Segmentacija i personalizacija knjigovodstvenih programa
Organizacija rada prosečne prodavnice računarske opreme “PC Servis”-a
Organizacija prosečne radnja za prodaju računarske opreme (PC servis) liči u mnogo čemu na grupu TNT jer kao i u grupi TNT i u radnji poslovnu delatnost obavljaju više ljudi gde se tačno zna ko šta radi. U svakoj radnji tako postoji Gazda , Knjigovođa (Grunf), komercijalista (Sir Oliver), serviseri (Bob Rock i Alan Ford)…
Gazda (“Broj 1”) je uobičajeno neko ko razgovara sa distributerima, gosti i tetoši bitnije lokalne kapitaliste, odlazi u nabavku, vrši kontrolnu funkciju nad ostatkom radnje, isplaćuje plate. Ne polaže mnogo računa nikome o tome šta gde i kako radi već izdaje naređenja “jednosmernim putem” o tome šta treba kome da se “sklopi”, kome šta da se servisira itd. To čini najčešće usmeno ili putem sveske dnevne zapovedi (Ko bio u vojsci, shvatiće) 🙂
Komercijalista (“Sir Oliver”) je naravno slatkorečivi prodavac koji zna napamet Kuzmanović-evu kolumnu iz poslednja 3 broja Sveta Kompjutera, zna napamet sve opise hardvera u meri dovoljnoj da izmami zapanjen izraz divljenja lica nabrijanog klinca koji je došao da kupi onu “best buy grafičku 7123X2KD1”. Šta Sir Oliver ne proda, zrelo je za rashod.
Radnik – crnac – fizikalac (“Bob Rock”) je onaj koji je instalirao toliko kompjutera da može da instalira 7 kompjutera u paraleli bez da pogleda ijedan serijski i to na dan kad je prosečno mamuran od burnog sinoćnog provoda. Od silnog instaliranja i slušanja besposlenih mušterija koje će “da pričekaju” razvio je specifičan humor gde nemilosrdno reže rečima mušterije koji gde-će-šta-će uz smešak trpe to jer “znaju da zna”.
Knjigovođa (“Grunf”) je “dopisni saradnik” koji ne potpada striktno pod platni spisak “gazde” i koga gazda tretira slično zubaru – ide se kod njega što se mora i po mogućstvu što manje to bolje. Ipak, kao i od Grunfa, i od knjigovođe se očekuje ništa manje nego magija. Da se ne lažemo svi mi znamo da sve knjigovođe imaju magične kutije u u koju na dan pre obračuna PDV-a se ubaci svakojaka zvanična i poluzvanična dokumentacija, rukom pisani računi itd, zažmuri se jako, izbroji do 86400 et voila… Kada se kutija otvori u njoj se magično stvori hrpa knjižnih naloga i sve ostale totalno nebitne stvari koje kako to lepo Broj 1 kaže:“… ovi iz vlade traže da se vode samo da bi se pošteni vlasnici radnji računarske robe maltretirali” – .
Sad kad smo se malo zabavili i vi čitajući i ja pišući o mom omiljenom “Alan Ford“ stripu da pređemo na..
Pony Express – najbrži način slanja informacija!
Potpuno tačna rečenica za ljude s polovine 19.-tog veka u Americi. Naime, u periodu april 1860 – oktobar 1861 u cilju ubrzavanja protoka informacija i dokumenata organizovana je u Americi kurirska služba od 157 postaja udaljenih oko 15-tak kilometara jedna od druge – razdaljina koju konj može da pređe u punom galopu. Na taj način je vreme potrebno da pismo stigne od obale tihog do obale Atlantskog okeana smanjeno na neverovatnih (za to vreme) 10 dana. Toliko je Pony Express bio uspešan da bi postojao još dugo nakon tih 18 meseci svog postojanja da nije bilo pronalaska telegrafa koji je tih 10 dana učinio nepodnošljivo dugim.
Problema nije bilo mnogo sem učestalog opijanja jahača i gubljenja ili oštećivanja dokumenata, ali svako je bio spreman da plati ceh da bi dobio šansu slanja dokumenata tako brzo na drugi kraj kontinenta.
Znam, sve je to lepo ali kakve to veze ima uopšte sa knjigovodstvenim programima?
Knjigovodstveni programi u Srbiji sa aspekta integracije kretanja dokumenata
Na tržištu knjigovodstvenih programa u Srbiji (sa aspekta ovog posta) postoje dva tipa programa za knjigovodstvo (poslovnih aplikacija u širem kontekstu): opšti i specijalizovani.
Opšti knjigovodstveni programi
Pozitivna strana generalnog tipa programa je da centralizuju na jednom mestu podatke obezbeđujući time veći integritet podataka olakšavajući kolaboraciju itd. Negativna strana generalnih programa je baš ta njihova generalnost – oni su programi koji “rade sve” na način koji ne odgovara nikom.
Knjigovođu ne zanimaju većina mogućnosti programa koje pokrivaju sferu prodaje, korisničke evidencije itd. Gazdu/Komercijalistu/Radnika sva ta konta, KEPU knjige itd totalno ne zanimaju i odvlače. Takođe postoji razlika između komercijalista velike i male firme – ako izdajete nekoliko faktura mesečno onda vam sve ove opcije apsolutno ne trebaju i pomalo i smetaju. Da ne dužim mnogo oko ovoga jer sam sam već pisao o negativnim stranama generalizacije na primeru Borg i Geek programa za knjigovodstvo
Specijalizovani knjigovodstveni programi
Kao reakcija na generalne programe nastali su specijalizovani programi za komercijalu, za materijalno poslovanje, za finansijsko poslovanje, za proizvodnju, za kasu. Prave se i prodaju kao zasebni poslovni programi ili kao “moduli” programa
Pozitivna strana specijalizovanih programa trebalo bi da bude da svaki korisnik dobije aplikaciju pravljenu bas po njegovim potrebama. Negativne strana ovih programa su drugačije u zavisnosti da li se radi o implementaciji putem posebnih aplikacija ili posebnih modula.
Posebni moduli su po meni samo prikriven oblik generalizovanih aplikacija sa svim manama i prednostima. Ako sam ja knjigovodja i kupim modul finansijsko knjigovodstva da li to znači da nikad neću morati/želeti da pogledam neki detalj same fakture na osnovu koga je neki nalog kreiran? Naravno da ne znači i naravno da u praksi knjigovodja završi sa “oba” modula efektivno dobijajući generalni program.
Kod pristupa sa posebnim aplikacija (u mom Pomoravlju dosta čest slučaj) opisanog problema sa modularnim aplikacijama nema. Svako radi sa aplikacijom kakvu baš on želi i svako je manje više zadovoljan. Knjigovodjin klijent ima svoju aplikaciju u kojoj može da brlja koliko god hoće sve dok na kraju dana/nedelje/meseca odštampa sva dokumenta fakture, kalkulacije, paragona i fiskalnih isečaka itd. Kupca u svom programu sam vodi interno dugovanja kupaca, potraživanja dobavljača itd. Svi izveštaji na osnovu koje gazda donosi poslovne odluke se rade na osnovu tog seta “neformalnih” podataka.
Nužno zlo zvano knjigovođa se ispoštuje time što se hrpa tih papira fizički nose u knjigovodstvenu agenciju gde ih onda knjigovodja uzima i prekucava ponovo u svom programu kreirajući svoje posebne šifre artikala, kupaca itd… Knjigovodja u taj “svoj program” unosi promene sumarno ili detaljno sa izvoda koje korisnik poslovne aplikacije vodi u paraleli na svoju ruku. Kada korisnik ili knjigovodja promene podatke nekog dokumenta nakon “razmene papira” tu nastaju problemi jer im podaci više nisu usklađeni pa kreću telefoniranja i improvizacije – simptom garantovanih problema u poslovanju
Baš u toj integraciji putem fizičkog raznošenja papira i prekucavanja u posebne izvore podataka je po meni problem sa ovim pristupom i baš ta činjenica mene asocira na Pony Express. Isti spori, od ruke do ruke, od postaje do postaje, prenos bisage – spor i sklon grešci. Sama činjenicom da postoje dva seta nepovezanih podataka je garant da će kad tad doći do neusaglašenosti, netačnih poslovnih odluka i zakonskih prekršaja. Sa tehničke strane postojanje posebnih aplikacija koje se (ako se integrišu uopšte) integrišu tek u nivou baze implicira povećane troškove održavanja i razvoja jer promena u jednoj aplikaciji mora ručno da se replicira u drugim itd..
Ako rešenje nije ni generalizacija ni specijalizacija, šta jeste? Šta je telegraf knjigovodstvenih programa?
Segmentacija na “hipotetičkom primeru iz prakse”
Po mom mišljenju dualitet specijalizovanih programa je nešto što treba izbeći po svaku cenu. Najkraće objašnjenje mog shvatanja bi moglo da se formuliše na osnovu ove konkretne izjave
Faktura i knjižni nalog te fakture nisu dva dokumenta nego dva lica iste poslovne aktivnosti.
Dakle, jedna ista aplikacija, isti programski kod treba da bud korišćen od strane oba korisnika. Svi korisnici poslovnog sistema treba da rade na istim podacima.
Kada roba stigne, radnik je popiše i kreira prijemnicu. Tu istu prijemnicu, za te iste artikle, komercijalista/gazda koriste kao osnovu za kalkulaciju gde se odrede prodajne cene. Onog momenta kad se snimi kalkulacija, knjižni nalog te kalkulacije se kreira i za isti iznos se time duži i materijalno i finansijski magacin. Po tim prodajnim cenama komercijalista izdaje račun kupcu. Naravno uporedo sa kreiranjem računa, stvara se knjižni nalog za taj račun, magacin se razdužuje materijalno i finansijski a kupac zadužuje za isti iznos. Knjigovođa knjiži izvoda koji sadrži podatke uplate kupca – komercijalista automatski to vidi u evidenciji kupca kao zatvorenu stavku. Itd, itd..
Dosta korisnika opšteg tipa programa u ovom opisu prepoznaju svoje programe i tu nema ničega spornog. Kao što sam već gore rekao, problem je u tome što sve što ti programi rade rade na način koji nije prilagođen nijednom posebnom korisniku pa sve to utiče na produktivnost rada i efikasnost korišćenja programa za knjigovodstvo. Ti se nedostaci rešavaju segmentiranjem knjigovodstvenih poslovnih programa po grupama korisnika na taj način da program pojavno i funkcionalno odgovara specifičnosti tog korisničkog segmenta (grupe).
Segmentacija kao princip izrade programa za knjigovodstvo kojem ja težim
Da ne bude ceo post na bazi negativnih ilustracija, evo pozitivnog konceptualnog primera jednog načina korišćenja segmentacije.
Tokom instalacije programa za knjigovodstvo program bi mogao da pita za koji tip delatnosti se program ima koristiti. Ako korisnik odgovori radnja računarske opreme tj. PC servisa, “moduli i opcije” vezane za taj tip preduzeća treba da se instaliraju. Primeri tih funkcija su integracija sa distributerima, reklamacije, sklapanje računara (nije isto kao i proizvodnja računara kako se obično tretira) itd treba da se “instaliraju”.
Takođe bi program bi mogao da pita koliko prodajnih objekata preduzeće ima. Ako se radi o samo jednom (u većini slučajeva), sve opcije vezane za odabir prodajnog objekta i magacina kao i međumagacinsko kretanje robe treba da nestanu. Segmentacija ne znači samo gašenje celih modula nego i sitne promene na pojedinim ekranima koji ostaju aktivni(npr. unos VP fakture ne pokazuje polje za objekat više)
Kod kreiranja korisničkog naloga, program bi mogao da pita koju funkciju korisnik vrši. Ako je korisnik Gazda, delovi programa fokusirani na analizu poslovnih rezultata, generalno stanje lagera, integraciju sa distributerima itd idu u prvi plan, dok se radni nalozi sa sklapanje, glavna knjiga i slično gase. Ako je korisnik Radnik, njega zanimaju uglavnom nalozi za sklapanje i prijemnice robe koje popunjava kod prijema robe. Komercijalistu korisnika zanimaju CRM podaci kupca gde na primer može na primer da vidi podatke o otvorenim stavkama i kontaktira kupce van valute. Takodje opcije integracije sa distributerom mogu da budu zanimljive ali u ovom slučaju ne ponuda robe nego provera stanja robe na reklamaciji po zahtevu kupca koji je robu predao na servis pre nekoliko dana. U slučaju da komercijalista zna da “čita izvod” knjigovodstvene funkcije treba da budu prisutne, ali u maksimalno limitiranoj formi dovoljnoj samo da pokrije čin unošenje izvoda. Knjigovođa treba naravno da primarno vidi knjigovodstvene funkcije. CRM, distributeri itd… sve to njega ne zanima uopšte. U sistemu gde je garantovana usklađenost materijalnih i finansijskih podataka (jedna baza, jedan entitet sa dva lica) knjigovođa sve što ga zanima može da vidi preko tog knjižnog naloga ali recimo i da ga zanima da pogleda detalje fakture na osnovu koje je nešto knjiženo, on tu fakturu može da vidi prezentovanu kroz sumarne podatke kao što su tarifna raspodela prenetog poreza, iznos i strukturu zavisnih troškova, detalji rabat odobrene kupcu itd.
Neki od ljudi kojima sam diskutovao o ovome reaguju na ovu koncepciju govoreći: ”A to su opcije podešavanja korisnika – to postoji u mnogim programima”. Izjednačavati “opcije” sa segmentacijom je pogrešno po meni iz dva razloga. Prvo, još nisam video nijedan program gde se putem opcija može u tolikoj meri da se podesi korisničko iskustvo u radu sa programom. Drugo, čak i da je moguće bilo bi pogrešno. Nije na korisniku da otvori ekran sa 17000 polja gde će da uključuje i isključuje delove ekrana i aplikacije, već je na autorima knjigovodstvenih programa da misle o korisniku i podese unapred sve te opcije a da korisnik i ne zna za postojanje tih opcija. To početno podešavanje ne treba da bude oholo “Borg tip aplikacije” podešavanje već treba da bude bazirano na posmatranju korisnika u vršenju svakodnevnih aktivnosti i razgovoru sa korisnicima gde autor kao profesionalac u svojoj struci dolazi do zaključka šta je to za korisnika najbolje i šta mu treba u stvari.
Dokaz da korisnici cene to “podesi mi podrazumevano šta meni treba” je tržišni uspeh Apple uređaja o čemu sam već pisao detaljnije ovde.
Personalizacija kao nužno potrebno zlo programa za knjigovodstvo
Svi ćemo se složiti da nisu baš svi korisnici isti i da se ne mogu svi svrstati u iste kalupe, ali to ne znači da segmentacija nema smisla. Ista misao interpretirana u ovom kontekstu korišćenjem Pareto 80-20 principa bi mogla da glasi da je segmentacija fokusirana u pravcu zadovoljavanja potreba 80% korisnika. O potrebama ovih ostalih 20% korisnika po meni stara se personalizacija koja označava
Mogućnost korisnika da u okviru nekog segmenta prilagodi pojavu i funkcionisanje sistema u skladu sa svojim ličnim potrebama.
Po meni jako bitna stvar koju treba istaći u prethodnoj definiciji je da ta personalizacija treba da bude jako limitirana (poštovanje principa minimalizma knjigovodstvenog programa) i fokusirana na realne situacije u životu. Imati personalizacioni ekran sa 17.000 opcija koje mogu da prebace korisnika iz jedan u drugi segment podjednako nema smisla u praksi kao i u slučaju segmentacije. Po meni, način na koji treba prići personalizaciji je da se inicijalno zaboravi tako da sav fokus bude usmeren na što bolju segmentaciju programa za knjigovodstvo, a da se tokom probne faze i početka korišćenja prikupe povratne informacije od korisnika o tome šta im nedostaje u njihovom segmentu te da se na osnovu toga ili prilagodi segment )ako velika većina korisnika traži to) ili da se personalizuje (ako značajna manjina korisnika traži to).
Po mom mišljenju, dodavanju funkcija koje traži statističko zanemarljiv broj korisnika treba prići veoma oprezno sa generalno negativnim predstavom i zahtevati da vam se dokaže kako je to stvarno bitno i kako to ne može da se odradi na drugačiji način. Logika ovde je da je to nešto stvarno bitno, većina korisnika bi već to tražila tokom izrade i probnog rada aplikacije, a ne želite da kaznite ugođaj u radu velike većine korisnika bez preke potrebe.
Zaključak
Evo doživesmo (vi čitajući a ja pišući) i ovaj poslednji blog post serijala gde ja objašnjavam šta to čini najbolji knjigovodstveni program.
Sledeći post će biti namenjen meni veoma bitnoj tematici: cenovna politika programa za knjigovodstvo gde ću izneti pregled toga kako i šta se sve naplaćuje kod nas na tržištu kao i neki svoju inicijalnu ideju o tome kako i koliko ja planiram da naplaćujem u budućnosti. Ako vam se čini suludo što pišem o ceni proizvoda bez imanja samog proizvoda, pozivam vas da obavezno pročitate post gde ću takođe se osvrnuti i na to zašto je to po meni ne bitno nego neophodno.
Čitamo se,
Nikola “The Segment” Malović
Pre nego što krenem na poslednji deo mog objašnjenja 
Borgovi su rasa u 
Moj prvi koncert Rolling Stons-a je bio 2005-e gde moram da priznam sam otišao bez da sam ih ikad slušao, kao i na more drugih koncerta – “nemam pametnija posla”. Otiso u 3 popodne, 90+ hiljada ljudi stoje na letnjem suncu već i slušaju neku UK bend koji ono OK svira pa neka češka slavna grupa i tako sve do 9 sati uveče kada se nebo smrči najednom, krene strašno da seva i žestok pljusak se sruči na stadion. Kiša pada 10-tak minuta, grmi i dalje, niko iz publike ni makac. Samo spontani huk kreće:“Rollingstones! Rollingstones!”, svetla se gase, prvi rifovi Satisfaction-a kreću, svetla se pale, Jegger sa bendom izlazi van zastora i svi sviraju pesmu na kiši namerno. Publika u delirijumu, a koncert ni 5 minuta nije trajao.
Tokom mog zadnjeg boravka u Srbiji, sedeći u prodavnici računarske robe mog prijatelja Tice (iskrena preporuka: ako ste u Pomoravlju i kupujete računar kontaktirajte ga), bio sam toliko idle da sam počeo da posmatram kako ide proces naručivanja računarske konfiguracije kod njega i bio šokiran serijom koraka (biće post o tome) koje on mora da poduzme da bi ispratio taj proces. Kad sam ga pitao o tome da li mora stvarno toliko vremena da potroši na pojedinačnu porudžbinu on mi je odgovorio da mora jer (pored ostalih razloga) on koristi knjigovodstvenu aplikaciju opšte namene koja nije prilagođena specifičnim potrebama prodavnica računarske opreme. Na moje pitanje što ne kupi onda specifičan program, on se samo nasmejao i rekao da takvog nečeg nema “kod nas na tržištu”.
Jedna od najpoznatijih firmi u Srbiji osnovana još 1988 godine sa značajnijim rastom od 2000-e ima DOS baziranu aplikaciju koju sudeći po 
