kreiraju nekoliko dokumenata: OZ obrazac (1 po radniku), specifikacija obračuna, dokumenta za trudnice itd.

Takođe se kreira i PPP PD obrazac u XML formatu koji opisuje obračunatu zaradu i koji se šalje poreskoj upravi koja ga validira i knjiži.

Način na koji se slanje obavlja je sledeći: isplatilac kriera fajl, snimi ga u određeni folder na svom računaru, zatim odlazi na PU portal, prijavljuje se, ide kroz menije i ekrane, klikne na dugme upload, nađe folder gde je xml fajl snimljen i klikne ok.

Kada poreska uprava proknjiži potvrdu, nakon nekog vremena na osnovu predate prijave kreira dva dokumenta:

  • potvrdu o prijemu
  • uputstvo o plaćanju koje sadrži u sebi poziv na broj (BOP) sa kojim se uplata obaveza mora obaviti.

Ta dva dokumenta su fajlovi koji se nalaze takođe na PU portalu i koji se preuzimaju sa različitih mesta na PU portalu u PDF ili u XML formatu.

Za oba dokumenta korisnik mora da ponovi istu proceduru:

  • pronađe na PU portalu gde se nalazi link za skidanje dokumenta
  • desni klik, Save as meni u browseru
  • 10 klika – traži po kompjuteru gde da se fajl snimi.

Kada isplatioc ta dva dokumenta napokon dobavi onda prelazi na sledeći korak:

  • popuni nalog za prenos kojim se isplaćuju zbirne obaveze za doprinose i poreze
  • za svakog radnika koji prima zaradu preko računa popuni nalog za prenos neto zarade sa BOP pozivom na broj
  • za radnike koji primaju novac u gotovini kriera zbirni nalog za podizanje gotovine i spisak za isplatu sa blagajne

Isplatioc tada dobijene naloge nosi u banku ili učitava u svoj eBanking klijent i “pušta platu”

Na kraju, kada stigne izvod banke koji potvrđuje da su sredstva isplaćena, kreira se specifikacija obračuna na osnovu koje se formira knjižni nalog i isplaćena zarada iskazuje u glavnoj knjizi.

Šta je problem?

Kao što vidite postoji hrpa dokumenata koji se javljaju u ovom procesu čije je skladištenje:

  • kompleksno – neke dokumente mi kreiramo, neke dobijamo od PU, neke šaljemo banci, neke koristimo u knjigovodstvu. Dokumenti su u raznoraznim formatima: pdf, xml, jpg . Neki su namenjeni ljudima neki mašinama.
  • komplikovano – svaki dokument treba skinuti sa raznih mesta, pronaći odgovarajuće mesto na računaru gde da se snimi i odakle da se učita. Proces nije težak, ali oduzima vreme i živce. Ovo vodi ka tome da se dokumenta snimaju na desktop, jedna preko drugih itd i posle par dana niko više ne zna gde se šta nalazi.
  • odgovorno – u situaciji kada se razmenjuju SAMO elektronska dokumenta i kada su ona osnova za knjiženje, ta se dokumenta morau uskladištiti i čuvati. Šta ako se računar pokvari? Šta ako se dokumenta obrišu jer su bila na desktopu i reinstalacija windowsa ih je obrisala.
    Važnost ovoga sam osetio na svojojoj koži pre par meseci kad mi je PU tražila da im dostavim potvrdu o prijemu poreske prijave jer NE MOGU DA NAĐU U RAČUNARU moju prijavu.
  • neproduktivno – gore opisana procedura opisuje proces predaje obračuna jedne zarade. Ista procedura i isti broj dokumenata se kreira i za druge vidove zarade kao što su: zakup lokala, isplata stipendije, isplata putnih troškova, ugovora o delu itd. Za svaki od njih, se cela priča ponavlja.
  • nekolaborativno – sva dokumenta koje ja snimim na svoj računar su dostupna samo meni, a moj knjigovođa i moj ekolege im ne mogu pristupiti. Možda izgleda nebitno na primeru obračuna zarada, ali je obračun zarada samo jedna pojavna manifestactacija – za par godina većina dokumenata sa kojim preduzeće dolazi u dodir će biti elektronski
    .

Da razumemo u potpunosti koliki je problem skladištenje i procesiranje dokumenata, moramo uzeti u obzir da se u Srbiji u glavnom vrše od strane knjigovođa  tako da jedan knjigovođa recimo koji ima 50-tak klijenata, mesečno prolazi kroz gore opisnai proces stotinama puta.

Koje je rešenje?

Po mom skromnom mišljenju postoje tri osnovna rešenja:

  • Čamac sa veslima rešenje
  • Tanker rešenje
  • Gliser rešenje

Svako od ovih tri rešenja rešava problem na pdređeni način, ima svoje mane i prednosti u zavisnosti od preduzeća koje se susreće sa problemom. Ne postoji jedno jedino pravo rešenje, tako da ću ja pokušati da objansim koje su prednosit i mane ova tri pristupa pa vi presudite sami.

Čamac

je rešenje prisutno u bar 92.73% preduzeća kod nas i izgleda otprilike ovako:

  • kupi za računar poseban hard disk ili usb stick ili se odvoji zasebna particija gde će sva elektronska dokumenta biti snimljena
  • krieraj na njemu folder i u tom folderu podfoldere po godinama, pa onda po klijentima, pa onda po mesecima, pa onda po tipovima dokumenata itd itd
  • svaki dokument sa kojim radiš pažljivo i strpljivo snimi u pravi folder gde pripada
  • periodično radi backup na CD ili na neki memory stick.

Prvi problem sa ovim rešenjem je to što se u praksi nakon nekog vremena taj backup ne radi redovno.

Ovaj je problem na sreću lako rešiv tako što se koristi program koji besplatno i automatski kopiju datog folder snima nepsrestano putem interneta na neko udaljeno mesto. Pošto je proces automatski i kopije fajlova se ne nalaze na računaru, sigurnost arhive je time rešena.

Moja preporuka za ovo je da koristite progam Microsoft OneDrive koji Vam potpuno besplatno obezbeđuje 7 Gb arhivu u oblaku sa automatskom sinhronizacijom itd.

Drugi mnogo ozbiljniji problem sa ovim rešenjem je u tome što polazi od toga da ćemo osoba koja radi sa elektronskim dokumentima imati uvek znanja, vremena i živaca da pronađe i odloži fajlove u foldere gde treba da pripadaju. Ovo možda zvuči kao minorni problem, ali kada to radite 100x na dan verujte da počinje da smeta i disciplinu zamenjuje “snimiću na desktop jer sam u gužvi a posle…”. S povećanjem broja ljudi koji to rade (npr. u knjigovodstvenim agencijama) povećava se i veličina ovog problema i za njega po mom iskustvu nema dugoročnog rešenja.

Čamac sa veslima ima smisla ako je reka mirna, mali broj putnika i ne smeta vam da veslate

Tanker

Rešenja ovog tipa se odlikuju time da se kupi specijalizovani softer za upravljanje dokumentacijom (Document Managment System) koji je obično zadovoljava neke ISO standarde, ima 1000 opcija za definisanje ko šta, kad i kako može da radi sa dokumentima, kako se dokumenti klasifikuju itd itd.

Primer ovakvog specijalizovanog rešenja kod nas je NetDokumenti koji pokriva većinu potreba ozbiljnih preduzeća za upravljanjem dokumentima i koji je dostupan kao open source tako da ga možete prilagoditi sopstvenim potrebama.

Prvi problem sa rešenjima ovog tipa je što su preglomazna.

Malim preduzećima sa par zaposlenih veliki deo funkcija koje nude DMS rešenja je nepotreban, korišćenje je prekomplikovano za njihove jednostavne poslovne procese.

Drugi problem sa rešenjima ovog tipa je štp su tangentna.

Naime, radi se o “još jednom programu” koji mora da se  nauči kako da se koristi i koji je potpuno odvojen od ostalih programa koje preduzeće koristi. Knjigovođa koji ceo dan provodi u knjigovodstvenom programu da bi radio sa elektronskim dokumentima mora da prelazi u zaseban program da bi učitao ili sačuvao dokument.

Tanker ima smisla ako želite da prevezete milione barela nafte preko okeana
do dovoljno velike luke gde može da se ukotvi.

Gliser

Pre par godina je pokojni Steve Jobs pozvao osnivača Dropbox-a (cloud skladište dokumenata) na večeru tokom koje je pokušao da ga ubedi da proda Apple-u svoju firmu te bi tako Apple dobio cloud skladište fajlova.

Dru je ponudu za prodaju od nekoliko milijardi odbio, na šta je Steve Jobs navodno odgovorio da je “cloud skladište datoteka funkcija proizvoda, a ne sam proizvod” (feature and not a product).

Gliser rešenje problema skladištenja dokumenata su manifestacija ovog stava, gde se u postojeće poslovne aplikacije dograđuju delovi za skladištenje podataka.

Tako na primer ako pogledamo kako izgleda ekran za otvaranje dokumenta u Microsof Word 2013 aplikaciji videćemo da u sam Word je ugrađena mogučnost učitavanja fajla direktno sa mog OneDrive foldera u oblaku tako da ne moram da izlazim iz programa da radim sa elektronskom arhivom.

Word2013

U slučaju knjigovodstvenih programa, ovakav pristup možete videti u slučaju SAOP aplikacije gde se u samom unosu fakture klikom na dugme može pridodati skenirani dokument itd.

Prednost ovog rešenja je očigledna jer rešava nedostatke koje tanker rešenje ima: korisnik ne napušt a primarni progrma u kome radi, ne mora da se posebno obučava ird.

Mana ovog rešenja je to što ako nema složene mogućnosti koje zasebno DMS rešenje ima o upravljanju i korišćenju okumenata.

Namena glisera je da brzo preveze nekolicinu putnika od tačke A do tačke B. Nije sposoban da nosi preveliki tovar i ne služi ničemu drugom. Uglavnom je okačen na palubi tankera i koristi se kada tanker ne može bliže da priđe obali zbog dubokog gaza za prevoz posade do obale.

Šta dalje?

U ovom postu smo priču o problematici i značaju upravljanja elektronskim dokumentima nastavili detaljnijim ilustrovanjem prirode problema sa kojim se preduzeće susreće u radu sa elektronskim dokumentima.

U sledećem članku, priču nastavljam opisivanjem kako moj knjigovodstveni program Papiri konkretno rešava pitanje elektronske arhive na način koji je verujem optimalan po korisnike.

Do tad…

 

Arhivatorsko odeljenje

U poslednje vreme dosta mog rada i razmišljanja je usmereno na tematiku elektrosnkih dokumenata pa sam rešio da ih eto zapišem ovde na blogu i podelim sa svima Vama jer verujem da je jako bitna tema u kontekstu izrade “savršenog knjigovodstvenog programa” a i šire.

Ovaj post je posvećen iznošenju opšteg stava o suštimi problema i zašto ja mislim da je bitan i relevantan i u Srbiji 2014-e, dok će sledeći  biti više posvećeni mojim razmišljanjima na temu kako taj problem rešiti.

Juče

Knjigovostvenih agencija ima malih i velikih, modernih i tradicionalnih. Koje god da su veličine i kako god da su organizovane postoji jedna stvar koja je zajednička za sve njih: jedan ili više zidova agencije pokrivenih ormarima na čijim se policama nalaze bezbrojni registratori poređani po godinama i klijentima i koji u sebi sadrže knjigovodstvene isprave klijenata na osnovu kojih se knjižilo. Svaki iskusniji knjigovođa će Vam reći da je stepen uređenosti te arhive obrnuto srazmeran šansi da klijent bude kažnjen od strane nadzornih organa.

Taj zid prekriven registratorima je nešto što postoji dekadama (ako ne i vekovima) i nema nikakve misterije o tome kako ga treba organizovati i koristiti.

“Jedini problem sa tom arhivom je da će u naredne 2 godine
da nestane u obliku i važnosti koju ima danas.”

Koliko god ova tvrdnja zvučala utopijski i nerealno (posebno u kontekstu Srbije) većini ljudi, mislim da smo svi mi svedoci korenite evolucije celog našeg društva koje prolazi kroz pravu sociološku revoluciju i fundamentalno menja načine na koje komuniciramo i poslujemo. 

Pre 40 godina osnovno sredstvo komunikacija je bilo pismo. Pre 30 godina otkrili smo fax mašine. Pre 20 godina smo otkrili mobilne telefone. Pre 10 godina email-ove.

Danas

Danas nam “programer uđe preko interneta na kompjuter”, sada nam veće državne i privatne firme šalju račune za svoje usluge preko emaila u pdf formatu (sa i bez elektrosnkog potpisa), mi šaljemo “cenovnik” partnerima putem emaila a poneko šalje i fakturu preko emaila kupcu.

Veliki broj nas plaća račune elektronski putem e-bankinga, izvode banaka dobija takođe putem interneta.

Pojedinačnu poresku prijavu o plaćenim porezima i doprinosima (PPP PD) koja prati svaki obračun zarade, plaćeni zakup itd. danas možete predati SAMO elektronskim putem. PDV prijavu uskoro takođe SAMO isključivo će biti moguće predati elektronskim putem. Prijava radnika se radi elektronski već danas. Kursne liste skidamo sa NBS. Podatke preduzeća sa APR sajta.

Neki od nas ni nemaju više poslovne aplikacije na svom računaru već koriste web aplikacije. Neki od nas svoju robu reklamiraju i prodaju preko svojih web sajtova, fejsbuka, google reklama itd.

Arhiva današnjice u Srbiji je sastavljena od 80% papira i 20% digitalnih fajlova koji se ad hoc skladište i koriste.

Sutra

Jedan od zajedničkih atributa svih ovih stvari koje se dešavaju “danas kod nas” je digitalizacija komunikacije koja se odlikuje time da se različiti vidovi analogne komunikacije (govor, papirni dokumenti i sl.) zamenjuje odgovarajućim elektronskim ekvivalentima i samim tim količina papira se dramatično smanjuje svakim danom.

Arhiva sutrašnjice (koja će po meni doći za dve godine maksimalno) će se sastojati od 80% digitalnih i 20% analognih dokumenata i to nije ni toliko teško dokazati:

  • Već se desilo pre 10 godina u IT razvijenim zemljama tako da se radi o potvrđenom trendu iz prakse koji će i kod nas doći kad tad.
  • Računarski softver, knjigovodstveni programi i ostale poslovne aplikacije danas kod nas ne koriste uopšte potencijale interneta na način koji ima stvarnog smisla krajnjim korisnicima pa se to svodi na pomodarstvo. Svedoci smo da se u poslednje 2 godine stvari bitno menjaju na tom planu – imamo već i ozbiljne web aplikacije na našem tržištu sa respektabilnim brojem korisnika.
  • Državna administracija na svom putu ka EU će morati sve više i više svojih servisa da digitalizuje i da nudi preko interneta. Sa sve većim brojem pruženih elektronskih servisa kao što su trenutno ePorezi, količina papirnih dokumenata će se smanjivati.
  • Uštede i povećanje produktivnosti i efikasnosti su jednostavno toliko velike da niko neće moći da ih ignoriše – čak ni u Srbiji.

 

Da ne smaram dalje na temu relevatnosti koncepta digitalne arhive u Srbiji danas (a mogao bih Tihi Don da napišem o tome), mislim da je i ovih nekoliko razloga dovoljno da se postigne koncenzus o tome da je digitalizacija poslovnih procesa neminovnost skorašnje budućnosti.

Zar ne?

 

Posted by on 22.04.2014 in Inspiracija, Plate

2 Comments

Papiri– najprostiji program za plate

S obzirom da smo potpuno iscrpljeni pisanjem programa za plate po treći put od nule da ispratim ove nove promene u ovom tekstu ću preskočiti moja razmišljanja na temu “plata po novom”, PU i sl. i evo samo kratkog pregleda kako Papiri mogu da se isprobaju danas. Papiri su besplatni za neograničeno korišćenje do 1. aprila tako da slobodno možete na miru i bez ikakvih obaveza isprobati da li odgovaraju vašim potrebama.

Korak 1. Otvaranje papiri programa

Otvorite u vašem internet browserz http://oblak.papiri.rs/?src=blg i kliknite na link za kreiranje probnog naloga

Korak 2. Kreiranje probnog naloga

Unesite vašu email adresu i odaberite koji ste tip korisnika kako bi se Papiri prilagodili vašim potrebama

Papiri će Vam kreirati probno preduzeće u kome možete da unosite bilo kakve podatke da se upoznate sa radom papira. Jednom kada ste isprobali Papire i videli da vam odgovaraju, sami u sekundi možete da dodate svoje preduzeće i krenuti da unosite svoje stvarne zaposlene i obračunavate im platu.

Na email adresu koju unesete poslaćemo vam vaše pristupne podatke za naknadno pristupanje papirima.

Korak 3. Početni ekran papira

Sada kada vam je probno preduzeće kreirano nalazite se na početnoj stranici gde vam Papiri pokazuju uvek koji je sledeći korak koji treba da učlinite.

S obzirom da smo tek kreirali nalog, zadatak pred nama je opisan u prvom koraku i sastoji se u kliktanju na opciju menija u gornjem desnom uglu sa vašim emailom unetim u koraku broj 2 i odabirom podmenija Opcije.

Korak 4. Definisanje opcija

U opcijama podešavate tip obračuna koji će se koristiti, iznos regresa, toplog obroka itd.

Ako ste preduzeće koje isplaćuje minimalnu zaradu, samo kliknite na Snimi Podešavanja dugme, a ako niste onda odaberite odgovrajuće opcije.

Korak 5. Toster obaveštenja

Odmah nakon vašeg snimanja vratili ste se na početni ekran na kome vidite da je prvi zadatak završen i u dnu se pojavljuje obaveštenje da su opcije vašeg preduzeća uspešno snimljene. Ta obaveštenja se nazivaju tost baveštenja i putem njih Papiri vas obaveštavaju o bitnim momentima, greškama itd.

Sledeći zadatak je korak broj 2 – unošenje podatka bar jednog zaposlenog i da bi njega ispunili potrebno je da kliknemo na meni Partneri/Ljudi.

Korak 6. Unos podatka zasposlenog

Na ekranu za unos novog zapošljenog unosimo podatke koji opisuju zapošljenog u probnoj firmi kome obračunavamo zaradu.

Da bi vam omogućili punu anonimnost u testiranju programa, omogućili smo vam da u polja za unos JMBG i broja tekućeg računa možete da unesete posebne vrednosti koje program neće proveravati i sa kojima će cam dozvoliti dalji rad.

Korak 7. Unos podataka zapošljenog – uspešno završen

Ponovo ista priča – zadatak dva je precrtan kao završen i u dnu ekrana vidite tost obaveštenje o tome da su podaci zaposlenog uspešno snimljeni.

Sledeći korak (nakon definisanja opcija obračuna i unosa zaposlenog) je sam obračun zarade u koji se ulazi kroz meni Dokumenta/Lični prihodi.

Korak 8. Obračun zarade

Na ekranu obračun zarade su svi podaci već obračunati, te u slučaju da obračunavate minimalnu zaradu sve što vam preostaje je da samo kliknete Snimi obračun i tako obračunate zaradu BEZ IJEDNE UNEŠENE CIFRE.

Korak 9. Generisanje dokumentacije obračuna zarade

Nakon snimanja obračuna program nas vraća na stranicu sa spiskom obračuna i sa desne strane tek unešenog obračuna vide se dve ikone koje su u početku crvene što označava da izveštaji nisu spremni još uvek za korišćenje.

Onoga momenta kada papiri završe kreiranje dokumenta u oblaku korisniku se pokazuje odgovarajuće tost obaveštenje i ikonica postaje plava te se od tog momenta može na nju kliknuti.

Hajde da kliknemo na ikonu štampača koja je upraov poplavela…

Korak 10. Štampa obrazaca

Klikom na ikonu štampča se otvara PDF dokument koji u sebi sadrži sve neophodne obrasce (PPP PD, OPJ, OD, OZ, naloge za uplatu i sl. ) i koji možete odmah odštampati

Kompletan dokument prikazan na ovoj slici možete videti ako kliknete na ovaj link

Korak 11. Preuzimanje dokumentacije

Sada kada smo obrasce odštampali, da pogledamo čemu slući druga ikona – preuzimanje podataka koja je poplavela takođe pa je možemo kliknuti u ovom momentu.

Korak 12 – Dijalog za otvaranje preuzetog fajla

Na Internet exploreru izgleda ovako – kliknite na dugme Open

Na Chrome browseru izgleda ovako – kliknite na strelicom označen fajl

Na Mozila firefox browseru izgleda ovako – kliknite na OK

Korak 13 – Sadržaj arhive sa podacima obračuna

U zip arhivi se nalaze dva dokumenta: pdf dokument sa obrascima i XML fajl koji se šalje od 1.1.2014-e poreskoj upravi

Korak 14 PPP PD obrazac u XML fajlu za slanje Poreskoj upravi

Kada otvorite XML fajl vidite u njemu strukturu fajla, snimite ga na vaš računar i pošaljete poreskoj upravi.

Korak 15 Dodavanje stvarne firme

Nakon što ste se igrači sa probnim preduzećem i ustanovili da su Papiri pravi izbor za vas, vreme je da predjete sa izmišljene probne firme na vaše preduzeće.

Da bi ste to ostvarili kliknite na ikonu sa oblaku u levom gorenjem uglu da bi ste došli na stranu za izbor klijenata na kojoj vidite vaše klijente (u slučaju da ste knjigovodja taj spisak će biti poduži)

U dnu ove stranice se nalazi polje gde treba da unesete PIB svoje firme i kliknete na dodaj

Korak 16 Rad sa vašim preduzećem

Ja sam probe radi uneo PIB 101822617  i papiri su mi automatski kreirali moju firmu sa podacima i vode me ponovo kroz proces unosa podataka korka po korak

I to je to za sada.

Za sva pitanja, komentare, sugestije, žalbe, kritike itd itd, molimo ne ustručavajte se i kontaktirajte nas.

Nivatech doo, Ćuprija
email:office@nivatech.rs

 

Naravoučenija

Eric Ries, otac modernog Lean pokreta u razvoju softvera propagira mantru “kvalifikovanog učenja” koja se zasniva na tome da svaki startup treba da napravi tzv “MVP” proizvod koji recimo rešava 3 ključna problema svojih korisnika i da što je pre moguće dostavi proizvod na korišćenje stvarnim korisnicima od kojih se zatim prikupljaju povratne informacije i na osnovu toga po potrebi “pivotira” tj. koriguje ideja i implementacija proizvoda.

S obzirom da je moj MVP programa za plate prošao evo 6 meseci u test fazi  (znam predugo, ali ja sam sam u svemu ovome i radio na ovom “u trećoj smeni”), pa sam rešio da sumiram ukratko moje “lessons learned” tj. moja naravoučenija.

Osnovne MVP postavke mog Papiri programa za plate

Sama odluka da Papiri budu program za plate je sama po sebi pivot jer Papiri nikad nisu trebali da se bave platama i rezultat je u većem delu mog limitiranog radnog kapaciteta i par pogrešnih prethodnih odluka (npr. fokusiranje na PC shopove za koje sam čuo sa 50 strana različitih u poslednjih godinu dana da su na izdisaju).

Osnovna misija i ideja Papira je ostala ista, ali sam krajem prošle godine uvideo da bi došao do tog proizvoda moram da se fokusiram na nešto relativno malo i funkcionalno zaokruženo, gde postoji tržišna logika i što je isplativo.

Od nekoliko različitih ideja koje sam razmatrao nametnule su mi se plate iz nekoliko osnovnih razloga:

  1. Postoje more “nano-firmica” koje imaju maksimalno par zaposlenih i kojima knjigovođa služi samo da obračuna platu i na kraju godine sredi zaključni list.
    Proces obračuna zarada u slučaju ovih malih prostih firmica je jednostavan i korisnici se mogu “sami obučiti kroz igru” da izvrše neophodne korake.
  2. Obračun zarada propisan zakonom (satnice, bruto cena sata itd) i obračun zarada u stvarnosti su u većini nano i mikro firmica potpuno dve različite stvari te je samim tim “svođenje realnosti u zakonske okvire” mukotrpno i kompleksno. Primer iz stvarnosti: “Imam radnika koga plaćam mesečno 200 evra” je jako teško računski svesti preduzetnicima na bruto cenu radnog sata itd.
  3. Veći deo kompleksnih proračuna, parametara na nivou zemlje i preduzeća i sličnih detalja u vezi obračuna zarada je moguće automatizovati programski da korisnik bukvalno nikad ni ne mora da vidi to.
  4. Cene programa za plate variraju i kreću od 10-ak evra mesečno za preduzetnike, usluga obračuna zarade knjigovodje ide od 10-20 evra mesečno.

Na osnovu ove četiri osnovne ideje, definisao sam da mi je MVP cilj najprostiji mogući program za obračun zarada koji radi samo ono najprostije što treba većini mikro-preduzeća sa cenom koja bi trebalo da bude za svačiji džep. Pošto se radi o poslovnoj aktivnosti koja se obavlja “jednom mesečno desetak minuta” web sajt se nametnuo kao adekvatna tehnologija.

Pred novu godinu sam lansirao svoj MVP – naglasio svima da to nije gotov proizvod, da je sasvim očekivano sa moje strane da će da puca ponekad i da sve što vide treba da provere 2x.

6 meseci kasnije…

Sam naučio brdo stvari (Eric je u pravu) koje mi nisu ni padale na pamet u početku od kojih su najzanimljivije sledeće:

Cena programa za plate

Anketirajući beta testere iz grupe mikro preduzeća u vezi cene koja je njima prihvatljiva sam došao do meni nezamislivih rezultata. Ispitivao sam varijante sa 10 evra, 5 evra, 1 evro mesečno, fiksne cene itd. Rezultat je niska i potpuna statistička indeferentnost nivoa zainteresovanosti. U početku me je to jako obradovalo (hej, kad je njima svejedno ‘onda ču naplaćivati 10 evra, a svi sto pratimo blogove iz US znamo da je 5% fantasticna konverzija), ali sam onda odradio ključan za mene test koji mi je otvorio oči i učinio da uvidim katastrofalan propust u mojoj definiciji tržišne vizije mog proizvoda.

Krenuo sam da ih anketiram da li bi koristili potpuno BESPLATAN program za plate i dobio statistički isti rezultat.

Priznajem to me je šokiralo i zbunilo, par dana sam bio paralisan time i onda rešio da uhvatim bika za rogove i krenuo da anketiram korisnike o tome zašto je to tako i došao do sasvim (sad bar sa ove distance) logičnog odgovora koji se svodi na to da svima njima je premnogo “što plaćaju za program i/ili knjigovođi x evra mesečno”, ali se boje da će nešto zabrljati, šta ako imaju nešto da pitaju i slična objašnjenja. Iz tog razloga im je nepotreban trošak usled “reketa knjigovodje” prihvatljiviji od “percipiranog rizika” ako krenu to sami da rade.

Proizvodni pivot – ka knjigovodjama

Ok, kad je tako da nano firme ne smeju preseču pupčanu vrpcu, došao sam do zaključka da mi ne preostaje ništa drugo nego da pivotiram svoju proizvodnu viziju ka programu za obračun plate koje knjigovođe koriste za obračun zarada svojih nano i mikro klijenata.

Ova odluka je naravno podrazumevala odustajanje od inicijalne vizije programa za plate koji brzo i prosto radi najčešće proste slučajeve i početak rada na programu koji pokriva i “par izuzetaka”.

E tu sam onda naučio na svojim leđima lekciju zašto je dobar program za plate tako skup,kompleksan i bolan.

Da skratim narativ kako sam došao do podataka i samo ovde saopštim da naravoučenija koja sam dobio u komunikaciji sa knjigovođama se svode na par interesantnih zaključka:

  • sve knjigovodje imaju već program za plate koje su platile već nekom jednom i koji im uglavnom “vrši posao”
  • da knjigovođe ne žele da koriste jedan program za plate za jedne klijent, drugi program za druge klijente
  • da usled toga što obračunavaju plate za desetine klijenata svaki od njih ima neke svoje osobenosti tako da se očas posla od “par izuzetaka” došlo do “unije svih eventualnosti”
  • da su trudničko, bolovanje preko 30 dana, porodiljsko itd minska polja za koja niko nema mapu i imam utisak niko ne razume (uključujući i zakonodavca) sa 100% sigurnosti kako se šta obraračunava i naplaćuje
  • da pored obračuna zarada, usled mornluka zakonodavca sa tim šta se iskazuje u PPP obrascu, knjigovođe pod programom za plate podrazumevaju i stvari koje nemaju nikakve veze  sa platama: prihodi od izdavanja lokala, šumskog voća, itd itd (tzv druga lična primanja)
  • da ne vole web resenja – šta ako nemam interneta, šta ako ti ugasiš firmu, šta ako prestanem da ti plaćam pretplatu itd – sve apsolutno validna pitanja.
  • da imaju u načelu negativno mišljenje o pretplatnom modelu iz gore navedenih razloga i stečenih navika iz svog iskustva o kupovanju programa za plate – jednom platim i nema šanse da me posle prevariš.

 

Rezultat moje odluke da pivotiram ka knjigovodjama je da evo tek nakon 6 meseci rada (krajem jula) ću uspeti da zaokružim program koji njima treba (u poređenju sa oko 20 dana inicijalnog programiranja mi je trebalo za verziju programa “plata  za preduzetnike”)

Tržišni pivot – ka uslugama

Iako sam uveren da krajem jula v1 Papiri programa za plate će biti po volji velikog broja knjigovođa iz gore navedenih prikupljenih informacija mi je jasno da zasnivati tržišnu strategiju na njima je u najbolju ruku “malo verovatno da uspe”, pa sam zadnjih par dana proveo u razmišljanju o tome delu svog proizvoda i došao do zaključka da moram tu opet da pivotiram ideju u pravcu nano firmi.

Osnovni razlog za tu odluku je da poslovni softver treba da rešava probleme i prodaje se “pain driven sales” i da kad uporedim ta dva segmenta problem nano firmi je znatno veći u odnosu na problem agencija te da samim tim trebam se nekako fokusirati na njih u svojoj tržišnoj strategiji.

To naravno ne treba da isključi agencije pošto  već imam proizvod koji verujem da je među najboljima kod nas, samo da ne smem da se oslonim primarno na njih.

Pošto preduzetnici imaju strahove kakve imaju odlučio sam da pored “programa za plate” ponudim i “program sa knjigovođom”. Ideja se zasniva na tome da stupim u saradnju sa knjigovodstvenim agencijama zainteresovanim za isključivo knjigovodstvenu podršku mojih korisnika koje bi na račun toga dobijale deo profita. Pošto je program “jednostavan i prost” i većina korisnika "rade standardni obračun” i pošto ču ja imati svoj tim koji će da pruža tehničku  podršku  itd. njima će taj prihod verovatno doći “besplatno”. U slučaju da ne nađem agencije voljne za ovaj vid saradnje, investiraću novac ja sam, zaposliti knjigovođe kojima će posao biti jedino da podržavaju po potrebi moje korisnike.

Drugim rečima, umesto proizvoda ponudiću “uslugu obračuna zarade”.

To verujem da će smiriti strahove delova tih nano preduzeća te će taj procenat zainteresovanih porasti “do nivoa rentabilnosti”.

S obzirom na MVP cilj o “ceni za svaki džep”, cena korišćenja  Papiri programa za plate biće postavljena vrlo verovatno inicijalno ovako:

  • Knjigovodstvene agencije – 1 obračun za jedan evro
    Moći će da koriste i web sajt i klasičan windows program sa lokalnom bazom za tu cenu.
  • Preduzetnici:
    • Program za plate bez knjigovodje -   5 evra mesečno
    • Program za plate sa knjigovodjom dostupnim putem interneta – 10 evra mesečno
    • Program za plate sa knjigovodjom dostupnim i putem telefona – 20 evra mesečno.

.
Pretplata i promena cena

Apsolutno svaki knjigovođa kad čuje pretplata (pored šta ako zatvoriš…) me pitao kako da znam da nećeš kasnije da podigneš cene nenormalno i ovo što mi je sad prihvatljivo da mi bude preskupo.

O tome sam isto dosta razmišljao zadnjih par dana i odgovor je da će do umerenog povećanja cena verovatno kad tad doći iz prostog razloga što ja i nakon jula nastavljam sa radom i dodajem nove mogućnosti u program vezanih i nevezanih za plate (nakon plata nastavljam sa drugim delovima papira) te je samim tim vrednost proizvoda veća i samim tim cena mora biti korigovana.

Ipak, da bi sprečio to da se neko oseti prevarenim potencijalnim povećanjem cena (dobrobit mojih korisnika mi je uvek na prvom mestu čak ispred i mojih interesa) sa danom povećanja cena svi postojeći korisnici će imati 3 meseca mogućnosti da kupe koliko god žele obračuna po staroj ceni.

Npr. ako bi ja danas objavio da je cena obračuna za knjigovodstvene agencije 2 evra umesto 1-og evra, sve knjigovodstvene agencije koje bi bile već korisnici na današnji dan bi mogle do 15 avgusta da kupe obračune po 1 evro pa bi tako recimo neka agencija mogla da kupi 100 obračuna po 1 evro i obezbedi se po starim cenama. Za sve knjigovodstvene agencije koje bi postale korisnici nakon povećanja cena ovo ne bi važilo te bi za njih cena bila 2 evra počev od momenta objavljivanja novih cena.

Smatram da je ovaj pristup maksimalno fer prema postojećim korisnicima i da ih štiti od toga da se osete prevarenim jer imaju mogućnost.

Toliko od mene za sad, post se odužio a more čeka… Smeško

Ako ko ima šta da me kritikuje, savetuje, ispravi ili podeli svoja razmišljanja na ovu temu bio bih mu veoma zahvalan da ih objavi u komentarima ovog posta – za mene je ovo sve velika avantura i još uvek misterija tako da iskustvo starijih i pametnijih uvek dobro dođe u tome. Smeško

 

Posted by on 14.07.2013 in Plate, Prodaja

8 Comments

Iz šupljeg u prazno

Obračun zarade od 31.05.2013

 

U „Sl. glasniku RS“, br. 47/13, od 29. maja 2013. godine objavljen je set poreskih zakona, od kojih Zakon o porezu na dohodak građana i Zakona o doprinosima za socijalno osiguranje su stupili na snagu 30. maja 2013. godine.

Najvažnije novine u vezi sa ova dva zakona su sledeće:

  1. smanjena je stopa poreza na zarade sa 12% na 10%;
  2. povećan je neoporezivi iznos zarade sa 8.776 dinara na 11.000 dinara;
  3. povećana je stopa doprinosa za PIO za zarade koja se plaća na teret zaposlenog sa 11% na 13% (stopa doprinosa za PIO na teret poslodavca ostala je nepromenjena 11%).
  4. stopa doprinosa za PIO za ostala primanja (autorski ugovor, ugovor o delu itd.) povećana je sa 22% na 24%.
  5. Isplatioci koji su do dana početka primene ovih zakona izvršili isplatu dela zarade, odnosno plate i naknade zarade, odnosno plate obračunavaju i plaćaju porez na zarade u skladu sa dosadašnjim odredbama zakona zaključno sa konačnom isplatom te zarade, odnosno plate i naknade zarade, odnosno plate.

Da pogledamo efekte ukratko ovih promena…

Primer obračuna zarade nakon 31.05.2013

Ako uzmemo i saberemo sve procente doprinosa i poreza koji sa neto čine bruto zaradu dobijemo sledeći izraz

10% + 13 % + 6,15% + 0,75% = 29.9% ili 0.299

tako da imajući u vidu to opštu formulu za ubrućivanje možemo da napišemo jednostavno

B = (N – POR.OSL) / 0.701

Zaključak: koeficijent ubrućivanja se nije promenio u odnosu na prethodni obračun – sasvim logično jer je za 2% povećan PIO doprinos, a za 2% smanjen porez tako da je zbir ostao isti.

Poresko oslobođenje sa novim parametrima se obračunava po novom

POR. OSL = 11.000 din x 10% poreza = 1.100 din.

dok je prethodno bio

POR. OSL = 8.776 din x 12% poreza = 1.053,12 din.

Da pogledamo sad razlike u iznosima poreza i doprinosa malo detaljnije

Ako uzmemo za primer neto obračun zarade Mike Mikića u Papirima sa novim parametrima vidimo sledeće podatke:

Ako na ekranu obračuna papira promenimo datum na datum pre 1.6, u obračunu će se koristiti stari parametri te su i izračunati parametri različiti

Ako uporedim cifre

pre 01.06-og:

  • neto         50.000,00 din
  • porez         7.325,80 din.
  • doprinosi  12.498,56 din.
  • bruto        69.824,37 din.

 

posle 01.06.-og:

  • neto         50.000,00 din
  • porez         5.875,75 din.
  • doprinosi  13.881,56 din.
  • bruto        69.757,49 din.

 

dolazim do zaključka da ove promene nemaju nikakv efekt ni na poslodavca ni na zaposlenog – tako da ta priča vlasti otpada.

Ako se pogledaju cifre koje su se promenile onda je jasno šta se desilo – dodatnih 2% bruto zarade je prešlo sa poreza na PIO doprinose i to po hitnom postupku (vidi stavku #5 gore) i to baš u momentu kada su se političari ganjali oko toga te hoće ili neće biti zamrzavanja penzija.

Eto sad znamo kako neće biti zamrzavanja, svi zaposleni u Srbiji finansiraju to sa dodatna 2% od svojih zarada.

Iz šupljeg u prazno.

 

Posted by on 03.06.2013 in Plate, Reagovanja

3 Comments