PapiriKako radi
← Baza znanja

Uredništvo Papiri · Pregledano

E-otpremnice i e-fakture: pitanja i praktične kontrole

Odgovori o osnovu fakturisanja, datumima, povezivanju dokumenata i količinskim odstupanjima.

Da li postoji osnov za fakturisanje?

Da li postojanje e-otpremnice automatski znači da treba izdati e-fakturu?

Kratak odgovor: Ne. E-otpremnica prati kretanje dobara, a svako kretanje nije istovremeno promet za koji se izdaje faktura.

Kada se primenjuje:

  • Kada treba odlučiti da li konkretno kretanje robe predstavlja promet koji se fakturiše.

Uslovi i ograničenja:

  • Razlog kretanja, mesto prometa i stvarni poslovni događaj moraju se utvrditi odvojeno od postojanja dokumenta.

Izuzeci:

  • Promet bez fizičkog kretanja robe može zahtevati fakturu iako nema događaja koji zahteva e-otpremnicu.

Propisi o elektronskim otpremnicama obuhvataju i premeštanje dobara koje ne predstavlja promet u smislu PDV. Zbog toga sama e-otpremnica nije nalog za fakturisanje. Pre izdavanja e-fakture proverava se da li je nastao promet, ko su učesnici, koje su količine obuhvaćene i koji datum je poreski relevantan. Isto tako, postojanje prometa ne dokazuje da je moralo postojati fizičko kretanje robe.

Praktične kontrole:

  • U procesu fakturisanja odvojeno proveriti osnov kretanja i osnov prometa.
  • Ne primenjivati automatsko pravilo jedna e-otpremnica — jedna e-faktura.

Povezana pitanja:

  • Da li e-faktura mora da bude kreirana ili povezana sa e-otpremnicom?
  • Koji datum je datum prometa kada se roba šalje ili prevozi kupcu?

Datum prometa i neusaglašena dokumentacija

Koji datum je datum prometa kada se roba šalje ili prevozi kupcu?

Kratak odgovor: Kada se roba šalje ili prevozi primaocu, promet se vezuje za početak stvarnog slanja ili prevoza, a ne za trenutak kada je e-otpremnica tehnički poslata u sistem.

Kada se primenjuje:

  • Promet dobara kod kojeg prodavac, kupac ili treće lice šalje ili prevozi robu primaocu.

Uslovi i ograničenja:

  • Mora se utvrditi kada je slanje ili prevoz stvarno počeo.

U procesu mogu postojati različita vremena: slanje e-otpremnice u sistem, evidentiranje početka vožnje i stvarni početak slanja ili prevoza. Ti podaci nisu po definiciji isti. Za datum prometa odlučujući je stvarni događaj. Sistemska vremena služe kao dokaz i kontrola, ali pogrešan ili unapred unet podatak ne menja ono što se zaista dogodilo.

Praktične kontrole:

  • Pre slanja fakture uporediti datum prometa sa dokazom o stvarnom početku slanja ili prevoza.
  • Ne preuzimati tehničko vreme slanja e-otpremnice kao datum prometa bez provere.

Povezana pitanja:

  • Da li neslaganje između e-otpremnice i e-fakture automatski čini fakturu neispravnom?

Da li neslaganje između e-otpremnice i e-fakture automatski čini fakturu neispravnom?

Kratak odgovor: Ne automatski. Neslaganje zahteva proveru stvarnog prometa i raspoloživih dokaza, ali samo po sebi ne određuje koji dokument sadrži grešku.

Kada se primenjuje:

  • Kada se razlikuju datum, količina, status ili drugi podaci u dokumentima koji se odnose na isti poslovni događaj.

Uslovi i ograničenja:

  • Ispravnost fakture mora moći da se potkrepi činjenicama i dokumentacijom konkretnog prometa.

Izuzeci:

  • Ako je i obavezni podatak same fakture netačan ili nedovoljno određen, faktura može zahtevati ispravku nezavisno od e-otpremnice.

E-otpremnica i e-faktura uređuju različite delove procesa. Greška u postupku otpreme može biti važna za kontrolu i dokazivanje, ali ne prenosi se automatski na poresku ispravnost fakture. Potrebno je utvrditi stvarni datum, vrstu i količinu prometa i objasniti zašto se dokumenti razlikuju. Ako dokazi nisu dovoljni, primalac ima osnov da zatraži razjašnjenje ili korekciju pre oslanjanja na fakturu.

Praktične kontrole:

  • Za svako neslaganje evidentirati koji podatak je proveren, kojim dokazom i ko je odobrio zaključak.
  • Ne koristiti status dokumenta kao jedini dokaz da je promet nastao ili da nije nastao.

Povezana pitanja:

  • Koji datum je datum prometa kada se roba šalje ili prevozi kupcu?
  • Da li podatke automatski preuzete iz e-otpremnice ili e-prijemnice treba proveriti pre slanja fakture?

Može li naknadno poslata e-otpremnica da ispravi to što nije poslata pre početka kretanja?

Kratak odgovor: Ne može retroaktivno učiniti prvobitno postupanje blagovremenim. Poseban postupak za dokument tokom prekida sistema ili interneta treba razlikovati od običnog naknadnog slanja.

Kada se primenjuje:

  • Kada je postojala obaveza slanja e-otpremnice pre početka kretanja, ali dokument nije blagovremeno poslat.

Uslovi i ograničenja:

  • Treba utvrditi da li je postojao propisani privremeni prekid sistema ili interneta.

Izuzeci:

  • Za privremeni prekid postoji poseban zakonski postupak sa dokumentom u papirnom obliku i naknadnim evidentiranjem.

Rok vezan za početak kretanja ne može se vratiti unazad kasnijim tehničkim slanjem dokumenta. Naknadni zapis može stvoriti dodatno neslaganje sa stvarnim događajem ako se predstavlja kao da je nastao na vreme. To pitanje je odvojeno od dokazivanja samog prometa i ispravnosti fakture. Kada je korišćen propisani postupak zbog prekida, naknadno evidentiranje predstavlja završetak tog posebnog postupka, a ne retroaktivno izdavanje redovne e-otpremnice.

Praktične kontrole:

  • Ne prikazivati naknadno kreiran dokument kao dokaz blagovremenog slanja.
  • Sačuvati stvarne vremenske podatke i dokumentovati uzrok propusta ili prekida.

Povezana pitanja:

  • Da li neslaganje između e-otpremnice i e-fakture automatski čini fakturu neispravnom?

Povezivanje i automatske kontrole

Da li e-faktura mora da bude kreirana ili povezana sa e-otpremnicom?

Kratak odgovor: Ne. Povezivanje je raspoloživa funkcionalnost, dok se ispravnost fakture zasniva na stvarnom prometu i obaveznim podacima fakture.

Kada se primenjuje:

  • Kada za isti poslovni događaj postoji e-otpremnica i korisnik odlučuje kako da kreira fakturu.

Uslovi i ograničenja:

  • Nezavisno kreirana faktura mora sadržati tačne podatke o prometu.

Sistem omogućava korišćenje e-otpremnice kao izvora podataka i veze sa fakturom, ali ta veza nije uslov da bi faktura postojala. Dostupnost dokumenta za povezivanje takođe ne dokazuje da je planirana otprema stvarno izvršena. Korisnik i dalje proverava poslovni događaj, datum, robu i količine pre slanja fakture.

Praktične kontrole:

  • Povezivanje koristiti radi sledljivosti, ali ga ne tretirati kao kontrolu materijalne ispravnosti.

Povezana pitanja:

  • Da li postojanje e-otpremnice automatski znači da treba izdati e-fakturu?
  • Da li podatke automatski preuzete iz e-otpremnice ili e-prijemnice treba proveriti pre slanja fakture?

Može li jedna e-faktura da bude povezana sa više e-otpremnica?

Kratak odgovor: Da. Jedna faktura može biti povezana sa jednom ili više e-otpremnica, uz poštovanje poreskih pravila za promete koje faktura obuhvata.

Kada se primenjuje:

  • Više otpremanja istom primaocu koja se fakturišu jednim računom.

Uslovi i ograničenja:

  • Za zbirni ili periodični račun moraju biti ispunjeni propisani uslovi i obezbeđeni podaci za svaki promet.

Veza nije ograničena na odnos jedan prema jedan. To omogućava da jedna faktura obuhvati više dokumentovanih otpremanja. Sama tehnička mogućnost ne određuje da li je dozvoljeno objediniti promete; poreski period, datum, evidencije, vrste i količine dobara i drugi potrebni podaci i dalje moraju biti pravilno obrađeni.

Praktične kontrole:

  • Pre objedinjavanja proveriti da su sve e-otpremnice namenjene istom primaocu i da pripadaju prometima koji smeju biti obuhvaćeni istim računom.

Povezana pitanja:

  • Da li e-faktura mora da bude kreirana ili povezana sa e-otpremnicom?

Da li prodavac mora da sačeka e-prijemnicu pre izdavanja e-fakture?

Kratak odgovor: Ne. Kada je promet nastao početkom slanja ili prevoza, faktura ne mora da čeka fizički prijem ili završetak usaglašavanja e-prijemnice.

Kada se primenjuje:

  • Promet dobara kod kojeg se vreme prometa određuje početkom slanja ili prevoza primaocu.

Uslovi i ograničenja:

  • Prodavac mora imati dovoljno podataka da izda tačnu fakturu i spreči njeno dupliranje.

Izuzeci:

  • Prodavac može operativno odlučiti da sačeka prijem kada mu to pomaže da utvrdi činjenice, pod uslovom da poštuje ostale rokove i obaveze.

Prijem i njegovo usaglašavanje nisu događaj koji u ovoj situaciji određuje nastanak prometa. Zato je moguće izdati fakturu pre e-prijemnice ili je kreirati nezavisno od nje. Čekanje može biti poslovna kontrola, ali ne treba ga mešati sa obaveznim uslovom za postojanje fakture.

Praktične kontrole:

  • Ako se čeka prijem, zabeležiti da je to operativna odluka i proveriti da promet već nije fakturisan.

Povezana pitanja:

  • Koji datum je datum prometa kada se roba šalje ili prevozi kupcu?
  • Kako sprečiti duplu fakturu kada se koriste e-otpremnica ili e-prijemnica?

Kako sprečiti duplu fakturu kada se koriste e-otpremnica ili e-prijemnica?

Kratak odgovor: Pre kreiranja nove fakture treba proveriti da li je isti promet već fakturisan nezavisno, iz e-otpremnice ili preko drugog povezanog dokumenta.

Kada se primenjuje:

  • Kada se faktura može kreirati različitim putevima ili ponovo nakon storniranja prethodnog dokumenta.

Uslovi i ograničenja:

  • Kontrola mora koristiti identitet poslovnog događaja, a ne samo trenutno stanje jedne sistemske veze.

Dostupnost e-otpremnice ili e-prijemnice za izbor ne mora biti dovoljna potvrda da promet nije već fakturisan drugim putem. Pouzdana kontrola povezuje kupca, poslovni događaj, robu, količinu, datum i postojeće fakture. Tek nakon te provere treba omogućiti novu fakturu ili zahtevati obrazloženo korisničko odobrenje.

Praktične kontrole:

  • Uvesti upozorenje kada postoji faktura sa istim primaocem, događajem, datumom i povezanim dokumentima.
  • Posle storniranja zadržati trag veze sa prethodnom fakturom.

Povezana pitanja:

  • Da li podatke automatski preuzete iz e-otpremnice ili e-prijemnice treba proveriti pre slanja fakture?
  • Da li prodavac mora da sačeka e-prijemnicu pre izdavanja e-fakture?

Da li podatke automatski preuzete iz e-otpremnice ili e-prijemnice treba proveriti pre slanja fakture?

Kratak odgovor: Da. Automatski prenos smanjuje ručni unos, ali ne potvrđuje da izvorni datum, vrsta, opis ili količina odgovaraju stvarnom prometu.

Kada se primenjuje:

  • Kada se faktura kreira korišćenjem podataka iz e-otpremnice ili e-prijemnice.

Uslovi i ograničenja:

  • Provera mora koristiti stvarnu poslovnu dokumentaciju, a ne samo status povezanog dokumenta.

Povezivanje dokumenata prenosi podatke; ne vrši poresku ni materijalnu kontrolu poslovnog događaja. Greška u izvornom dokumentu zato može postati greška na fakturi. Posebno treba proveriti identitet i opis robe, količinu, datum prometa, primaoca i mogućnost da je isti promet već fakturisan drugim putem.

Praktične kontrole:

  • Pre slanja prikazati kontrolnu listu prenetih polja i zahtevati potvrdu korisnika za uočena odstupanja.
  • Sačuvati vezu između fakture, izvornih dokumenata i izvršene provere.

Povezana pitanja:

  • Kako sprečiti duplu fakturu kada se koriste e-otpremnica ili e-prijemnica?
  • Kako odrediti količinu za fakturisanje kada se otpremljena, pristigla, prihvaćena i vraćena količina razlikuju?

Količinske razlike i korekcije

Kako odrediti količinu za fakturisanje kada se otpremljena, pristigla, prihvaćena i vraćena količina razlikuju?

Kratak odgovor: Ne treba automatski fakturisati samo prihvaćenu količinu. Najpre se utvrđuje šta je stvarno isporučeno, kada je nastao promet i da li razlika predstavlja neisporuku, odbijanje ili naknadni povraćaj.

Kada se primenjuje:

  • Kada e-prijemnica ili druga dokumentacija prikazuje različite količinske statuse za isti tok robe.

Uslovi i ograničenja:

  • Poreski tretman zavisi od hronologije, ugovora, prenosa prava raspolaganja i razloga količinske razlike.

Izuzeci:

  • Ako deo robe nikada nije isporučen ili promet za taj deo nije nastao, taj deo se ne tretira isto kao roba vraćena nakon nastanka prometa.

Sistemska polja opisuju različite činjenice i zato nisu međusobno zamenljiva. Otpremljeno govori šta je krenulo, pristiglo šta je fizički došlo, prihvaćeno šta je primalac prihvatio, a vraćeno šta je poslato nazad. Količina na fakturi mora pratiti poreski događaj, ne samo poslednji status. Ako je promet prvo nastao za određenu količinu, a deo robe je kasnije vraćen, može biti potreban poseban dokument o smanjenju uz ispunjenje propisanih uslova.

Praktične kontrole:

  • Pre fakturisanja klasifikovati razliku kao neisporučeno, odbijeno pre nastanka prometa, manjak ili naknadni povraćaj.
  • Ne menjati automatski količinu na fakturi bez evidentiranog razloga i dokaza.

Povezana pitanja:

  • Šta ako je na računu navedena manja količina od količine koja je stvarno isporučena?
  • Da li podatke automatski preuzete iz e-otpremnice ili e-prijemnice treba proveriti pre slanja fakture?

Šta ako je na računu navedena manja količina od količine koja je stvarno isporučena?

Kratak odgovor: Prodavac mora da obračuna i dokumentuje PDV i za isporučenu razliku. Kupčevo pravo na odbitak PDV iskazanog na primljenom računu nije automatski isključeno, ali zavisi od ispunjenja svih ostalih uslova.

Kada se primenjuje:

  • Kada je promet nastao za veću količinu od količine navedene na izdatom računu.

Uslovi i ograničenja:

  • Ostali obavezni podaci računa i uslovi za odbitak prethodnog poreza moraju biti ispunjeni.
  • Mora se utvrditi da je razlika zaista isporučena, a ne otkazana ili vraćena pre nastanka prometa.

Manja količina na računu ne oslobađa prodavca obaveze za deo prometa koji je stvarno izvršen, a nije obuhvaćen računom. Razlika se mora odgovarajuće obračunati i dokumentovati. Zvanično mišljenje Ministarstva finansija podržava stav da kupac može koristiti PDV koji je stvarno iskazan na računu za navedenu količinu ako su ispunjeni drugi uslovi. Primena na konkretan slučaj zahteva proveru činjenica i aktuelnih propisa.

Praktične kontrole:

  • Odvojeno proveriti obavezu prodavca za nefakturisanu razliku i pravo kupca po već primljenom računu.
  • Ne koristiti ovaj odgovor za pogrešan opis robe ili druge formalne nedostatke računa.

Povezana pitanja:

  • Kako odrediti količinu za fakturisanje kada se otpremljena, pristigla, prihvaćena i vraćena količina razlikuju?

Zvanični izvori

U ovom tekstu

Saznajte kako Papiri pomaže u svakodnevnom poslu.

Upoznajte Papiri