Web program za knjigovodstvo – tabele?

Jedan od knjigovođa sa kojim redovno razgovaram na temu knjigovodstvenih programa se odlučio prošle godine da pređe u poslovanju knjigovodstvene agencije sa DOS FoxPro aplikacije napisanu od strane lokalnog programera na web aplikaciju.

Neki od glavnih razloga iza te njegove odluke su bili:

  • Ne želim da čekam više na novu verziju aplikacije kad se menjaju zakoni i da potrošim dan instalirajući je
  • Ne želim da razmišljam o podacima – 2x sam gubio podatke i radim backup, ali mi je muka više od toga
  • Čuo sam da neka od tih web rešenja imaju besplatne verzije za fakturisanje pa mogu moji klijenti to da koriste i da ja uštedim vreme i živce oko toga.
  • Svi pričaju o tom cloud-u a ja i dalje buljim u  isti ekran već 20 godina koji je tako mali da moram i monitorsku rezoluciju da smanjim da se vidi nešto.
  • Plaća se mesečno tako da ne mogu da me prevare – ako mi se ne dopada samo odem a nije ni neki veliki novac u pitanju
  • Nije ni neki veliki novac u pitanju

S obzirom da Saop Minimax je firma sa verovatno najboljim marketinškim pristupom u Srbiji, knjigovođa je učestvovao na nekoliko tih seminara, pričao sa njihovim predstavnicima i oduševljen je uveo Minimax pre godinu dana u svoje poslovanje.

Da vas razočaram odmah, ovo nije priča o tome kako Minimax ne valja sa morem primera o problemima koje je on imao. Njegovo iskustvo sa samim Minimaxom je bilo u suštini ok, dopalo mu se što Minimax ima više izveštaja nego njegov program, dopalo mu se to što može da ga koristi sa svakom mesta gde ima internet itd.

Razlog zašto je njegova agencija odustala od Minimax-a je nešto što mu je tamo neki mudri čovek koji piše neki blog o knjigovodstvenim programima rekao pre nego što je počeo – gubitak produktivnosti.

Naime, osnovno  obeležje poslovanja knjigovodstvenih agencija u Srbiji je „Poni ekspres“ način rada  u kome knjigovođe svakog dan unose more podataka vrlo često u tabelarnom obliku. S vremenom iz odgovarajući program postiže se visok stepen produktivnosti gde često knjigovođe šamaraju numeričku tastaturu i bez gledanja u ekran i ukucavaju stotine stavki velikom brzinom.

Na žalost, to sa Minimaxom nije sasvim moguće ostvariti jer je unos više tabularnog nego tabelarnog tipa

Saop Minimax – unos racuna

Kao što se vidi na priloženom ekranu unosa računa odabir artikla je izdvojen u vidu padajuće liste. Pored nje se nalazi + čijim klikom odlazite sa stranice unosa računa na stranicu unosa novog artikla. 

Jednom  kad ste odabrali artikl, tu je zasebna linija gde se unose/ispravljaju podaci stavke računa vezani za taj artikl. Na kraju, treba da kliknete na dugme Sačuvaj i onda se ta nova uneta stavka pojavi u tabeli dole.

Podatke u toj tabeli takođe ne možete da ispravljate na licu mesta nego morate kliknuti na ikone za brisanje ili ispravku koji u slučaju ispravke vam učitaju podatke odabrane stavke u onaj izdvojeni red na vrhu.

Složićete se da ne deluje baš kao najefikasniji način unosa podataka, zar ne? 

Da budem iskren, ovaj nivo produktivnosti u web programima kod nas je prihvaćen od strane mnogih knjigovođa i sasvim standardan u većini programa – npr. Akord  ima slično rešenje sa izdvojenim redom na dnu za unos nove stavke tabele, ali se podaci unetih stavki u tabeli mogu direktno ispravljati što je nešto bolje rešenje sudeći po mišljenju nekoliko knjigovođa koji su probali Minimax i Akord.

I šta je bilo na kraju sa tim knjigovođom?

Knjigovođa sa početka ove priče je probao nekoliko meseci da koristi Minimax naleteo na opisani problem toliko puta da je odustao i vratio se svom DOS programu. Onda je proveo neko vreme testirajući Akord da bi na svoju neizmernu radost našao napokon na kraju „Biznisoft Live“ koji knjigovođama izgleda kao web program i pruža prednosti web programa, a koji u isto vreme zahvaljujući tome što se radi o desktop programu kome se pristupa preko browser-a. Trenutno se kune u Biznisoft, a videćemo kasnije – možda bude još jedan post o tome šta se desilo tamo 🙂

A Papiri?

Kao što sam ranije pisao, moderni knjigovodstveni program je multiplatformska aplikacija i treba da ima između ostalog i web aplikaciju.

Uopšteno govoreći, za hard core profesionalce verovatno da će desktop aplikacija uvek biti najbolji balans prednosti i mana jer je ta produktivnost najizraženija tako da bi se sa te tačke gledišta moglo reći da u slučaju aplikacije koja postoji na više platformi, web aplikacija može ostati ovako primitivna jer korisnici koji biraju web aplikaciju ne unose stotine stavki svakodnevno pa im to nije toliko ni bitno.

Ipak, kada je reč o tabelarnom unosu podataka, smatram da web aplikacija može da pruži rešenje koje omogućava efikasni unos tabelarnih podataka.

Dokaz za ovu moju tvrdnju su Google Docs i Microsoft Excel Online gde je tabelarni unos podataka potpuno uporediv sa desktop proizvodima.

Ok, ako je moguće što ga onda nemaju svi programi?

Iz prostog razloga što i Google i Microsoft imaju stotine ljudi koji rade samo na tim web tabelama, što košta jako puno i zahteva puno vremena. Na tržištu gde je ponuda standardizovana i ima puno korisnika kojima je ovaj unos ok, ekonomski je neisplativo za iole ozbiljnu firmu da ulaže svoja ograničena sredstva u nešto poput „excel tabela“.

Na (ne)sreću, pored ozbiljnih firmi ima i neozbiljnih hobista koji se ovim bave iz ljubavi i koji su se baš nameračili na „web tabele koje rade kao Excell“ pa ko zna šta budućnost donosi – možda i bude tako nešto u 2019-oj 🙂

Moderna elektronska arhiva na primeru Papira

Broj elektronskih dokumenata sa kojima se preduzeće sreće svakog meseca je sve veći i veći što postavlja određene izazove u domenu produktivnosti rada i čuvanju tih dokumenata.

Situacija postaje još teža ako se radi sa podacima više firmi (kao u slučaju knjigovođa).
Prosečan knjigovođa koji radi sa samo 10-tak klijenata, samo za obračun plata u jednom mesecu se susreće sa desetinama elektronskih dokumenata koji šalje i prima od PU.

Ovo je realan problem u Srbiji danas, ne neka ezoterična fantazija programera i kao što sam obećao u prethodnom članku, evo jednog rešenja tih problema na primeru mog programa – Papiri.

(Sve u ovom članku je odrađeno korišćenjem besplatnog probnog korisničkog naloga tako da ako želite stvari iz članka da sami isprobate idite na https://oblak.papiri.rs, napravite sopstveni besplatni probni nalog i probajte sami)

Kreiranje elektronskih dokumenta

Ekran obračuna zarade u Papirima je jednostavni ekran koji sadrži samo dugme snimi.

Kada korisnik klikne na Snimi dugme obračun se snima odmah i zasebno se tad u Oblaku pokreće proces za kreiranje dva zasebna dokumenta:

  • XML datoteka obračuna koja se šalje Poreskoj upravi (dokument iz ovog članka dostupan ovde)
  • Nekoliko obraza za štampu (OZ obrazac, specifikacija obračuna i sl.) –

Kada nakon par sekundi oblak kreira ta dva dokumenta, korisnik se obaveštava da su dokumenta kreirana i spremna (uokvireni ekran u dojem desnom uglu)

Sva dokumenta obračuna se nalaze u arhivi obračuna, tako da bi smo preuzeli XML dokument za slanje Poreskoj Upravi moramo da otvorimo obračun i uđemo u njegovu arhivu dokumenata prateći gore prikazane instrukcije koraka 4 probnog iskustva.

Preuzimanje dokumenata

U Papirima je princip upravljanja arhivom elektronskih dokumenata isti u celoj aplikaciji i svodi se na to da, gde god se korisnik nalazio u aplikaciji, ako postoje elektronska dokumenta vezana za taj ekran uvek se u gornjem desnom uglu nalazi dugme sa ikonom dokumenta koje prikazuje broj pratećih elektronskih dokumenata.

U slučaju tek obračunate zarade, kao što je gore navedeno postoje pomenuta dva dokumenta tako da ikona arhive prikazuje broj (2).

Širom Papira, kada se klikne na dugme arhive dokumenta, pojavi se sam ekran arhive dokumenata gde se vidi lista dokumenata u arhivi i gde dokument mogu da se preuzmu, dodaju itd.

U arhivi obračuna možete:

  • preuzeti celokupnu arhivu (klikom na Preuzmi sve se dobija zip fajl sa svim dokumentima u njemu) ili
  • preuzeti samo pojedniačni dokument koji vam treba.

Na primer, ako želimo da preuzmemo XML fajl da ga pošaljemo Poreskoj upravi, potrebno je samo kliknuti na link sa xml dokumentom i odabrati gde se snima.

Otpremanje dokumenta

Kada se XMl fajl otpremi putem portala Poreske uprave, ona ga obradi i izda dokument koji u sebi sadrži tzv. BOP broj koji se onda koristi kao poziv na broj kod uplata obaveza i zarada.

U većini programa,se onda taj broj ukuca negde na nekom ekranu i nalozi za prenos se naprave, ali je problem sa time što se gubi uvid u dokumentaciju obračuna i nastaju napomeni problemi sa čuvanjem elektronskih dokumenata.

U Papirima se zato od korisnika očekuje da otpremi (eng. upload) dokumenta koje PU izdaje u arhivu obračuna dokumenta.

Jedan od načina da se to uradi je da se klikne na dugme Otpremi dokument… na ekranu arhive obračuna i onda da se sa računara odabere dokument sa BOP-om.

Papiri će onda preuzeti BOP dokument, opremiti ga u arhivu obračuna u oblaku i tek onda napraviti naloge za prenos.

Na primeru arhivu obračuna u ovom momentu možemo videti osobenosti Papira u domenu elektronske arhive:

  • na jednom mestu nalaze sva dokumenta obračuna broj 2015-1.
  • nema pamćenja gde su dokumenta kog klijenta snimana, koji folder itd.
  • Dokumenta se mogu koristiti i preuzeti sa bilo kog računara – nema više problema tipa to je snimljeno na Perinom računaru u kancelariji.
  • Za svaki dokument se vidi ko i kad ga je otpremio u oblak

Profesionalno otpremanje dokumenata

Opisan proces preuzimanja dokumenata sa portala PU i njihovo ručno otpremanje u arhivu Papira je zadovoljavajuće rešenje, ali ne i optimalno jer zahteva da se urade sledeći koraci:

  • na portalu PU klikne na link dokumenta,
  • da se dokument preuzme u neki folder na računaru,
  • korisnik otvara Papire i nalazi obračun
  • korisnik u obračunu otvara arhiva dokumenta,
  • klik na dugme „Otpremi dokument…“
  • korisnik traga za folderom gde je prethodno snimio dokument sa PU
  • korisnik otprema dokument u arhivu.

Ako ovo radite samo za svoje preduzeće, nije neki problem. Ako ste knjigovođa i ovo radite 50x mesečno za svakog od svojih klijenata, onda je problem za koji na sreću mi imamo savršeno rešenje koje ću opisati u poslednjem delu priče o problemima i izayovima elektronskim dokumenata u poslovanju.

Do tad 🙂

Čamac, tanker i gliser

“Korisnici se dele na dve grupe: oni koji su izgubili podatke i oni koji će ih tek izgubiti”

Poslovanje svakog preduzeća će u narednih par godina zavisiti u velikoj meri od elektronskih dokumenata koji se šalju i primaju od poslovnih partnera, državnih organa itd.

Razloge zašto mislim da će do toga doći sam već izneo u prethodnom članku, tako da se u ovom postu fokusiram na suštinu problema upravljanja elektronskim dokumentima i koja su rešenja za te probleme.

Da bi shvatili u čemu je problem sa obračunim zarada i elektronskim dokumentima hajde da pogledamo kako izgleda jedan obračun zarade…

Obračun zarade i elektronska dokumenta

Da bi se zarada obračunala prvo moraju da se oformi kadrovska evidencija unošenjem podataka zaposlenih.

Za svakog zaposlenog postoji jedan određeni broj dokumenata koji se obično kreira u elektronskom formatu ili čuva kao skenirani dokument: ugovor o radu, radna knjižica, diploma i sl.

Kada se zarada obračuna, kao rezultatog tog obračuna se kreiraju nekoliko dokumenata: OZ obrazac (1 po radniku), specifikacija obračuna, dokumenta za trudnice itd.

Takođe se kreira i PPP PD obrazac u XML formatu koji opisuje obračunatu zaradu i koji se šalje poreskoj upravi koja ga validira i knjiži.

Način na koji se slanje obavlja je sledeći: isplatilac kriera fajl, snimi ga u određeni folder na svom računaru, zatim odlazi na PU portal, prijavljuje se, ide kroz menije i ekrane, klikne na dugme upload, nađe folder gde je xml fajl snimljen i klikne ok.

Kada poreska uprava proknjiži potvrdu, nakon nekog vremena na osnovu predate prijave kreira dva dokumenta:

  • potvrdu o prijemu
  • uputstvo o plaćanju koje sadrži u sebi poziv na broj (BOP) sa kojim se uplata obaveza mora obaviti.

Ta dva dokumenta su fajlovi koji se nalaze takođe na PU portalu i koji se preuzimaju sa različitih mesta na PU portalu u PDF ili u XML formatu.

Za oba dokumenta korisnik mora da ponovi istu proceduru:

  • pronađe na PU portalu gde se nalazi link za skidanje dokumenta
  • desni klik, Save as meni u browseru
  • 10 klika – traži po kompjuteru gde da se fajl snimi.

Kada isplatioc ta dva dokumenta napokon dobavi onda prelazi na sledeći korak:

  • popuni nalog za prenos kojim se isplaćuju zbirne obaveze za doprinose i poreze
  • za svakog radnika koji prima zaradu preko računa popuni nalog za prenos neto zarade sa BOP pozivom na broj
  • za radnike koji primaju novac u gotovini kriera zbirni nalog za podizanje gotovine i spisak za isplatu sa blagajne

Isplatioc tada dobijene naloge nosi u banku ili učitava u svoj eBanking klijent i “pušta platu”

Na kraju, kada stigne izvod banke koji potvrđuje da su sredstva isplaćena, kreira se specifikacija obračuna na osnovu koje se formira knjižni nalog i isplaćena zarada iskazuje u glavnoj knjizi.

Šta je problem?

Kao što vidite postoji hrpa dokumenata koji se javljaju u ovom procesu čije je skladištenje:

  • kompleksno – neke dokumente mi kreiramo, neke dobijamo od PU, neke šaljemo banci, neke koristimo u knjigovodstvu. Dokumenti su u raznoraznim formatima: pdf, xml, jpg . Neki su namenjeni ljudima neki mašinama.
  • komplikovano – svaki dokument treba skinuti sa raznih mesta, pronaći odgovarajuće mesto na računaru gde da se snimi i odakle da se učita. Proces nije težak, ali oduzima vreme i živce. Ovo vodi ka tome da se dokumenta snimaju na desktop, jedna preko drugih itd i posle par dana niko više ne zna gde se šta nalazi.
  • odgovorno – u situaciji kada se razmenjuju SAMO elektronska dokumenta i kada su ona osnova za knjiženje, ta se dokumenta morau uskladištiti i čuvati. Šta ako se računar pokvari? Šta ako se dokumenta obrišu jer su bila na desktopu i reinstalacija windowsa ih je obrisala.
    Važnost ovoga sam osetio na svojojoj koži pre par meseci kad mi je PU tražila da im dostavim potvrdu o prijemu poreske prijave jer NE MOGU DA NAĐU U RAČUNARU moju prijavu.
  • neproduktivno – gore opisana procedura opisuje proces predaje obračuna jedne zarade. Ista procedura i isti broj dokumenata se kreira i za druge vidove zarade kao što su: zakup lokala, isplata stipendije, isplata putnih troškova, ugovora o delu itd. Za svaki od njih, se cela priča ponavlja.
  • nekolaborativno – sva dokumenta koje ja snimim na svoj računar su dostupna samo meni, a moj knjigovođa i moj ekolege im ne mogu pristupiti. Možda izgleda nebitno na primeru obračuna zarada, ali je obračun zarada samo jedna pojavna manifestactacija – za par godina većina dokumenata sa kojim preduzeće dolazi u dodir će biti elektronski
    .

Da razumemo u potpunosti koliki je problem skladištenje i procesiranje dokumenata, moramo uzeti u obzir da se u Srbiji u glavnom vrše od strane knjigovođa  tako da jedan knjigovođa recimo koji ima 50-tak klijenata, mesečno prolazi kroz gore opisnai proces stotinama puta.

Koje je rešenje?

Po mom skromnom mišljenju postoje tri osnovna rešenja:

  • Čamac sa veslima rešenje
  • Tanker rešenje
  • Gliser rešenje

Svako od ovih tri rešenja rešava problem na pdređeni način, ima svoje mane i prednosti u zavisnosti od preduzeća koje se susreće sa problemom. Ne postoji jedno jedino pravo rešenje, tako da ću ja pokušati da objansim koje su prednosit i mane ova tri pristupa pa vi presudite sami.

Čamac

je rešenje prisutno u bar 92.73% preduzeća kod nas i izgleda otprilike ovako:

  • kupi za računar poseban hard disk ili usb stick ili se odvoji zasebna particija gde će sva elektronska dokumenta biti snimljena
  • krieraj na njemu folder i u tom folderu podfoldere po godinama, pa onda po klijentima, pa onda po mesecima, pa onda po tipovima dokumenata itd itd
  • svaki dokument sa kojim radiš pažljivo i strpljivo snimi u pravi folder gde pripada
  • periodično radi backup na CD ili na neki memory stick.

Prvi problem sa ovim rešenjem je to što se u praksi nakon nekog vremena taj backup ne radi redovno.

Ovaj je problem na sreću lako rešiv tako što se koristi program koji besplatno i automatski kopiju datog folder snima nepsrestano putem interneta na neko udaljeno mesto. Pošto je proces automatski i kopije fajlova se ne nalaze na računaru, sigurnost arhive je time rešena.

Moja preporuka za ovo je da koristite progam Microsoft OneDrive koji Vam potpuno besplatno obezbeđuje 7 Gb arhivu u oblaku sa automatskom sinhronizacijom itd.

Drugi mnogo ozbiljniji problem sa ovim rešenjem je u tome što polazi od toga da ćemo osoba koja radi sa elektronskim dokumentima imati uvek znanja, vremena i živaca da pronađe i odloži fajlove u foldere gde treba da pripadaju. Ovo možda zvuči kao minorni problem, ali kada to radite 100x na dan verujte da počinje da smeta i disciplinu zamenjuje “snimiću na desktop jer sam u gužvi a posle…”. S povećanjem broja ljudi koji to rade (npr. u knjigovodstvenim agencijama) povećava se i veličina ovog problema i za njega po mom iskustvu nema dugoročnog rešenja.

Čamac sa veslima ima smisla ako je reka mirna, mali broj putnika i ne smeta vam da veslate

Tanker

Rešenja ovog tipa se odlikuju time da se kupi specijalizovani softer za upravljanje dokumentacijom (Document Managment System) koji je obično zadovoljava neke ISO standarde, ima 1000 opcija za definisanje ko šta, kad i kako može da radi sa dokumentima, kako se dokumenti klasifikuju itd itd.

Primer ovakvog specijalizovanog rešenja kod nas je NetDokumenti koji pokriva većinu potreba ozbiljnih preduzeća za upravljanjem dokumentima i koji je dostupan kao open source tako da ga možete prilagoditi sopstvenim potrebama.

Prvi problem sa rešenjima ovog tipa je što su preglomazna.

Malim preduzećima sa par zaposlenih veliki deo funkcija koje nude DMS rešenja je nepotreban, korišćenje je prekomplikovano za njihove jednostavne poslovne procese.

Drugi problem sa rešenjima ovog tipa je štp su tangentna.

Naime, radi se o “još jednom programu” koji mora da se  nauči kako da se koristi i koji je potpuno odvojen od ostalih programa koje preduzeće koristi. Knjigovođa koji ceo dan provodi u knjigovodstvenom programu da bi radio sa elektronskim dokumentima mora da prelazi u zaseban program da bi učitao ili sačuvao dokument.

Tanker ima smisla ako želite da prevezete milione barela nafte preko okeana
do dovoljno velike luke gde može da se ukotvi.

Gliser

Pre par godina je pokojni Steve Jobs pozvao osnivača Dropbox-a (cloud skladište dokumenata) na večeru tokom koje je pokušao da ga ubedi da proda Apple-u svoju firmu te bi tako Apple dobio cloud skladište fajlova.

Dru je ponudu za prodaju od nekoliko milijardi odbio, na šta je Steve Jobs navodno odgovorio da je “cloud skladište datoteka funkcija proizvoda, a ne sam proizvod” (feature and not a product).

Gliser rešenje problema skladištenja dokumenata su manifestacija ovog stava, gde se u postojeće poslovne aplikacije dograđuju delovi za skladištenje podataka.

Tako na primer ako pogledamo kako izgleda ekran za otvaranje dokumenta u Microsof Word 2013 aplikaciji videćemo da u sam Word je ugrađena mogučnost učitavanja fajla direktno sa mog OneDrive foldera u oblaku tako da ne moram da izlazim iz programa da radim sa elektronskom arhivom.

U slučaju knjigovodstvenih programa, ovakav pristup možete videti u slučaju SAOP aplikacije gde se u samom unosu fakture klikom na dugme može pridodati skenirani dokument itd.

Prednost ovog rešenja je očigledna jer rešava nedostatke koje tanker rešenje ima: korisnik ne napušt a primarni progrma u kome radi, ne mora da se posebno obučava ird.

Mana ovog rešenja je to što ako nema složene mogućnosti koje zasebno DMS rešenje ima o upravljanju i korišćenju okumenata.

Namena glisera je da brzo preveze nekolicinu putnika od tačke A do tačke B. Nije sposoban da nosi preveliki tovar i ne služi ničemu drugom. Uglavnom je okačen na palubi tankera i koristi se kada tanker ne može bliže da priđe obali zbog dubokog gaza za prevoz posade do obale.

Šta dalje?

U ovom postu smo priču o problematici i značaju upravljanja elektronskim dokumentima nastavili detaljnijim ilustrovanjem prirode problema sa kojim se preduzeće susreće u radu sa elektronskim dokumentima.

U sledećem članku, priču nastavljam opisivanjem kako moj knjigovodstveni program Papiri konkretno rešava pitanje elektronske arhive na način koji je verujem optimalan po korisnike.

Do tad…

Papiri– najprostiji program za plate

S obzirom da smo potpuno iscrpljeni pisanjem programa za plate po treći put od nule da ispratim ove nove promene u ovom tekstu ću preskočiti moja razmišljanja na temu “plata po novom”, PU i sl. i evo samo kratkog pregleda kako Papiri mogu da se isprobaju danas. Papiri su besplatni za neograničeno korišćenje do 1. aprila tako da slobodno možete na miru i bez ikakvih obaveza isprobati da li odgovaraju vašim potrebama.

Korak 1. Otvaranje papiri programa

Otvorite u vašem internet browserz http://oblak.papiri.rs/?src=blg i kliknite na link za kreiranje probnog naloga

Korak 2. Kreiranje probnog naloga

Unesite vašu email adresu i odaberite koji ste tip korisnika kako bi se Papiri prilagodili vašim potrebama

Papiri će Vam kreirati probno preduzeće u kome možete da unosite bilo kakve podatke da se upoznate sa radom papira. Jednom kada ste isprobali Papire i videli da vam odgovaraju, sami u sekundi možete da dodate svoje preduzeće i krenuti da unosite svoje stvarne zaposlene i obračunavate im platu.

Na email adresu koju unesete poslaćemo vam vaše pristupne podatke za naknadno pristupanje papirima.

Korak 3. Početni ekran papira

Sada kada vam je probno preduzeće kreirano nalazite se na početnoj stranici gde vam Papiri pokazuju uvek koji je sledeći korak koji treba da učlinite.

S obzirom da smo tek kreirali nalog, zadatak pred nama je opisan u prvom koraku i sastoji se u kliktanju na opciju menija u gornjem desnom uglu sa vašim emailom unetim u koraku broj 2 i odabirom podmenija Opcije.

Korak 4. Definisanje opcija

U opcijama podešavate tip obračuna koji će se koristiti, iznos regresa, toplog obroka itd.

Ako ste preduzeće koje isplaćuje minimalnu zaradu, samo kliknite na Snimi Podešavanja dugme, a ako niste onda odaberite odgovrajuće opcije.

Korak 5. Toster obaveštenja

Odmah nakon vašeg snimanja vratili ste se na početni ekran na kome vidite da je prvi zadatak završen i u dnu se pojavljuje obaveštenje da su opcije vašeg preduzeća uspešno snimljene. Ta obaveštenja se nazivaju tost baveštenja i putem njih Papiri vas obaveštavaju o bitnim momentima, greškama itd.

Sledeći zadatak je korak broj 2 – unošenje podatka bar jednog zaposlenog i da bi njega ispunili potrebno je da kliknemo na meni Partneri/Ljudi.

Korak 6. Unos podatka zasposlenog

Na ekranu za unos novog zapošljenog unosimo podatke koji opisuju zapošljenog u probnoj firmi kome obračunavamo zaradu.

Da bi vam omogućili punu anonimnost u testiranju programa, omogućili smo vam da u polja za unos JMBG i broja tekućeg računa možete da unesete posebne vrednosti koje program neće proveravati i sa kojima će cam dozvoliti dalji rad.

Korak 7. Unos podataka zapošljenog – uspešno završen

Ponovo ista priča – zadatak dva je precrtan kao završen i u dnu ekrana vidite tost obaveštenje o tome da su podaci zaposlenog uspešno snimljeni.

Sledeći korak (nakon definisanja opcija obračuna i unosa zaposlenog) je sam obračun zarade u koji se ulazi kroz meni Dokumenta/Lični prihodi.

Korak 8. Obračun zarade

Na ekranu obračun zarade su svi podaci već obračunati, te u slučaju da obračunavate minimalnu zaradu sve što vam preostaje je da samo kliknete Snimi obračun i tako obračunate zaradu BEZ IJEDNE UNEŠENE CIFRE.

Korak 9. Generisanje dokumentacije obračuna zarade

Nakon snimanja obračuna program nas vraća na stranicu sa spiskom obračuna i sa desne strane tek unešenog obračuna vide se dve ikone koje su u početku crvene što označava da izveštaji nisu spremni još uvek za korišćenje.

Onoga momenta kada papiri završe kreiranje dokumenta u oblaku korisniku se pokazuje odgovarajuće tost obaveštenje i ikonica postaje plava te se od tog momenta može na nju kliknuti.

Hajde da kliknemo na ikonu štampača koja je upravo poplavela…

Korak 10. Štampa obrazaca

Klikom na ikonu štampča se otvara PDF dokument koji u sebi sadrži sve neophodne obrasce (PPP PD, OPJ, OD, OZ, naloge za uplatu i sl. ) i koji možete odmah odštampati

Kompletan dokument prikazan na ovoj slici možete videti ako kliknete na ovaj link

Korak 11. Preuzimanje dokumentacije

Sada kada smo obrasce odštampali, da pogledamo čemu slući druga ikona – preuzimanje podataka koja je poplavela takođe pa je možemo kliknuti u ovom momentu.

Korak 12 – Dijalog za otvaranje preuzetog fajla

Na Internet exploreru izgleda ovako – kliknite na dugme Open

Na Chrome browseru izgleda ovako – kliknite na strelicom označen fajl

Na Mozila firefox browseru izgleda ovako – kliknite na OK

Korak 13 – Sadržaj arhive sa podacima obračuna

U zip arhivi se nalaze dva dokumenta: pdf dokument sa obrascima i XML fajl koji se šalje od 1.1.2014-e poreskoj upravi


Korak 14 PPP PD obrazac u XML fajlu za slanje Poreskoj upravi

Kada otvorite XML fajl vidite u njemu strukturu fajla, snimite ga na vaš računar i pošaljete poreskoj upravi.

Korak 15 Dodavanje stvarne firme

Nakon što ste se igrači sa probnim preduzećem i ustanovili da su Papiri pravi izbor za vas, vreme je da predjete sa izmišljene probne firme na vaše preduzeće.

Da bi ste to ostvarili kliknite na ikonu sa oblaku u levom gorenjem uglu da bi ste došli na stranu za izbor klijenata na kojoj vidite vaše klijente (u slučaju da ste knjigovodja taj spisak će biti poduži)

U dnu ove stranice se nalazi polje gde treba da unesete PIB svoje firme i kliknete na dodaj

Korak 16 Rad sa vašim preduzećem

Ja sam probe radi uneo PIB 101822617  i papiri su mi automatski kreirali moju firmu sa podacima i vode me ponovo kroz proces unosa podataka korka po korak

I to je to za sada.

Za sva pitanja, komentare, sugestije, žalbe, kritike itd itd, molimo ne ustručavajte se i kontaktirajte nas.

Nivatech doo, Ćuprija
email:office@nivatech.rs

Pametni knjigovodstveni programi

Iako sam o knjigovodstvenim programima po meri korisnika pisao već, novo predavanje koje je Kathy Sierra održala na BoSS 2012 konferenciji na tu temu

me podstaklo na ponovo razmišljanje o tome kako to dobar knjigovodstveni program treba da izgleda i funkcioniše i kako da se postigne to da se korisnik oseća gospodarom situacije.

S obzirom da zadnjih par meseci radim na obračunu zarada, primere da ilustrujem svoj stav u vezi ove teme sam naravno našao u toj oblasti – ko o čemu, baba o pečenju.

Sudeći po frekvenciji pitanja koje dobijam:”A kako program radi bolovanja i porodilje?” to je izgleda najkomplikovaniji deo obračuna zarada pa se rešavanjem tog najtežeg problema najverovatnije najviše pomaže korisniku.

O samom obračunu zarada u slučaju bolovanja i porodilja

Da pogledamo kako izgleda u slučaju renomiranog ozbiljnog knjigovodstvenog programa scenario: “unesi bolovanje zaposlenog”.

Uobičajena napomena: nisam knjigovođa, nisam vlasnik firme, još uvek radim na svom proizvodu koji (ja bar volim to tako da gledam) jednog dana će biti konkurencija dole pomenutim programima, tako da moje stavove sagledajte kritički i prosudite sami o njima.

Minimax

Saop Minimax je nesumnjivo jedan od tržišnih lidera u oblasti web poslovnih aplikacija koji je već dve godine prisutan i na srpskom tržištu. Održavaju redovno webinare o svojoj aplikaciji, tako da ako već niste prisustvovali jednom od njih prijavite se ovde – biće to pametno utrošenih sat vremena vašeg života.

Elem, u MiniMax obračunu nove zarade dati zadatak “Zaposleni X je bio na bolovanju u mesecu Y” zahteva sledeće korake

Korak 1 – unos novog obračuna

Korak 2 – odabir zaposlenog

Korak 3 – odabir vrste isplate

Hm, šta je umanjeno, a šta neumanjeno?

Korak 4 – detalji isplate

Hm, broj jedinica? Ok to valjda dobijem kad podelim broj dana bolovanja sa 8

Šta je sad ovo – iznos nula dinara?

Sve u svemu, SAOP Minimax mene lično najblaže rečeno ne čini da se osećam kao da “držim stvari pod kontrolom” tokom definisanja obračuna zarada.

Papiri

U mom programu za obračun zarada ja se naravno trudim da ovaj proces ispravim i učinim korisnika mog programa gospodarom situacije.

U delu programa gde se unose bolovanja zaposlenih, korisnik klikne na “Novo odsustvo” dugme i vidi ovaj ekran

Jednostavno u jednoj liniji unese sve podatke, ako ih zna.

A, ako ih ne zna onda samo klikne na strelicu na levoj ivici reda i onda nastupa “Kathy Sierra moment”

Kao što vidite Papiri me uče kako da obračunam to bolovanje:

  • Kažu da je bolovanje dugo 8 radnih dana na bazi ugrađenog kalendara radnih dana
  • Onda me obaveste da će se koristi puni bruto iznos ostvarene zarade zaposlenog jer je  zarada na teret poslodavca. Ako me zanima da malo bolje razumem šta to znači samo kliknem na link
  • Onda mi kaže da će se u obračunu koristiti koeficijent od 65% (sam koeficijent takođe objašnjen na gornjem linku)
  • Onda mi pretraži i prikaže obračunate zarade zaposlenog i prikaže podatke zadnje tri zarade (u ovom slučaju zaposleni je radio samo dva meseca pa ima samo dve zarade)
  • Onda mi izračuna prosečnu cenu radnog sata za ukupne ostvarenu zaradu i radne sate
  • Nakon toga koriguje prosečnu zaradu koeficijentom
  • Na kraju mi saopšti da pošto je dobijen rezultat manji od minimalne bruto cene rada od 157 dinara i da zato taj minimalna cena rada treba da se koristi.

.
Kompletna procedura obračuna bolovanja je detaljno obrazložena na licu mesta, potpuno automatski i bez ikakvog rada sa moje strane. Čak i da nikad u životu nisam obračunao zaradu, uz pomoć ovih instrukcija  ću znati da to odradim.

Slično se dešava i sa obračunom porodiljskog gde je takođe na zahtev korisnika dostupno automatsko jednostavno obrazloženje obračuna porodiljske naknade koje verujem samo pogledom na sledeći ekran i laiku objašnjava kako se obračunavaju zarade porodilja.

Na bazi veoma pozitivnih povratnih informacija korisnika programa koji su ovo videli, verujem da sam u dobroj postigao efekt o kome priča Kathy Sierra jer su se korisnici Papira izjasnili “po prvi put mi je ovo jednostavno i lako”

Zaključak

Knjigovodstveni programi se bave problematikom koja je jako kompleksna, specijalizovana i definisana kompleksnim i često zamršenom zakonskim regulativom.

Upravo usled svega toga, ja čvrsto verujem da je na autorima knjigovodstvenih programa da pokušaju sa svojim programima da naprave “korak dalje” i da pokušaju sve što je u njihovoj moći da svojim programima budu aktivni savetnik u službi korisnika.

Šta vi mislite?
Da li su Papiri stvarno drugačiji u odnosu na klasične programe? Da li su gore navedeni primeri nešto bitno drugačije i korisno za korisnike?

Koje su vaše ideje u vezi toga šta “korak dalje” znači za poslovne aplikacije koje vi koristite?

Gejmifikacija

Zabavni knjigovodstveni programi

Jedan od razloga zašto uporno koristite knjigovodstveni program na koji se žalite svima godinama su percipirani migratorni rizici koji se svode u suštini na dve stvari:

  • Menjanje programa za knjigovodstvo je poslovni i finansijski rizik
  • Testiranje drugog novog programa za knjigovodstvo je zastrašujuće jer su svi kompleksni i potpuno drugačiji od toga što danas koristite.

Današnji post je posvećen jednom od načina na koji proizvođač knjigovodstvenih programa može da umanji frustraciju korisnika izazvanog testiranjem novog programa za knjigovodstvo – gejmifikaciji.

Šta je gejmifikacija?

Gejmifikacija se zasniva na tome da svi ljudi (barem u jednom delu života) vole da se igraju, da kroz igru uče određene stvari i da u svim igrama postoji određeni set zajedničkih principa koji taj proces učenja čini zabavnim i lakim.

S obzirom da dobar deo čitaoca ovog bloga, pamti vreme “pre interneta i kompjutera”, da pojasnim ukratko šta je to gejmifikacija konkretno na nekoliko različitih primera .

World of Warcaft.

WoW je jedna od najpoznatijih internet igrica koja se odvija u oooogromnom virtuelnom svetu. Prvi put kada se prijavite na server gde se igra stvori se vaš igrački lik na nekoj livadi gde desetine ljudi oko vas nešto trče, neke životinje idu gore dole i vi bukvalno nemate predstavu šta da radite.

Da nema gejmifikacije, posle jedno 5 minuta bi rekli “Ovo je glupost” i otišli, ali pošto su autori igrice svesni toga oni vam odmah pokažu nekog tamo čikicu koji ima iznad glave znak pitanja, vi odete do njega i on vam da zadatak da uradite to i to (npr. ubijte 5 vuka). Kada završite dati zadatak, on vas nagradi sa određenim brojem zlatnika i da vam sledeći zadatak. Zadaci su povezani i idu ka sve složenijim, tako da vi prateći te zadatke korak po korak prelazite celu ogromnu igricu. WoW igrica vas bukvalno uzme za ruku i vodi od početka do kraja.

Facebook

Ista priča sa fejsbukom. Zamislite da kreirate nalog i da vam se učita početna stranica, bez ikakvih prijatelja, slika, novosti itd. Šta bi ste radili? “Ovo je glupost” i otišli.

Naravno da su fb-ovci svesni toga, te je (po rečima Mark Zuckeberg-a) njihova procena da bi Fejsbuk imao smisla za novog korisnika, potrebno da ima bar 20 prijatelja, tako  da je njihov čikica sa znakom pitanja koji vas dočeka predstavljen početnim ekranom kojim vam pronalazi vaše prijatelje, vodi kroz proces popunjavanja formulara itd.

A ako kojim slučajem preskočite ove ekrane, čeka vas čikica broj 2 – sama Facebook stranica.

Desk.com

je jedan od poznatijih sajtova za objedinjeno pružanje korisničke podrške istovremeno putem nekoliko glavnih kanala (email, socijalne mreže itd). Njihova gejmifikacija se sastoji u tome da u levom delu ekrana prikazuju listu zadataka koje korisnik može da ispuni ako želi da dobije nagradu u vidu određenog broja sati korišćenja, dodatnih agenata itd.

Gejmifikacija i knjigovodstveni programi

Ok, sada kada smo definisali šta je gejmifikacija, da se vratimo na originalnu temu i pogledamo kako izgleda primitivan ali ilustrativan primer gejmifikacije u poslovnim aplikacijama, na primeru mog kadceplata.com sajta za obračun plata.

Dizajnerski cilj kome je podređena gejmifikacija je da učini prvo probnog korišćenja bezbolno i brzo u toj meri da svako ko proba od nule do obračunate zarade dođe u samo par minuta

Način na koji to postižem je naravno – gejmifikacija – koja je trenutno primitivna, ali je koncept koji definitivno kasnije u toku godine planiram da unapredim i proširim i na druge segmente knjigovodstvenog programa na kome radim.

Prvi utisak

Kada korisnik kreira prvi put nalog ovo je izgled stranice koji ga dočeka

U zaglavlju ekrana, na istaknutom delu odmah obavestim korisnika da sam mu poslao email koji sadrži podatke neophodne da se kasnije ponovo prijavi na sajt.

U donjem delu korisniku prikazujem tri koraka koja treba da pređe da bi obračunao platu gde je samo prvi jasno vidljiv i podebljan, a druga dva služe samo da bi imao predstavu o tome da nakon prvog ima još koraka pa su trenutno sivi i teško čitljivi da ne odvlače pažnju – korak po korak.
Takođe tu je i nagrada za uspešno završeni zadatak – jedan besplatni obračun zarade.

U navigacionom delu je i sam interfejs sajta je podređen takođe gejmifikaciji i pokazuje samo delove koji su dostupni korisniku na datom zadatku – da se smanji inicijalna složenost sa kojom je korisnik suočen inicijalno.

Poenta ovog prvog ekrana je dakle očigledna:

  • minimalno uplašiti korisnika koji prvi put vidi sajt/program sakrivanjem kompleksnosti
  • obavestiti ga šta je do sada ostvario
  • obavestiti ga koji je prvi korak koji treba da preduzme i koja je nagrada za to.

Drugi korak

Jednom kada je korisnik podesio opcije za obračun zarade na nivou preduzeća i vrati se na početni ekran, on je prilagođen novom stanju i sledećem zadatku

Kao što vidite zadatak broj jedan je sada “precrtan” jer su opcije podešene. Sledeći zadatak “unos podataka zaposlenog” je podebljan i istaknut sa jasno označenim zadatkom “odaberite stavku menija Zaposleni” i sa jasno označenom nagradom za obavljeni zadatak – još jedan besplatni obračun zarada.

Korisnički interfejs je prilagođen novom zadatku tako da pored Opcija u meniju se pojavila i stavka “Zaposleni“ neophodna za ovaj zadatak.

I tako nakon koraka dva, korak tri sa novim zadatkom, korak četiri itd sve do obračunate minimalne zarade novog preduzeća u samo 2 minute

Zaključak

Knjigovodstveni programi su kompleksne poslovne aplikacije i zahtevaju znatnu mentalnu i emocionalnu “žrtvu” korisnika koji želi da ih proba u potrazi za savršenim knjigovodstvenim programom, a ovde prikazana tehnika gejmifikacije je po mom mišljenju smislena i primenljiva čak i u probnim verzijama poslovnih aplikacijama i vodi ka povećanju procenta  “konverzije” znatiželjnih prolaznika u korisnike knjigovodstvenog programa.

Web program za obračun zarada

Web program za plate – slušati zahteve korisnika ili ne?

Prošle nedelje sam nekolicini registrovanih omogućio pristup radnoj verziji najjednostavnijeg programa za obračun plata i od nekoliko ljudi sam dobio istu primedbu i sugestiju, koju sam odradio u zadnja 2 dana, ali i večeras ipak odlučio da odstranim taj već odrađeni kod.

Razlog  zašto sam to odlučio je po meni veoma zanimljiv i izlazi van suvoparnog konteksta programa za plate pa rekoh da podelim sa vama svoje rezonovanje na tu temu koristeći program za plate čisto kao pokazni primer.

Opis problema i sugestije

Opis problema je za mene bio prilično šokantan: “Kako da odštampam obračun zarade? Kako da ga snimim kao pdf fajl koji onda mogu da pošaljem svom klijentu? Kako da odštampam m4 obrazac?”

Evo stranice koja pokazuje spisak obračunatih zarada u stanju kakav je bio prošle nedelje na kome sam ja osmislio da se štampanje ostvari.

 

Složićete se verujem da kada vam više korisnika postave ovako bitno pitanje uvidite jako brzo da imate kritični problem u svom pristupu dizajna ekrana.

Analiza problema

Osnovni problem je očigledno to što na samom ekranu nije jasno uočljivo gde korisnik treba da klikne da bi odštampao obračun. To što u koloni izveštaji stoji link dokumentacija koji je po meni očigledno namenjen za to sudeći po povratnim informacijama ne znači apsolutno ništa.

Pošto je štampač opšte prihvaćen grafički simbol koji asocira na štampu, odmah menjam njime ovaj glupi link

Kao što vidite na ovom ekranu, ikona štampača je uočljiva u zadnjoj koloni – problem otkrivanja je rešen, a ista metafora se koristi i za sekciju zbirnih izveštaja.

Hm, testirajući rešenje sa par mojih testera dolazim do novog feedbacka – “zašto klik na štampač ne štampa nego mi pokaže moje dokumente na ekranu?”

 

Ok, validan feedback – tehnički precizno govoreći zaista se ne štampa ništa nego se pokazuje PDF dokument u Adobe Reader-u – menjam…

Feedback? “A šta je ovo crveno? Kako da odštampam obračun? Kako da ga snimim” – menjam….

Nekoliko revizija i iteracija sa mojim testerima i dolazim do rešenja koje obuhvata sve sugestije

 

Feedback na vizuelnu skicu – jednoglasan :

“Odlično. Sad imam dugme za štampu, za snimanje, za brisanje i za pregled. Kako to da ovo nisi odmah ovako odradio kad je ovako prosto i očigledno?”

Ništa, kad je tako – kodiram rešenje i testiram ga prošlu noć – problem rešen.

Međutim…

Iz nekog razloga meni nepoznatog, meni se rešenje nije dopadalo te sam danas vozeći se metroom na posao razmišljao o tome šta je ispravno ovde učiniti. Na ovom blogu sam više puta već pisao o tome kako mi je interes korisnika uvek na prvom planu pa čak i kad ide meni na štetu i ovo mi je izgledalo kao savršen primer gde moram da prihvatim da odradim nešto u šta ne verujem jer korisnici to traže.

Truckam se ja tako u metrou pospano sve do momenta dok se nisam setio one čuvene izjave Henrija Forda “Da sam pitao korisnike šta žele, tražili bi mi brže konje.” i to me nagnalo da krenem da razmišljam o tome zašto mi to oni traže.

Odgovor do koga sam ja došao razmišljajući na ovu temu se svodi na to da oni verovatno u svom obračunavanju plata koriste programe za obračun plata (dos, Windows – nebitno) i da im je u glavi mentalni model oko toga kako rade obračun zarada satkan oko toga kako aplikacije funkcionišu, a ne oko toga kako Web prirodno funkcioniše.

Ono što mi oni traže su dugmad koja iniciraju određene operacije što ima smisla u desktop svetu, ali nema u Web svetu koji je satkan od sadržaja prikazanog na ekranu povezanog sa drugim sadržajima hiper vezama itd.

Taj zaključak do koga sam došao me je naterao da preispitam danas šta je najbolje za moje korisnike i odgovor do koga sam ovo puta došao je potpuno drugačiji, a to je da je ispravna stvar da implementiram svoj sajt na najjednostavniji mogući način koji je najviše moguće usklađen sa “duhom Web-a” i da trebam da se fokusiram na propagiranje i edukaciju takvog pristupa jer je prihvatanje toga zaista u najboljem interesu mog korisnika iako znam da će naići na bitan inicijalni otpor.

Rešenje

 

Kao što vidite, ovo je jednostavno rešenje koje je funkcionalno povratak na početak gde je jedino odstupanje od Web duha grafički prikazani hiper link – tekstualni link na žalost niko ne vidi.

Poenta ovog ekrana je da pokaže spisak obračuna i omogući korisniku da pronađe onaj koji mu treba – ništa više od toga.

Kada korisnik želi da snimi/odštampa/pošalje on klikne na lupu (koja je najobičniji a href element) i onda mu se u novom tabu/prozoru otvara pdf dokument.

S obzirom da sam odlučio da nemam zasebno dugme za štampu, a imajući u vidu da je verovatno u 90% slučajeva željena štampa dokumenta automatski podrazumevano pokazujem momentalno dijalog za štampu korisniku istog momenta kada se učita izveštaj

U 90% slučajeva korisnik samo klikne Print (ili lupi Enter) i dokument se štampa – koristi se standardna funkcionalnost PDF readera.

Ok, štampa je pokrivena time na efikasan i elegantan način – šta je sa ostalim zahtevima? Kako da se snimi dokument i pošalje klijentu?

Po meni je najbolji odgovor na to – nemojte ni da snimate jer onda mu šaljete dokument emajlom, on nema vremena danas da pogleda, otvara to sutra, a vi u međuvremenu ispravili neku grešku u obračunu itd… Ja razumem da je sve to standardna procedura u tome kako većina ljudi radi danas, ali nam Web daje mnogo jednostavnije rešenje – Web adresu dokumenta.

Evo recimo na primeru gore, ako ja kopiram adresu iz mog browsera i pošaljem vam emajl-om vi ćete moći da je otvorite čak i da nemate nikakav nalog na papirima. Evo, probajte sami…

http://arhiva.papiri.rs/1034075907901927/2013/Plate/TEST_9792_Plata_2013_3.pdf

Osnovna prednost ovog pristupa je da se izbegava pojava više verzija dokumenata gde više ni vi ni klijent ne znate koja je poslednja – kad god klijent ili vi kliknete na gornji link videćete ažurnu verziju obračuna plate za jun 2012-e.

Ipak, recimo da se ne slažete sa mnom ili da iz nekog razloga da vi ipak želite da snimite dokument – šta onda?

Rešenje je prosto – koristite Web kako je standardno osmišljen na jedan od sledeća dva načina

Način 1 – povlačenje miša do dna stranice da se pojavi alatna traka sa operacijama reader-a

 

Način 2 – korišćenje menija samog browsera.

Zaključak

Ovo je po meni dobra ilustracija principa u koji ja verujem a sastoji se u tome da treba odabrati uvek pravi put koji je u najboljem interesu korisnika pa čak ako se to i kosi sa njegovim trenutnim zahtevima.

U ovom primeru ja sam umesto dodavanja dugmadi i pravljenja aplikacije od sajta, odabrao rešenje koje je jednostavno i elegantno i koje sa zasniva na standardnim principima kako Web funkcioniše.

To što moji korisnici možda nisu naviknuti na Web nije razlog da promenim svoju implementaciju već je to dobar pokazatelj da trebam da radim više na edukaciji i evanđelizmu po meni suštinski ispravnih rešenja.

A sad, nazad na programiranje – kraj meseca se bliži – treba sve utegnuti i završiti do tada 

Numerisanje knjigovodstvenih dokumenata

Numerisanje knjigovodstvenih dokumenata

Dobar program za knjigovodstvo se od strane svog autora skoro obavezno opisuje ovako

“Korišćenjem programskih opcija program je moguće u potpunosti prilagoditi osobenostima poslovanja korisnika”.

Poenta je veoma jasna: naš program radi i može sve za svakog da odradi samo ga treba malo podesiti.

Ja se sa tim uglavnom ne slažem i mislim da od “viška glava boli” te je po odgovornost autora da odabere minimalni set funkcija koji odgovaraju potrebama većine korisnika i da namerno zaobiđe “uniju svih eventualnosti” – jednostavnost ispred moći.

Jedno od retkih aspekata knjigovodstvenih programa gde taj princip ne važi je aspekt numerisanja dokumenata koji se kreiraju u programu za knjigovodstvo. Razlog zašto je to tako leži u mom lošem ličnom iskustvu iz prošlosti kada mi je problem broj jedan za distribuciju programa bio baš to što potencijalni korisnici nisu hteli da pređu sa svog metoda označavanja dokumenata na moj “super-inovativno-pametni” način. Jednostavna lekcija naučena tada: ljudima je bitno kako označavaju dokumente jer im to omogućava jednostavnije snalaženje u moru papira kojim su zatrpani i koliko god da je loš ili dobar taj sistem numerisanja veoma je teško odvići se od iste.

Ono što je problem u ovom validnom zahtevu korisnika je da svako od njih ima neki svoj način (obično urezan u cortex dugogodišnjim korišćenjem nekog knjigovodstvenog programa) i svi su oni različiti te je moj tadašnji pokušaj da od slučaja do slučaja dodajem nove načine rezultovala papazjanijom u kodu i “morem opcija”.

S obzirom da se dekadu kasnije opet srećem sa istim tipom programa, rekoh da ovaj put prvo razmislim pre nego što krenem sa programiranjem, a kad već razmišljam što ne bih razmišljao na glas.

Super-inovativno-pametni način numerisanja dokumenata

U tom mom starom programu imao sam dva tipa numerisanja gde je numerisanje dokumenata na prvi način je bilo implementirano na sledećim principima:

  • svaki objekt ima svoju šifru koja je tipa “01”, “02”….
  • brojač dokumenta je zaseban za svaki objekt
  • broj dokumenta == šifra objekta x 10.000 + redni broj dokumenta

.
Na primer, recimo da imam dva maloprodajna objekta i da unosim po kalkulaciju za oba objekta: broj kalkulacije prvog – 10001, broj kalkulacije drugog – 20001.

Prednost ovog principa je da na osnovu broja dokumenta “10001” korisnik odmah zna da je to iz MP 01 objekta.

Mana ovog metoda ima više:

  • Šta ako su šifre objekta MPBGD, MPNIS itd?
  • Šta ako imam fakturu na kojoj su iskazane stavke iz više objekata?
  • Objekat 01 ima više dokumenata sa istim brojem (MP kalkulacija 10001, MP Faktura 10001 itd)

.
Drugi metod numerisanja u tom mom starom programu je bio korišćen u numerisanju naloga za knjiženje i izgledao je ovako:  ŠIFRA TIPA DOKUMENTA + ŠIFRA OBJEKTA + DD + MM

Recimo da je tip dokumenta “MP kalkulacija” ima šifru 31 i da je spomenuta kalkulacija broj 10001 napravljena 15.04.2012 broj naloga za knjiženje bi bio 31011504.

Prednost ovog metoda je da se samo na osnovu broja naloga automatski zna njegov datum i šta je na njemu knjiženo. Prednost je takođe ta što nema brojača u nalogu tako da se knjiženja slažu “prirodno” bez obzira na to kojim redosledom su unošena i kojim danima.

Mana ovog metoda je očigledna: broj naloga ne sadrži broj dokumenta te se postavlja pitanje šta ako je 15.-og aprila u objektu 01 bilo više kalkulacija?

Odgovor (u slučaju tog starog programa) je: gde piše da knjižni nalog mora da sadrži podatke SAMO jednog dokumenta.

Nalog

Ostali načini numerisanja

Ok, sada kada ste videli tip numerisanja koji sam ja podržavao, sasvim vam je jasno na koji način sam reagovao kada je tokom moje prezentacije programa nekoj knjigovodstvenoj agenciji X dobio odgovor da se njima to ne dopada i da oni numerišu dokumente sa TIP DOKUMENTA + BROJAČ, da koriste isti brojače  neovisno o objektu, a da naloge numerišu sa GGGG MM DD 0001.

Koristeći primere od gore njihovi brojevi dokumenata su: K0001 (kalkulacija objekata 01), K0002 (kalkulacija objekta 02) i 201103310001, 201103310002, 201103310003 itd.

Šta ću, gde ću – odradim i to i dodam nekoliko check box opcijama u administraciji.

Sledeća agencija: “ne sviđa mi se šta vi radite, a ne sviđa mi se ni agencija X što radi”. Oni numerišu sve dokumente na način TIP DOKUMENTA + OBJEKT + MESEC + 01 brojač.

Koristeći primere od gore njihovi brojevi dokumenata su: MKAL 01 03 01 (kalkulacija objekata 01), MKAL010302 (kalkulacija objekta 02) i NAL010301, NAL010302 itd.

Ishod znate, posle n agencija broj opcija u administraciji je premašio broj dugmadi u NASA lansirnom centru, a moj kod postao papazjanija i uvek je sledeći korisnik imao “svoj super-inovativno-pametni način”

Rad, red i disciplina

Za mene lično, putanje numerisanja dokumenata je stara navika ostala iz prošlosti i proistekla iz korišćenja loših knjigovodstvenih programa jer jednostavno i brzo pronalaženje željenog dokumenta u svakom programu bi danas trebalo da bude potpuno trivijalan zadatak za korisnika bez obzira kako sa koji dokument numeriše.

Ipak ne mogu da ignoriše problem koji očigledno postoji:

  • korisnici ne žele ni da pomisle da pređu na program koji ne podržava njihov način numerisanja
  • programska podrška od slučaja do slučaja nije isplativa ni za mene ni za korisnike

U mojim analizama starog koda koji podržava sve lude načine numerisanja pronašao sam da većina njih sadrži jednu ili više varijabli sledećeg tipa:

  • tip dokumenta – skraćenica (VPFAK, F)
  • tip dokumenta – šifra (31)
  • šifra objekta – (01, MP01)
  • šifra partnera – (kupca ili dobavljača)
  • Godina – (12, 2012)
  • Mesec – (04,4, apr)
  • Dan – (15)
  • Brojač po tipu dokumenta
  • Brojač po objektu
  • Brojač po tipu dokumenta i objektu
  • Brojač po Godini i/ili Mesecu i/ili Danu

Tokom instalacije mog programa, korisnik će moći da odabere bilo koju kombinaciju gore navedenih delova koji grad broj dokumenta za sve dokumente ili po tipu dokumenta.

Ono što ja (za sada bar) planiram da ponudim kao podrazumevan način numerisanja dokumenata je sledeće:

  • TIP DOK + BROJAČ PO TIPU DOKUMENTA (MPK0001, MPK0002)

Razlog: deluje mi kao najprostiji moguć pristup

Slažete se?

Ulaz

UncleAlbertPapiri koji prate ulaz robe

Nakon što sam sam u prethodnom članku podelio svoja iskustva iz prošlosti u vezi proizvodnje računara, da pređemo na sledeću temu: “ulaz robe”. Uobičajene ograde su kao i uvek na snazi: sve što ovde opisujem je na bazi mog ličnog iskustva za koje ne tvrdim da je sveobuhvatno i tačno, već samo da je iskreno podeljeno sa vama. I danas se koristim primerom malog servisa računara u kome sam radio nekada davno, ali je tematika verujem univerzalno primenljiva i na druge slične primere neovisno čime se firma bavi i trguje.

Kritike i sugestije kao i uvek jako cenjene i dobrodošle.Smeško

Nabavna lista

Kontrolisanjem stanja na lageru (biće članak samo o tome) ustanovi se da određeni broj artikala nedostaje ili ga ima u količini koja ne garantuje nesmetani rad prodavnice računara te se isti moraju nadomestiti nabavkom od distributera. Sa stanovišta lagera ta lista za nabavku je jedinstvena, ali s obzirom da se kod jednog distributera ima dobra valuta za Samsung monitore, kod drugog cena je dobra za “Asus ploče”, onda se  ta lagerska nabavna lista razbije na više zasebnih nabavnih lista gde svaka od njih sadrži listu artikala za nabavku od određenog prodavca/distributera.

Nabavna lista sadrži količine i okvirne nabavne cene. Nabavne cene se upisuju ili na bazi informacija sa B2B portala prodavaca ili se uzima zadnja nabavna cena od datog dobavljača. Suštinski je nabavna lista u mom svetu forma izveštaja magacinskog stanja uz dodatne ad hoc modifikacije koje reflektuju trenutne tržišne okolnosti.

Prijemnica

Što bi rekao Ujak Albert iz Mućki “negde s kraja 90-tih” robu distributeri nisu razvozili nego se išlo po nju. Obično po robu ujutru kreće vlasnik servisa računara,  provede ceo dan po Beogradu obilazeći 73 različita distributera da prikupi sve sto je na listi za nabavku i “10 minuta pre kraja radnog vremena” se vrati nazad u servis. Usled tog limitiranog vremena roba se samo istovaruje iz vozila i popisuje količinski da se proveri da je sve naručeno po planu, a cene – “ujutru”. Znači roba se iznosi i slaže u prijemnom odeljenju (u mom slučaju to je bilo “desno iza vrata da se ne vidi sa ulice”) i samo se brzinski štikliraju stavke sa nabavnih lista.

Danas se naravno ne ide po robu nego je dovoze, ali je problem isti jer po Marfijevom zakonu “broj mušterija u servisu doživljava maksimum u momenat kada roba stigne” pa je potrebno brzo prekontrolisati okvirno i količinski robu koju distributer isporučuje.

Prijemnica robe ne iskazuje nikakve informacije o ceni iz dva razloga: a) nema potrebe za komplikovanjem života onog koji prima robu količinski, b) nema potrebe da svako zna nabavne cene po kojima se roba nabavlja.

Drugim rečima, na ekranu stoji ime artikla, bar kod i količina koja se očekuje – to je sve.

Sasvim je očigledno da je ovo što ja zovem prijemnica robe u stvari otpremnica dobavljača, ali se ja ipak držim termina prijemnice u opisanom kontekstu iz sledećih razloga:

  • otpremnica dobavljača je samo analogni papirni dokument koji opisuje primljenu robu
  • otpremnica je često otpremnica/račun u kom slučaju može da sadrži podatke koji su poverljivi u poslovnom smislu
  • U mom internom svetu prijemnica se kreira na bazi nabavnih lista koje već imam u elektronskom formatu te njihova izrada ne oduzima dragoceno vreme.

Sve u svemu, prijemnica u kontekstu koji je ja koristim je više interni dokument preduzeća, koji možda može da se tretira i kao “polovično formirana kalkulacija” dok je otpremnica posebni dokument.

Kalkulacija

Kalkulacija

Ujutru vlasnik radnje dolazi na posao, uključuje računar i kreće sa drugom fazom prijema robe – formiranjem maloprodajnih cena.

Kod kreiranja kalkulacije odabira opciju da se učita prijemnica koju su prethodno verifikovali kod prijema magacioneri. Pošto on ima pristup celokupnom setu informacija, ažurira nabavne cene sa nabavne liste sa onima koje su mu iskazane na fakturi. U slučaju mog programa za servise računara gde postoji snažna integracija sa B2B portalima, količina rada potrebnog za ažuriranje nabavnih cena je minimalna.

Kada su tako sređene nabavne cene i količine na kalkulaciji, pristupa se određivanju prodajne cene. Program ponudi razumne opcije da uštedi vreme, a ipak je na kraju sve na korisniku da odluči tačno šta želi.

Osnovni princip kod unosa kalkulacije je da se za svaku stavku kalkulacije automatski ponudi “razumna maloprodajna cena” te da se konceptualno govoreći “unos cena” zameni “dorađivanjem ponuđenih cena”. To dorađivanje se naravno može odraditi ukucavanjem same cene ili procenta “marže” za svaku od stavki.

Prvi ulaz artikla

Ako je ovo prvi ulaz artikla u radnju, program uzima definisanu podrazumevanu maržu i dodaje je je na “nabavnu cenu” (detalji računice su nebitni za ovaj članak) i tako se dolazi do podrazumevane prodajne cene koju program upisuje u kolonu prodajna cena. Ova se cena boji nekom drečavom bojom da privuče pažnju korisnika jer se prvi put definiše i korisnik mora da je promeni i/ili potvrdi pritiskom “na enter”. Postavlja se pitanje ako već mora da se ukuca i/ili potvrdi, čemu onda nuditi cenu sa podrazumevanom maržom? Odgovor je prost: lakše je meni kao korisniku da zaokružim cenu koja uglavnom ide na “x%”  nego da sam ručno računam za svaku novu stavku to isto digitronom.

prodajna cena = nabavna cena + podrazumevana marža 

Ponovljeni ulaz – pristup sa fiksnom prodajnom cenom

Ako ovo nije prvi ulaz artikla, program pronađe poslednju maloprodajnu cenu dati artikl ima u firmi i upiše tu cenu u polje maloprodajna cena, a onda izračuna maržu na bazi razlike te prodajne i ostvarene nabavne cene. U slučaju da je artikl nabavljen po istoj nabavnoj ceni, prodajna cena i procenat marže ostaju isti i nikakve dodatne dekoracije prikaza podataka se u tom redu ne vrše. U slučaju da je roba nabavljena skuplje, marža će biti niža te se boji crvenom bojom da privuče korisniku pažnju da ako zadrži prodajnu cenu profit će biti manji za taj artikl. U slučaju da je artikl nabavljen jeftinije, procenat marže će biti viši, te se boji zelenom bojom. Ideja je da se takođe privuče pažnja korisnika, ali pošto je korisnik na dobitku, to informacija nije toliko bitna da zaslužuje drečavu boju.

podrazumevana marža = istorijska prodajna cena – nabavna cena

Ponovljeni ulaz – pristup sa fiksnom maržom

Druga moguća varijanta rezonovanja u slučaju ulaza robe za koju postoje prethodni prodajni podaci je da se iz zadnje kalkulacije očita profitna stopa i izračuna na bazi toga podrazumevana prodajna cena. Logika ovog pristupa se sastoji u tome da je korisnik već jednom odlučivao o marži koju želi da ostvari za zadati artikl pa ne treba mnogo filozofirati nego mu tu njegovu prethodnu odluku treba ponuditi kao podrazumevanu vrednost.

Cena koja se nudi ovako se obično zakružuje “na dole” ili “na gore” na 10x dinara,

podrazumevana prodajna cena = nabavna cena + istorijska marža

Ponovljeni ulaz – hibridno rešenje

Treća metoda određivanja podrazumevane prodajne cene sa kojom sam se ja sretao u prošlosti je pristup koji je kombinacija prethodna dva. Naime, programu se kaže da se drži prvog pristupa (fiksirane prodajne cene) sve dok usled porasta nabavne cene marža ne opadne relativno za x% u kom slučaju se prelazi na drugi obračun (fiksirana marža) i prodajna cena obračunava na bazi te marže bez obzira koliko je viša u odnosu na zadnju prodajnu cenu. Zahtev za ovako nečim korisnik formuliše na sledeći način

“Želim da zadržim staru cenu sve dok mi zarada
ne opadne za više od 10% po tom artiklu”
 

Primer hibridne logike

Evo primera kako bi to moglo da izgleda u stvarnosti – sledeća situacija

Juče sam prodao zadnji primerak procesora E8400 koji smo nabavio po ceni od 100 evra a prodao ga po ceni od 120 evra što (vulgarizovano za potrebe ovog posta)  vodi ka procentu marže od 20% i recimo da se ja držim gore navedene logike o zadržavanju stare cene maksimalno do 10% umanjenja marže.

Sumirano:

  • nabavna cena       100 evra     (NC)
  • prodajna cena:      120 evra    (MPC)
  • zarada:                  20 evra
  • % marže                20%        ((MPC / NC) – 1)*100

Ako ukrstim ove podatke sa gore navedenu formulacijom moje poslovne logike dobijam ovo:

”Cena procesora ostaje 120 evra bez obzira na nabavnu cenu
sve dok je marža bar 18% sa tom prodajnom cenom”

Recimo prvo da prvo kupim novi E8400 procesor po ceni od 101.5 evra.

((120 /101.5) – 1)*100 = 18.2%

Marža od 18.2% je smanjena za 1.8% sa novom nabavnom cenom što je u okviru dozvoljenog smanjenja (10% od 20% je 2%) te podrazumevana cena ostaje 120

Recimo da onda kupim još jedan E8400 procesor, ali ovaj put po po ceni od 105 evra.

((120 /105) – 1) * 100 = 14.3%

Marža od 14.3% je smanjena za 5,6% sa novom nabavnom cenom što je u van okvira tolerancije od 2% tako da program mora da preračuna novu prodajnu cenu na bazi nove nabavne cene i minimalne tolerisane marže (18%) pa je tako nova podrazumevana prodajna cena 124 evra (105 * 1,18)

Naravno da ova logika može da se implementira na različite načine, ali je koncept nadam se jasan šta podrazumevam kad kažem “hibridno rešenje”.

Pauza

Pre nego što priča o papirima u preduzeću produži dalje i dublje želim da zastanem ovde i čujem koji su još dodatni atributi koji savršena kalkulacija u programu treba da ima jer je kalkulacija jedna od najvažnijih dokumenata u poslovanju preduzeća pa zaslužuje da se malo bolje zagleda.

Vaš red… Smeško

Proizvodnja računara

Knjigovodstveni programi za proizvodnju računara

African-Tribes-Native-Peopleof-Africa

U ovom postu (kao što sam i obećao ranije) predstaviću moja razmišljanja na treći krupni problem koji PC servisi imaju u svom radu i koji ja pokušavam da rešim svojim programom.

Proizvodnja računara

U periodu od 1998-2001 radio sam kao serviser računara – zanimanje u narodu poznatije kao “crnac”.

Pos’o ko posao sa dosta blesavih stvari poput pamćenja svih piratskih serijskih brojeva od silnih (re)instalacija i nepobitnih transcedentalnih bisera mudrosti  kao na primer trajno urezana u cortex spoznaja da kada se instalira Zyxel modem nikako ne sme da se kompjuter restartujte kada se to traži nego obavezno na dugme da se ugasi inače se Windows toliko sredi da može samo da se okadi posle toga. O nebuloznim korisničkim pričama neću ni da pričam, ko je proveo mesec u servisu čuo je sve o ljudima koji finom šmirglom krešu podnožje PCI kartice “da bolje legne” i onda donese komp na servis i slične narodne umotvorine.

Prolazile godine, a ja posta očeličeni crnac-veteran sasvim siguran da ne postoji stvar na koju ne mogu da se sviknem, al ne lezi vraže -  dobih zadatak da napravim /suprise, suprise/ program za PC servis.

U početku sve beše kabeza: prijemnica, kalkulacija, ponuda, račun i sl. – prsite lete sami. Konfigurator, lager liste, cenovnici – radim levom rukom ne gledajući, dok desnom mlatim Gothic.

“Odraditi modul za proizvodnju računara”

Huh? Kakvu bre proizvodnju računara? Uzmem 5 dela sa  police ispred mene, pobodem ih u ploču koju sam ubacio u kućište i to je to. U 99% slučajeva samo šrafciger pipam, dok u ostalim radi čekić kao sredstvo pretnje kompjuteru kod koga neće da se primi drajver za grafičku.

Čvrsto ubeđen da je šala u pitanju, uzimam papir i idem kod svog šefa sa osmehom na licu:”Da li je ovo neka greška?”.

I naravno da sam kao i svaki put kad postavim pitanje u vezi nešto besmislenog dobio odgovor

“To tako mora zbog knjigovodstva.”

Knjigovodstvo

assembly_line-300x288Evo otprilike objašnjenja koji mi je dato tad – Šef (Š), Ja (JA)

Šef:”Vidiš ovu policu odakle prodajemo grafičke kartice – to je prodajni objekt. E sad kad uzmeš karticu odatle da ugradiš u kompjuter, karticu ne uzimaš iz prodajnog objekta,  nego iz skladišta sirovina – razumeš?“

Ja:”Ne, razumem. Kažeš mi da moram da uzmem karticu sa ove police i odnesem na policu u magacinu pa tek onda odatle da je uzmem?

Šef: “O Bože. Pa nisi valjda retardiran da to uradiš. Zašto bi je nosio u magacin kad ćeš da je odatle odmah uzmeš i ugradiš? To se samo tako kaže – to je zbog knjigovodstva”

Ja: “A, zbog knjigovodstva znači” (ne razumem ništa, ali sigurno ima smisla kad je zbog toga)

Šef: “Ok, sad kad si uzeo taj deo iz knjigovodstvenog magacina, treba ti radni nalog da bi pristupio proizvodnji računara”

Ja:“Je l’ taj nalog ono kad mi ti vikneš sa sprata da “sklopim trojku sa 98-com” ili je to neki poseban nalog?”

Šef:“Ne, ja ti to kažem i dalje. Ovo je samo kobajagi papir gde ti ja naložim da to uradiš – zbog knjigovodstva”

Ja: “A, zbog knjigovodstva znači” (ne razumem ništa, ali sigurno ima smisla kad je zbog toga)

Šef:”E uzmeš lepo papir i popišeš delove sa stikerima koje ugrađuješ u komp i zabeležiš vreme koje provedeš proizvodeći računar”

Ja:“Misliš sklapajući računar? Kako da merim kad ih radim četiri odjednom ili idem na teren?”

Šef:”Ma to nema veze, bitno da zabeležiš samo stikere negde da razdužimo stanje i zbog garancije. Stavi uvek da si radio 45 minuta – to je smo zbog knjigovodstva”

Ja: “A, zbog knjigovodstva znači” (ne razumem ništa, ali sigurno ima smisla kad je zbog toga)

Šef:”Sad kad si proizveo računar, moraš da ga prebaciš u magacin gotovih proizvoda pa odatle da prebaciš u maloprodajni objekt. Odatle uzimaš kompjuter i daješ ga kupcu.”

Ja:“Gde da čeka mušterija dok mu nosim kompjuter po radnji da ga osveštam?”

Šef:”’e l’ me ti to zajebavaš? Naravno da nećeš da zavitlavaš tako mušteriju koja čeka da završiš. Čim sklopiš komp odmah mu daš sa tog stola gde radiš čim vidi da radi kako treba. To je samo tako zbog knjigovodstva.”

Ja: “A, zbog knjigovodstva znači” (ne razumem ništa, ali sigurno ima smisla kad je zbog toga)”

Ja:”Ok, ukapirao sam sve uđu dva kompa u MP objekt jedan izađe, drugi izađe – sve po PS-u”

Šef:”E tu sam te čekao! Nema dva kompa, praviš samo unikate. Jedan te isti komp, od istih delova potpuno kad napraviš dvaput to su unikati “PC 0001” i “PC 0002”. Znači stanje na lageru ide 1 pa 0. Nema nikad dva. Znam sad ćeš da me pitaš a što tako – zato što nemam para da certifikujem brend i svakom odrežem drugačiju cenu pa bi morao da nivelišem i ko zna šta još. Nemoj mnogo da razmišljaš, to je zbog knjigovodstva”

Ja: “J…o to knjigovodstvo – ništa nema smisla, al dobro – kad je zbog knjigovodstva….”

I vuk sit i ovce na broju

DSC_2976

Evo 10+ godina kasnije se još trudim da prisilim sebe da nađem smisao u gore navedenom razgovoru – te proizvodnja nameštaja i računara je proizvodnja, te mora da postoji neka forma, standard itd. Pokušavam i ne uspevam.

To što  zakon prisiljava nekog da odradi 73 različita papira za radnju tipa “uzmi 5 dela sa police, sastavi komp i daj ih čoveku koji sedi pored tebe” je i dalje po meni besmisleno. Proizvodnja računara i proizvodnja nameštaja nisu iste. Ono što ima smisla u slučaju prave proizvodnje, po meni je besmisleno u slučaju PC servisa.  
Na sreću pa se ja ništa ne pitam nego se pitaju zakoni koji propisuju to što propisuju te su su zahtevi za 73 papira realni i neminovni. Tačka.

Upravo zbog te zakonski propisane obaveze s programi za knjigovodstvo koji se koriste u PC servisima i zahtevaju da se odradi sva papirologija “zbog knjigovodstva”.

Po mom ličnom mišljenju, program za PC servise može da efikasno reši taj problem i ispoštuje zakonsku formu na način koji je zabavan i ne troši vreme korisnika programa.

Efikasno rešenje

Moje se rešenje zasniva na bazi toga što knjigovodstveni programi opšte namene ignorišu način na koji se dolazi do proizvodnje računara. U slučaju PC servisa proizvodnji računara prethodi proces sastavljanja ponude/računa za prodaju računara na bazi lokalnog lagera i ponude distributera računarske opreme. Dokument koji definiše ponudu kupcu sadrži spisak delova koje ulaze u konfiguraciju sa cenama i količinama.

Ako se to ima u vidu onda je sasvim jasno da je proces proizvodnje računara moguće automatizovati  na sledeći grubo opisani način:

  1. Za sve delove definisane u zadatoj ponudi X, kreiraj međumagacinske otpremnice koje prebace te iste artikle u magacin sirovina.
  2. Za sve delove definisane u zadatoj ponudi X, kreiraj radni nalog 123 koji trebuje sirovine definisane u #1 i dodeljuje nalog serviseru X.
  3. Serviser X nalazi u spisku radnih naloga dodeljenih njemu pronalazi radni nalog broj 123 i unosi koliko je vremena proveo radeći na računaru. Korak je opcioni i može biti “uvek 45 minuta” te se i ovaj unos izbegava.
  4. Onog momenta kada serviser snimi #3, međumagacinska otpremnica iz proizvodnje u MP se kreira automatski. Nabavna cena definisana radnim nalogom, prodajna cena definisana ponudom datom korisniku.
  5. MP račun / paragon se automatski kreira na bazi podataka definisanih u #4 .

Krajnji rezultat je da su svi papiri kreirani potpuno automatski na bazi ponude date korisniku uz apsolutno minimalno utrošeno vreme korisnika. Cilj koji gađam: odabere se ponuda, klikne OK, i automatski 73 papira izađu iz štampača u roku od 10 sekundi.

Kompletna papirologija odrađena i zakon ispoštovan, ali daleko od očiju korisnika koga ne zanima šta se dešava “ispod haube”.

Zaključak

Ovo gore navedeno je naravno samo suština rešenja kojim planiram da rešim problem metastazirane papirologije PC servisa i naravno da je stvarnost komplikovanija, ali da ne bi smarao Tihim Donom preskočiću deo o tome kako planiram da implementiram rešenje na način koji je podjednako fokusiran na zabavnost i efikasnost i koji čvrsto verujem će pokrivati i potrebe složene realnosti a da ne ruši jednostavnost korišćenja.

Do tada, evo nekoliko mojih pitanja i nedoumica:

  • Da li je ovo realan problem u radu PC servisa ili sam promašio temu?
  • Da li je izloženo rešenje (pod pretpostavkom da je realno izvodljivo) rešenje koje bi vratilo osmeh na lica zaposlenih u PC servisima?
                                                                                                                        .