Arhivatorsko odeljenje

U poslednje vreme dosta mog rada i razmišljanja je usmereno na tematiku elektrosnkih dokumenata pa sam rešio da ih eto zapišem ovde na blogu i podelim sa svima Vama jer verujem da je jako bitna tema u kontekstu izrade “savršenog knjigovodstvenog programa” a i šire.

Ovaj post je posvećen iznošenju opšteg stava o suštimi problema i zašto ja mislim da je bitan i relevantan i u Srbiji 2014-e, dok će sledeći  biti više posvećeni mojim razmišljanjima na temu kako taj problem rešiti.

Juče

Knjigovostvenih agencija ima malih i velikih, modernih i tradicionalnih. Koje god da su veličine i kako god da su organizovane postoji jedna stvar koja je zajednička za sve njih: jedan ili više zidova agencije pokrivenih ormarima na čijim se policama nalaze bezbrojni registratori poređani po godinama i klijentima i koji u sebi sadrže knjigovodstvene isprave klijenata na osnovu kojih se knjižilo. Svaki iskusniji knjigovođa će Vam reći da je stepen uređenosti te arhive obrnuto srazmeran šansi da klijent bude kažnjen od strane nadzornih organa.

Taj zid prekriven registratorima je nešto što postoji dekadama (ako ne i vekovima) i nema nikakve misterije o tome kako ga treba organizovati i koristiti.

“Jedini problem sa tom arhivom je da će u naredne 2 godine
da nestane u obliku i važnosti koju ima danas.”

Koliko god ova tvrdnja zvučala utopijski i nerealno (posebno u kontekstu Srbije) većini ljudi, mislim da smo svi mi svedoci korenite evolucije celog našeg društva koje prolazi kroz pravu sociološku revoluciju i fundamentalno menja načine na koje komuniciramo i poslujemo. 

Pre 40 godina osnovno sredstvo komunikacija je bilo pismo. Pre 30 godina otkrili smo fax mašine. Pre 20 godina smo otkrili mobilne telefone. Pre 10 godina email-ove.

Danas

Danas nam “programer uđe preko interneta na kompjuter”, sada nam veće državne i privatne firme šalju račune za svoje usluge preko emaila u pdf formatu (sa i bez elektrosnkog potpisa), mi šaljemo “cenovnik” partnerima putem emaila a poneko šalje i fakturu preko emaila kupcu.

Veliki broj nas plaća račune elektronski putem e-bankinga, izvode banaka dobija takođe putem interneta.

Pojedinačnu poresku prijavu o plaćenim porezima i doprinosima (PPP PD) koja prati svaki obračun zarade, plaćeni zakup itd. danas možete predati SAMO elektronskim putem. PDV prijavu uskoro takođe SAMO isključivo će biti moguće predati elektronskim putem. Prijava radnika se radi elektronski već danas. Kursne liste skidamo sa NBS. Podatke preduzeća sa APR sajta.

Neki od nas ni nemaju više poslovne aplikacije na svom računaru već koriste web aplikacije. Neki od nas svoju robu reklamiraju i prodaju preko svojih web sajtova, fejsbuka, google reklama itd.

Arhiva današnjice u Srbiji je sastavljena od 80% papira i 20% digitalnih fajlova koji se ad hoc skladište i koriste.

Sutra

Jedan od zajedničkih atributa svih ovih stvari koje se dešavaju “danas kod nas” je digitalizacija komunikacije koja se odlikuje time da se različiti vidovi analogne komunikacije (govor, papirni dokumenti i sl.) zamenjuje odgovarajućim elektronskim ekvivalentima i samim tim količina papira se dramatično smanjuje svakim danom.

Arhiva sutrašnjice (koja će po meni doći za dve godine maksimalno) će se sastojati od 80% digitalnih i 20% analognih dokumenata i to nije ni toliko teško dokazati:

• Već se desilo pre 10 godina u IT razvijenim zemljama tako da se radi o potvrđenom trendu iz prakse koji će i kod nas doći kad tad.
• Računarski softver, knjigovodstveni programi i ostale poslovne aplikacije danas kod nas ne koriste uopšte potencijale interneta na način koji ima stvarnog smisla krajnjim korisnicima pa se to svodi na pomodarstvo. Svedoci smo da se u poslednje 2 godine stvari bitno menjaju na tom planu – imamo već i ozbiljne web aplikacije na našem tržištu sa respektabilnim brojem korisnika.
• Državna administracija na svom putu ka EU će morati sve više i više svojih servisa da digitalizuje i da nudi preko interneta. Sa sve većim brojem pruženih elektronskih servisa kao što su trenutno ePorezi, količina papirnih dokumenata će se smanjivati.
• Uštede i povećanje produktivnosti i efikasnosti su jednostavno toliko velike da niko neće moći da ih ignoriše – čak ni u Srbiji.

 

Da ne smaram dalje na temu relevatnosti koncepta digitalne arhive u Srbiji danas (a mogao bih Tihi Don da napišem o tome), mislim da je i ovih nekoliko razloga dovoljno da se postigne koncenzus o tome da je digitalizacija poslovnih procesa neminovnost skorašnje budućnosti.

Zar ne?