RSS

Author Archives: Nikola Malović

Moderni knjigovodstveni program

Prolog

 

U poslednjih par godina bilo je puno razgovora na temu koji tip knjigovodstvenih programa je najbolji: desktop LAN, web (aka cloud), desktop cloud itd sa validnim argumentima za i protiv bilo kog od ponuđenih rešenja.

Čak i na ovom blogu možete videti kako su se moji pogledi na ovu tematiku menjali sa vremenom od desktop (Knjigovodstveni programi – web vs desktop (2/2))  ka web (Web program za obračun zarada)

Ono što je pomalo smešno je da smatram da sam u oba slučaja bio u pravu 🙂 samo se kontekst okruženja i vremena u kome živimo menjao značajno tokom vremena i sa njim se menjao karakter optimalnih poslovnih aplikacija po meri korisnika.

S obzirom da se (na bazi mojih razgovora u poslednjih par meseci sa knjigovođama u Srbiji) izgleda oformio konsenzus oko toga da je web/cloud verovatno „ono pravo“ postavlja se pitanje da li je rat završen i web pobedio?

Evolucija i revolucija

Način na koji ja gledam na ovu problematiku je da se radi o konstantnoj evoluciji poslovnih platforma obeleženoj do sad sa tri glavne revolucije koje su propratile tri generacije poslovnog softvera.

Prva generacija je desktop softver gde se korisnici umrežavanju u lokalnu mrežu i gde se kolaboracija održava na nivou te mreže.
Primarni kriterijum je pokrivanje poslovnih procesa unutar organizacija. Revolucija je otpočeta 90-tih Novel mrežama i kliper programima i kasnije je propraćena (~ 2004.-e) evolucijom tih programa u Windows okruženje sa manjim ili većim uspehom. Većina poslovnog softvera u Srbiji pripada ovoj prvoj generaciji, ali je u konstantnom odumiranju.

Druga generacija počinje negde oko 2008-e kada počinje era web poslovnih rešenja gde su primarne odlike:

  • virtualizaciji infrastrukture korišćenjem servisa cloud provajdera (niko više ne podešava mrežu, administrira kompjutere, instalira program, radi backup)
  • dostupnost sa bilo kog uređaja bilo gde gde ima interneta
  • korišćenje interneta kao mreže svih mreža za povezivanje korisnika organizaciono smeštenih van okvira poslovnih prostorija preduzeća

Dok je kod desktop poslovni softvera  prve generacije LAN umrežavanje zadovoljavalo potrebe, kod programa druge generacije internet umrežavanje je primarni kriterijum produktivnosti.
Dok su prve web aplikacije bile primitivnije (sa serverskom implementacijom) čije je korišćenje upadljivo teže od aplikacija prve generacije, u svetu se početkom 2012-e pojavljuje novi tip javascript klijentskih SPA aplikacija gde je nivo korisničke produktivnosti jako poboljšan i uporediv sa desktop aplikacija prve generacije. Primere SPA aplikacije možete videti ako pogledate Papiri – SPA app  ili GMail.

Druga generacija u Srbiji je u usponu trenutno sa sve većim i većim brojem preduzeća koji migriraju sa rešenja prve generaciji, s tim da vodeći proizvođači softvera ove generacije na žalost još uvek nisu prošli kroz SPA evoluciju tako da aplikacije nisu veoma udobne i produktivne za rad zahtevnijih korisnika.

Treća generacija

S obzirom na izneti stav o tome da SPA aplikacije druge generacije imaju sve prednosti internet web aplikacija i produktivnost na nivou aplikacija prve generacije, postavlja se pitanje šta više tu može da se poboljša?

Odgovor na to pitanje je krajnje jednostavan jer se manifestuje revolucijom koja menja naše celokupno društvo u svim segmentima – radi se naravno o aplikacijama za mobilne uređaje.

Naime, treća generacija uzima sve najbolje iz prethodne dve: klijent implementiran u mašinskom „native“ kodu i cloud infrastrukturu, ali podiže to sve na jedan potpuno viši nivo korišćenjem uređaja opšte potrebe koji je uvek sa nama  – mobilnog telefona. Dok se u slučajevima prve i druge generacije poslovanje obavlja kući ili u kancelariji ispred računara u slučaju aplikacija treće generacije kancelarija je u džepu, uvek dostupna korisniku gde god se nalazio.
To je odraz nove realnosti u kojoj smo uvek povezani sa svojim okruženjem gde god se nalazili pa tako i naše potrebe i očekivanja u našem poslovanju su time podignuta na viši nivo.

Primer mobilne poslovne aplikacije – naravno moja omiljena kompanija Xero

A Papiri?

S obzirom na upravo izneti stav a možda i na bazi mog manifesta verovatno ste došli do zaključka da su novi papiri na kojima radim mobilna aplikacija i naravno u pravu ste ali samo delimično.

Ja suštinski verujem da moderne aplikacije moraju da budu dostupne u svim platformama koje korisnici preferiraju na bazi svojih iskustava i potreba.

To što većini nano preduzetnika verovatno mobilna aplikacija je savršeno dovoljna i odgovara jer su stalno u pokretu, ne znači previše komercijalisti preduzeća od 15 zaposlenih niti knjigovođi koji radi sa podacima 15 različitih firmi. Različiti tipovi korisnika imaju različite poglede na to šta je savršena knjigovodstvena aplikacija za njih.

Tako su i novi Papiri organizovani da u načelu imaju tri klijenata trenutno gde svi klijenti dele istu cloud infrastrukturu.

Evo da pokažem kako to izgleda na primeru podešavanja obračuna zarada.

Web klijent

Web kiljent je moderna SPA aplikacija koja ima standardni bootstrap meni na vrhu i nudi korisniku izbor opcija od kojih je jedna posvećena obračun zarada

 

Kada korisnik odabere Plate otvara mu se u browser prikaz opcija za podešavanje

 

Mobilni klijenti

Ono što je normalno na web sajtu nije normalno na mobilnom telefonu jer je ekran manji a i mobilne aplikacije su uglavnom napravljene sledeći određena pravila pa tako opcije obračuna zarada na Androidu prate materijalni dizajni i izgleda ovako

 

Isti ekran opcija na iPhone-u izgleda drugačije i od androida i od web-a jer prati iOS dizajn

Desktop klijent

Za potrebe korisnika kojima je produktivnost mnogo bitnija od mobilnosti, Papiri postoje kao Windows 10 aplikacija.

Kao i kod web I mobilnih aplikacija, windows 10 aplikacija je prilagođena dizajnu Windows 10 aplikacija na način koji optimalno koristi činjenicu da korisnik sedi ispred velikog ekrana svog računara

Zaključak?

Jako prosto – moderne aplikacije moraju da budu dostupne korisnicima u svim oblicima i verzijama prilagođene njihovim različitim potrebama.

 

Posted by on 26.12.2016 in Uncategorized

3 Comments

Knjigovodstveni program za nano preduzeća

Kao što sam naveo u članku Nano preduzeća, potrebe preduzeća sa nula ili jednim zaposlenim („nano preduzeća“) su bitno drugačije u poređenju sa „normalnim preduzećima sa više zaposlenih“ i po mom mišljenju se te potrebe mogu opisati kao težnja ka dolaženju do odgovora na sledeća pitanja:

  1. Šta da radim sa izvodima banke koje dobijam svakog dana?
  2. Koliko imam novca sad na računu? Koliko ću imati tog i tog dana?
  3. Kome, koliko i kad treba da platim račune?
  4. Ko, koliko i kad treba da meni plate po računu?
    1. Ko je pri kraju valute?
    2. Ko je preko valute?
  5. Šta da radim sa ovim računima za gorivo, struju, papir za štampač, zakup koji plaćam itd?
  6. Kako i kad da obračunam i pustim platu?
  7. Kako da uradim kalkulaciju za robu koju prodajem?
    1. Da li može to moj knjigovođa?
    2. Da li može to moj knjigovođa istog dana?
  8. Kako da napunim kasu sa novim artiklima i cenama?
  9. Kako da izdam račun za usluge koje pružam i/ili proizvode koje prodajem?
  10. Šta da radim sa novcem koji mi plate na ruke za moje usluge?
  11. Šta da radim sa tim knjigama (KEPU, TK itd)?
    1. Da li može to moj knjigovođa?
  12. Šta da radim sa tim PDV-om što se plaća povremeno?
  13. Kako da pitam knjigovođu u vezi stvari koje nisam siguran?
    1. Koliko dugo moram da čekam na odgovor?
  14. Da li može neko da me podseti kad šta treba da radim u toku meseca jer uvek zaboravim stvari..
  15. Šta ako pogrešim i napravim glupost?
    1. Da li mogu da ispravim kasnije?
    2. Da li može moj knjigovođa da to ispravi?
  16. Da li može knjigovođa da radi u mom programu isto i ispravlja dodaje stvari tamo?
  17. Da li mogu da koristim e-banking jer nemam vremena da čekam po redovima banaka?

Iako većina ovih pitanja su važeća i za preduzeća sa većim brojem zaposlenih, ipak u kontekstu nano preduzeća imaju specifičnu dimenziju jer nano preduzetnik u proseku nije spreman da utroši vreme i energiju na dolaženje do tih odgovora jer je prezauzet i/ili ne zanima ga „papirologija“ pa je usled toga način dolaženja do ovih odgovora u slučaju nano preduzeća dovoljno specifičan da se može izdvojiti.

Lista ovih pitanja naravno da se može sagledati i kao funkcionalna specifikacija osobina programa za nano preduzeća i u narednim postovima proći ćemo kroz njih i pogledati kako koji knjigovodstveni program na tržištu omogućava dolaženje do ovih odgovora nano preduzećima.

Za sad, samo par pitanja za Vas:

  • Mislite da nešto nedostaje na ovoj listi?
  • Milite da nešto ne pripada ovde?

Vaše nano piskaralo,
Nikola

 

Posted by on 22.05.2016 in Uncategorized

3 Comments

Sitan vez

Automatska integracija Papira sa PU portalom

U 2016-oj, poslovni procesi sa kojim se knjigovođa susreće svakog dana izlaze van okvira poslovne aplikacije, jer se od knjigovođe očekuje da odrađuje deo svog polsa na raznoraznim portalima poput portala Poreske Uprave što oduzima dosta vremena.

Program Papiri uvažava tu realnost i ostvaraju integraciju sa portalom Poreske uprave putem proširenja browsera koji dosadan posao preuzimanja fajlova, snimanja u folder, prekucavanja BOP-a i ostalih podataka uplatnice svodi na jedan jedini klik.

Evo kako to izgleda u Papirima:

  • Knjigovođa na portalu PU jednostavno stisne desni taster i odabere opciju „Pošalji u arhivu papira“
  • Dokument se onda sa portala Poreske Uprave automatski šalje cloud serveru Papira koji prihvati dokument, pročita BOP i podatke sa njega i kreira sve uplatnice

Jedan klik i gotovo 🙂

Pogledajte sami demo sa dva browsera na istom ekranu – jedan PU portal drugi Papiri kako bi ste mogli da vidite kojom brzina integracije sa PU portalom radi  i recite nam šta mislite 🙂

 

Posted by on 15.05.2016 in Uncategorized

Leave a comment

Vampiri i pijavice

Drakula

Danas sam imao chat preko Skajpa sa Zoranom (knjigovodstvene agencije Konto M iz Ćuprije)  na temu cenovnih modela knjigovodstvenih programa u Srbiji gde se neki nude preko pretplate, a neki putem jednokratne pretplate.

S obzirom da sam svoje misljenje u vezi ove teme izneo pre nekoliko godina detaljno u članku  Modeli plaćanja knjigovodstvenih programa tako da ako vas zanima tematika idite, pročitajte – ja vas čekam ovde da nastavimo priču kad završite.

Tema o kojoj želim da pišem danas je deo diskusije koju smo ja i Zoran imali, a svodi se na sledeće pitanje


„Ako je tačno to što si pisao 2010-e da je pretplatni model najbolji,
kako to da ga veoma mali broj firmi koristi kod nas danas?“

 

Odlično pitanje Zorane 🙂

Definitivno se ne radi o slučaju da naše firme ne znaju za pretplatni model. Ne radi se ni o tome da za pretplatni model mora da se radi o web aplikaciji – (npr. Lidder možete kupiti u 12 mesečnih rata, Pantheon takođe ima mesečnu licencu pored mesečne). Ne radi se naravno ni o tome da su proizvođači softvera „glupi“ – radi se naprotiv o možda najpametnijim firmama u Srbiji. Čak štaviše, to što većina firmi ne prodaje pretplatu nego proizvod verovatno nije ni pogrešno imajući u vidu poslovno okruženje kod nas (da, iako ja tvrdim suprotno gore i stojim iza toga.)

Gospodin Drakula

Ako pogledate život i delo druga Drakule, videćete da se njegovo delovanje svodi na to da se u gluvo doba noći probudi, obleti oko sela podno svog zamka, odabere osobu rumenih obraza, hipnotiše je i ispije nekoliko litara krvi usled čega subjekt umre i tako gosn Drakula sutra mora da traži novu žrtvu da se dopuni. Ako neko i preživi, ili postane sluga grbavac ili služi za periodičnu „dopunu kredita“ gosn Drakule.

Na neki način (figurativno i potpuno šaljivo govoreći), gosn Drakula je metafora firme koja prodaje knjigovodstvene programe po sistemu: pronađem agenciju (let oko sela), pozovem je telefonom i zakažem prezentaciju (sletanje i transformacija u ljudski oblik), impresioniram impresivnom listom klijenata i decenijskim iskustvom (hipnotisanje) i fakturišem 2000 evra + 10.000 dinara mesečno održavanje („otakanje para litara krvi“).

Gospođica Pijavica

Drugi učesnik današnjeg članka je gospođica Pijavica, koja se bavi istim poslom kao i gosn Drakula, ali u njenom slučaju prikači se neprimetno i isisava krv u mililitrima natenane „meraklijski“ 🙂 Subjek delatnosti gđice Pijavice tako može da preživi 100 godina bez problema sve vreme vraćajući prinos gospođici pijavici.

Opet figurativno i šaljivo govoreći, pijavica je metafora firme koja prodaje knjigovodstvene programe putem pretplate: korisnik odabere trial (neprimetno prekiačivanje), korisnik plaća malu mesečnu pretplatu (otakanje nekoliko ml).

Drakula vs Pijavica – dijetni ugao

E sad, ko pobeđuje u ovoj borbi – Pijavica ili Drakula? Koji je cenovni model bolji: JP ili PP?

Kao i za bilo koje drugo pitanje, tačan odgovor je: zavisi.

Prednost Drakule je što otoči par litara krvi svake noći „iz taka“ dok pijavici treba godinu dana da otoči to isto te sa te tačke gledišta Drakula pobeđuje.
Drakulina mana je što će pre ili kasnije ponestati seljančica rumenih obraza i u tom slučaju on (nagađam – nikad video u filmovima) umire od gladi.
Drakulina mana je i ta što se ljudima uopšteno govreći ne dopada to da ih on poseti, pa se naoružaju raznoraznim sredstvima i bore sa Drakulom.

Sa druge strane, pijavica se lako prikači – nema naoružane rulje – često subjekt ni ne primeti da je pijavica tu.
Usled činjenice da osoba može da preživi 100 godina, pijavica ne mora da se brine da će umreti od gladi – mali ali stabilan priliv je garantovan.
Usled toga što može lako da se prikači na osobu, posao mogu da razgranaju sa još gospođica pijavica te tako malo po malo svakog dana PIjavica doo inkasira veću i veču količinu „sirovina“. Takođe, pijavica može da se prikači i na malog zeku i macu i kucu – svakog ko ima par ml da podeli 🙂

Ok ko je onda pobednik – oboje imaju dobre i loše strane ? Kao što rekoh: zavisi 🙂

Ako se na primer radi o proizvođaču knjigovodstvenog softvera lokalne prirode (klijenti u krugu od 50 km) onda je broj „objekata  tankiranja“ mali i ima dosta njih malokrvnih, ljubitelja belog luka i sl. S obzirom da su takve firme tipično tipa „mali Perica genijalac pravi programe“, kod njih po meni Drakula pobeđuje.
Ako u mojoj Ćupriji ima recimo ne više od 50 klijenata kojim mogu da se nadam dugoročno, naplaćivati 20-30 evra mesečno očigledno nema nikakve logike već je pametnije 50 x 400  = 20.000 evra i vozdra 🙂

Ako se radi o proizvođaču knjigovodstvenog softvera koji prodaje program na teritoriji Srbije (i šire) onda je broj klijenata dovoljno veliki da obe opcije postaju racionalne po defaultu.

Sada je pitanje koliko litra g-din Drakula treba „dnevno“ – recimo da imate 10 zaposlenih koji ukupno prime (super-bruto iznos) 10.000 evra mesečno i recimo da vam je pretplata tih hipotetičkih 30 evra mesečno. Da se pokriju samo plate zaposlenih proizvođač treba da ima 350 mesečnih pretplata. Znam, rećićete nije 30 nego  x evra, ali nije ni 10.000 evra samo za plate nego mnogo više i nisu plate sav trošak.

Šta ovo znači?

Znači da ako je Drakula u hibernaciji i ne izlazi iz svog kovčega kako bi trebao minimalne količine krvi, možda i može da preživi ovako. Ako je proiyvođač softvera firma koja nema programere, nema velike službe prodaje i podrške, ako valja jedan isti program napravljen 2008-e, možda i može da preživi kao Pijavica što ima svoje prednosti.

Po mojim procenama to nije slučaj i naši veliki proizvođači softvera imaju veći broj zaposlenih programera, ekonomista itd. te da to kombinovano sa limitovanim tržištem Srbije (limitovano u veličini, „pismenosti“ i sklonosti ka promenama softvera) ih primorava da budu Drakula jer ne mogu drugačije da prežive. Sa druge strane to firme sa „manjom stajaćom vojskom“ mogu to da iskoriste i da budu Pijavice i da privuku korisnike malim mesečnim iznosom, besplatnom probom itd.

Gledano iz ovog dijetnog ugla – pobednik je Pijavica ukoliko:

  • Cilj je postići lakšu prodaju, lakšu naplatu i stabilni priliv novca itd
  • Radi se o softverskim firma prodaje na većem tržištu
  • Radi se o softverksim firmama koje nemaju velike „fiksne troškove“
  • Radi se o softverskim firmama koje stupaju na novo tržište
  • Radi se o softverskim firmama koje se fokusiraju na segmente koji ne mogu da priušte velike upfront investicije

Drakula je pobednik ukoliko:

  • Radi se o softverskim firmama koje imaju velike fiksne troškove
  • Radi se o softverskim firmama koje imaju razvijene prodajne i razvojne funkcije i ne boje se da „love seljančice“ svakog dana
  • Radi se o softverskim firmama koje zanima tržišna dominacija i ubrzani rast.

Drakula vs Pijavica – aspekt lojalnost

Kad pogledamo sa ove tačke, prednosti i mane Drakule i Pijavice se skoro preokrenu za 180 stepeni jer je pijavicu lako otkaciti sa noge jer je tako neprimetno vezana dok je odupreti se volji gosn Drakule je skoro nemoguće.

Ok, da prevedem ovo moje baljezganje na kontekst knjigovodstvenih programa 🙂

Kada ste korisnik pretplatnog knjigovodstvenog programa gde plaćate mesečnu pretplatu od 30 evra, kad Vam neko ponudi da probate program X koji bolje radi Y Vaša odluka da promenite program je jako laka jer „ne gubite ništa“ – platite pretplatu drugoj firmi i terate dalje.

U slučaju kada ste platili 2000 evra odjednom i plaćate 10.000 mesečno, kad vam neko kaže da probate program X čak i da vam se svidi veorvatno nećete preći na njega jer time „gubite 2000 evra“ plus ispadate glupi u očima svojih zaposlenih što ste platili nešto 2000 od čega je bolje nešto što košta 30 evra. Ovo je dopro poznata tehnika u prodaji softvera koja se zove Vendor lock-in i kojom veliki proiyvođači softvera ostvarju uvećane prihode po korisniku njihovih proizvoda.

Gledano sa aspekta lojalnosti – Drakula je jasni pobednik jer su klijenti lojalniji što omogućava dodatnu zaštitu od konkurencije, dodatne prihode od održavanja i osvežavanja verzija itd.

Ipak, Pijavica može takođe da bude pobednik u slučaju kada je Pijavica „gladna i besna“ i ne boji se konkurencije nego je sigurna da može „brže i bolje“ jer time može da reši problem nudeći više stvari, brže od konkurencije, boljom podrškom, nižom cenom itd. To zahteva vrhunsku organizaciju poslovanja proizvođača softvera  Pijavice na strateškom, taktičkom i operacionom nivou uz striktnu kontrolu troškova (previše troškova – pijavica mora da postane vampir). Takva elitna pijavica je jako retka i teška za pronaći, ali jednom ostvarena ima potencijale da ostvari neverovatne rezultate  (primer Xero pijavice)

Zaključak


Šta vi mislite? Ko pobeđuje: pijavica ili vampir? Ili možda neko sasvim treći?

Šta da odgovorim Zoranu – zašto u Srbiji nema više firmi koje nude knjigovodstvene programe putem preplate?
Vaše Piskaralo,

Nikola

PS: „Moj skype ID je malovicn – ako i vi kao i Zoran želite da četujete sa mnom“

 

Posted by on 04.05.2016 in Uncategorized

3 Comments

Čamac, tanker i gliser

“Korisnici se dele na dve grupe: oni koji su izgubili podatke i oni koji će ih tek izgubiti”

thIWGO0ZTK

Poslovanje svakog preduzeća će u narednih par godina zavisiti u velikoj meri od elektronskih dokumenata koji se šalju i primaju od poslovnih partnera, državnih organa itd.

Razloge zašto mislim da će do toga doći sam već izneo u prethodnom članku, tako da se u ovom postu fokusiram na suštinu problema upravljanja elektronskim dokumentima i koja su rešenja za te probleme.

Da bi shvatili u čemu je problem sa obračunim zarada i elektronskim dokumentima hajde da pogledamo kako izgleda jedan obračun zarade…

Obračun zarade i elektronska dokumenta

Da bi se zarada obračunala prvo moraju da se oformi kadrovska evidencija unošenjem podataka zaposlenih.

Za svakog zaposlenog postoji jedan određeni broj dokumenata koji se obično kreira u elektronskom formatu ili čuva kao skenirani dokument: ugovor o radu, radna knjižica, diploma i sl.

Kada se zarada obračuna, kao rezultatog tog obračuna se kreiraju nekoliko dokumenata: OZ obrazac (1 po radniku), specifikacija obračuna, dokumenta za trudnice itd.

Takođe se kreira i PPP PD obrazac u XML formatu koji opisuje obračunatu zaradu i koji se šalje poreskoj upravi koja ga validira i knjiži.

Način na koji se slanje obavlja je sledeći: isplatilac kriera fajl, snimi ga u određeni folder na svom računaru, zatim odlazi na PU portal, prijavljuje se, ide kroz menije i ekrane, klikne na dugme upload, nađe folder gde je xml fajl snimljen i klikne ok.

Kada poreska uprava proknjiži potvrdu, nakon nekog vremena na osnovu predate prijave kreira dva dokumenta:

  • potvrdu o prijemu
  • uputstvo o plaćanju koje sadrži u sebi poziv na broj (BOP) sa kojim se uplata obaveza mora obaviti.

Ta dva dokumenta su fajlovi koji se nalaze takođe na PU portalu i koji se preuzimaju sa različitih mesta na PU portalu u PDF ili u XML formatu.

Za oba dokumenta korisnik mora da ponovi istu proceduru:

  • pronađe na PU portalu gde se nalazi link za skidanje dokumenta
  • desni klik, Save as meni u browseru
  • 10 klika – traži po kompjuteru gde da se fajl snimi.

Kada isplatioc ta dva dokumenta napokon dobavi onda prelazi na sledeći korak:

  • popuni nalog za prenos kojim se isplaćuju zbirne obaveze za doprinose i poreze
  • za svakog radnika koji prima zaradu preko računa popuni nalog za prenos neto zarade sa BOP pozivom na broj
  • za radnike koji primaju novac u gotovini kriera zbirni nalog za podizanje gotovine i spisak za isplatu sa blagajne

Isplatioc tada dobijene naloge nosi u banku ili učitava u svoj eBanking klijent i “pušta platu”

Na kraju, kada stigne izvod banke koji potvrđuje da su sredstva isplaćena, kreira se specifikacija obračuna na osnovu koje se formira knjižni nalog i isplaćena zarada iskazuje u glavnoj knjizi.

Šta je problem?

Kao što vidite postoji hrpa dokumenata koji se javljaju u ovom procesu čije je skladištenje:

  • kompleksno – neke dokumente mi kreiramo, neke dobijamo od PU, neke šaljemo banci, neke koristimo u knjigovodstvu. Dokumenti su u raznoraznim formatima: pdf, xml, jpg . Neki su namenjeni ljudima neki mašinama.
  • komplikovano – svaki dokument treba skinuti sa raznih mesta, pronaći odgovarajuće mesto na računaru gde da se snimi i odakle da se učita. Proces nije težak, ali oduzima vreme i živce. Ovo vodi ka tome da se dokumenta snimaju na desktop, jedna preko drugih itd i posle par dana niko više ne zna gde se šta nalazi.
  • odgovorno – u situaciji kada se razmenjuju SAMO elektronska dokumenta i kada su ona osnova za knjiženje, ta se dokumenta morau uskladištiti i čuvati. Šta ako se računar pokvari? Šta ako se dokumenta obrišu jer su bila na desktopu i reinstalacija windowsa ih je obrisala.
    Važnost ovoga sam osetio na svojojoj koži pre par meseci kad mi je PU tražila da im dostavim potvrdu o prijemu poreske prijave jer NE MOGU DA NAĐU U RAČUNARU moju prijavu.
  • neproduktivno – gore opisana procedura opisuje proces predaje obračuna jedne zarade. Ista procedura i isti broj dokumenata se kreira i za druge vidove zarade kao što su: zakup lokala, isplata stipendije, isplata putnih troškova, ugovora o delu itd. Za svaki od njih, se cela priča ponavlja.
  • nekolaborativno – sva dokumenta koje ja snimim na svoj računar su dostupna samo meni, a moj knjigovođa i moj ekolege im ne mogu pristupiti. Možda izgleda nebitno na primeru obračuna zarada, ali je obračun zarada samo jedna pojavna manifestactacija – za par godina većina dokumenata sa kojim preduzeće dolazi u dodir će biti elektronski
    .

Da razumemo u potpunosti koliki je problem skladištenje i procesiranje dokumenata, moramo uzeti u obzir da se u Srbiji u glavnom vrše od strane knjigovođa  tako da jedan knjigovođa recimo koji ima 50-tak klijenata, mesečno prolazi kroz gore opisnai proces stotinama puta.

Koje je rešenje?

Po mom skromnom mišljenju postoje tri osnovna rešenja:

  • Čamac sa veslima rešenje
  • Tanker rešenje
  • Gliser rešenje

Svako od ovih tri rešenja rešava problem na pdređeni način, ima svoje mane i prednosti u zavisnosti od preduzeća koje se susreće sa problemom. Ne postoji jedno jedino pravo rešenje, tako da ću ja pokušati da objansim koje su prednosit i mane ova tri pristupa pa vi presudite sami.

Čamac

je rešenje prisutno u bar 92.73% preduzeća kod nas i izgleda otprilike ovako:

  • kupi za računar poseban hard disk ili usb stick ili se odvoji zasebna particija gde će sva elektronska dokumenta biti snimljena
  • krieraj na njemu folder i u tom folderu podfoldere po godinama, pa onda po klijentima, pa onda po mesecima, pa onda po tipovima dokumenata itd itd
  • svaki dokument sa kojim radiš pažljivo i strpljivo snimi u pravi folder gde pripada
  • periodično radi backup na CD ili na neki memory stick.

Prvi problem sa ovim rešenjem je to što se u praksi nakon nekog vremena taj backup ne radi redovno.

Ovaj je problem na sreću lako rešiv tako što se koristi program koji besplatno i automatski kopiju datog folder snima nepsrestano putem interneta na neko udaljeno mesto. Pošto je proces automatski i kopije fajlova se ne nalaze na računaru, sigurnost arhive je time rešena.

Moja preporuka za ovo je da koristite progam Microsoft OneDrive koji Vam potpuno besplatno obezbeđuje 7 Gb arhivu u oblaku sa automatskom sinhronizacijom itd.

Drugi mnogo ozbiljniji problem sa ovim rešenjem je u tome što polazi od toga da ćemo osoba koja radi sa elektronskim dokumentima imati uvek znanja, vremena i živaca da pronađe i odloži fajlove u foldere gde treba da pripadaju. Ovo možda zvuči kao minorni problem, ali kada to radite 100x na dan verujte da počinje da smeta i disciplinu zamenjuje “snimiću na desktop jer sam u gužvi a posle…”. S povećanjem broja ljudi koji to rade (npr. u knjigovodstvenim agencijama) povećava se i veličina ovog problema i za njega po mom iskustvu nema dugoročnog rešenja.

Čamac sa veslima ima smisla ako je reka mirna, mali broj putnika i ne smeta vam da veslate

Tanker

Rešenja ovog tipa se odlikuju time da se kupi specijalizovani softer za upravljanje dokumentacijom (Document Managment System) koji je obično zadovoljava neke ISO standarde, ima 1000 opcija za definisanje ko šta, kad i kako može da radi sa dokumentima, kako se dokumenti klasifikuju itd itd.

Primer ovakvog specijalizovanog rešenja kod nas je NetDokumenti koji pokriva većinu potreba ozbiljnih preduzeća za upravljanjem dokumentima i koji je dostupan kao open source tako da ga možete prilagoditi sopstvenim potrebama.

Prvi problem sa rešenjima ovog tipa je što su preglomazna.

Malim preduzećima sa par zaposlenih veliki deo funkcija koje nude DMS rešenja je nepotreban, korišćenje je prekomplikovano za njihove jednostavne poslovne procese.

Drugi problem sa rešenjima ovog tipa je štp su tangentna.

Naime, radi se o “još jednom programu” koji mora da se  nauči kako da se koristi i koji je potpuno odvojen od ostalih programa koje preduzeće koristi. Knjigovođa koji ceo dan provodi u knjigovodstvenom programu da bi radio sa elektronskim dokumentima mora da prelazi u zaseban program da bi učitao ili sačuvao dokument.

Tanker ima smisla ako želite da prevezete milione barela nafte preko okeana
do dovoljno velike luke gde može da se ukotvi.

Gliser

Pre par godina je pokojni Steve Jobs pozvao osnivača Dropbox-a (cloud skladište dokumenata) na večeru tokom koje je pokušao da ga ubedi da proda Apple-u svoju firmu te bi tako Apple dobio cloud skladište fajlova.

Dru je ponudu za prodaju od nekoliko milijardi odbio, na šta je Steve Jobs navodno odgovorio da je “cloud skladište datoteka funkcija proizvoda, a ne sam proizvod” (feature and not a product).

Gliser rešenje problema skladištenja dokumenata su manifestacija ovog stava, gde se u postojeće poslovne aplikacije dograđuju delovi za skladištenje podataka.

Tako na primer ako pogledamo kako izgleda ekran za otvaranje dokumenta u Microsof Word 2013 aplikaciji videćemo da u sam Word je ugrađena mogučnost učitavanja fajla direktno sa mog OneDrive foldera u oblaku tako da ne moram da izlazim iz programa da radim sa elektronskom arhivom.

Word2013

U slučaju knjigovodstvenih programa, ovakav pristup možete videti u slučaju SAOP aplikacije gde se u samom unosu fakture klikom na dugme može pridodati skenirani dokument itd.

Prednost ovog rešenja je očigledna jer rešava nedostatke koje tanker rešenje ima: korisnik ne napušt a primarni progrma u kome radi, ne mora da se posebno obučava ird.

Mana ovog rešenja je to što ako nema složene mogućnosti koje zasebno DMS rešenje ima o upravljanju i korišćenju okumenata.

Namena glisera je da brzo preveze nekolicinu putnika od tačke A do tačke B. Nije sposoban da nosi preveliki tovar i ne služi ničemu drugom. Uglavnom je okačen na palubi tankera i koristi se kada tanker ne može bliže da priđe obali zbog dubokog gaza za prevoz posade do obale.

Šta dalje?

U ovom postu smo priču o problematici i značaju upravljanja elektronskim dokumentima nastavili detaljnijim ilustrovanjem prirode problema sa kojim se preduzeće susreće u radu sa elektronskim dokumentima.

U sledećem članku, priču nastavljam opisivanjem kako moj knjigovodstveni program Papiri konkretno rešava pitanje elektronske arhive na način koji je verujem optimalan po korisnike.

Do tad…